Нужны ли первичные документы, чтобы единоналожник подтвердил свой доход?

Основы учета. Вообще-то обязанность подтверждать учет доходов и расходов, в частности первичными, а также другими документами, связанными с исчислением и уплатой налогов, ведение которых предусмотрено законодательством, установлена в п. 44.1 НКУ, а срок их хранения — в п. 44.3 НКУ. Эти общие нормы касаются всех плательщиков.

Если же смотреть на единоналожников, то для них НКУ устанавливает свои специальные правила. Согласно п. 292.13 НКУ единоналожный доход определяется на основании данных учета, который ведется в соответствии со ст. 296 НКУ. А сам порядок ведения учета единоналожниками установлен в п. 296.1 НКУ, и для разных категорий ФЛП он несколько отличается.

Так, если говорить о ФЛП — плательщиках ЕН:

— группы 1 и 2, а также 3, которые не являются плательщиками НДС (то есть ФЛП, которые избрали ставку 5 %, а также плательщики спецЕН), то они учет ведут в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов;

— группы 3 со ставкой 3 % (плательщики НДС), то они учет ведут по типовой форме, которая утверждена приказом Минфина от 30.11.2022 № 405. Все записи в нее вносятся общей суммой по итогам рабочего дня, в течение которого получили доход. Детали ищите в «ФЛП-НДСники на ЕН! К ведению типовой формы учета доходов и расходов готовься!» // «Налоги & бухучет», 2022, № 99).

О первичных или любых других документах для всех видов ФЛП-упрощенцев ничего не сказано. То есть

законодательством предусмотрены только ведение произвольной или типовой формы учета и подача декларации

Кроме того, есть еще один аргумент. Один из абзацев п. 296.1 НКУ содержит нормы, которые отсылают к пп. 44.2, 44.3 НКУ, но касаются они исключительно юрлиц-единоналожников. Именно они используют данные упрощенного бухгалтерского учета в отношении доходов и расходов с учетом положений пп. 44.2, 44.3 НКУ. Если бы законодатель предусматривал обязанность иметь первичные документы и для ФЛП, он бы сделал аналогичную оговорку и для них. Или вообще не делал бы никаких отсылок, предусматривая, что подтверждение доходов первичкой работает для всех по умолчанию.

Более того, сам термин «первичный документ» — из сферы бухгалтерского учета (Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV, Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88), который, как известно, ФЛП не ведет.

Все эти аргументы дают основания считать, что ФЛП-единоналожникам достаточно просто заполнять свою произвольную или типовую форму для ведения учета без подтверждения записей первичными документами, и на ее основании декларацию (тем более, если речь идет о гр. 1 или 2, ведь в них сумма налога вообще не зависит от суммы дохода).

Потребность в первичке. Получается, ФЛП на едином налоге не стоит вообще морочиться с первичкой?

Но не тут-то было! Мнение налоговиков нетрудно предугадать. Они как раньше, так и сегодня (см. письма ГНСУ от 27.04.2023 № 1035/ІПК/99-00-24-03-03-06, от 28.03.2023 № 717/ІПК/99-00-24-03-03-06 и т. п.) утверждают: заполнять декларацию плательщика ЕН следует на основании первичных документов в соответствии с нормами п. 44.1 НКУ, которые имеют право изучать и проверять контролирующие органы во время проведения проверок согласно п.п. 20.1.6 НКУ.

Иногда налоговики ссылаются еще и на п. 8 ст. 19 ХКУ, в котором сказано, что все субъекты хозяйствования, в том числе и ФЛП, обязаны вести первичный (оперативный) учет результатов своей работы.

Следовательно, из этого делаем вывод:

НКУ позволяет ФЛП на ЕН, в том числе и тем, кто работает на спецЕН, не подтверждать данные учета первичкой. Налоговики считают иначе

Понять фискалов можно: голой цифрой в форме учета (произвольной или типовой) сложно подтвердить, что доход получен именно в этой сумме. Для гр. 1 и 2 могут быть вопросы с предельным размером дохода, а для гр. 3, в том числе и плательщикам спецЕН, еще и с самой суммой ЕН.

Более того, не понятно, за что получены средства, к какому виду деятельности они относятся и по какой ставке единого налога их облагать. Другими словами, как подтвердить, что доход получен именно от того вида деятельности, который ФЛП указал в единоналожном Реестре? А возможно, ФЛП вообще получил доход от запрещенного вида деятельность, указанного в п. 291.5 НКУ.

Бывали же случаи, когда даже при наличии первичных документов налоговики притягивали за уши получение дохода от запрещенного вида деятельности (постановление Шестого апелляционного административного суда от 06.10.2020 по делу № 826/4615/17). Чтобы отбиться от этих нападений, приходилось идти в суд. А что тогда уже говорить, если таких документов не будет. Не факт, что суд встанет на сторону предпринимателя.

А ответственность за осуществление деятельности, не указанной в единоналожном реестре, очень существенная: ФЛП на гр. 3 должен покинуть упрощенную систему, а на гр. 1 и 2 еще и заплатить с суммы дохода 15 % ЕН. Ну и поскольку фискалы распространяют на ФЛП п. 44.1 НКУ, то при отсутствии первички, скорее всего, будут применять штраф согласно п. 121.1 НКУ за необеспечение хранения первичных и других документов или непредоставление их или их копий при осуществлении налогового контроля (первый раз — 1020 грн, повторно в течение года — 2040 грн).

Поэтому

гораздо разумнее не нарываться на эти неприятности и все-таки документы хранить

Какие документы следует иметь? В зависимости от характера продаж и формы оплаты это могут быть:

— накладная или акт выполненных работ (предоставленных услуг);

— товарный чек;

— фискальный чек РРО (если вы его применяете);

— расчетная квитанция (если имеете право работать по Перечню отдельных форм и условий проведения деятельности.., утвержденному постановлением КМУ от 23.08.2000 № 1336).

Три последних документа также подтверждают получение наличной оплаты.

Если же оплата поступила по безналичному расчету, то ее будет подтверждать банковская выписка (налоговики давно согласились, что она относится к первичным документам, см. ОНК, утвержденную приказом ГНСУ от 05.07.2012 № 583, БЗ 104.05).

Что касается счета-фактуры (инвойс), то он приобретает статус первичного документа только в случае его оплаты (письмо Минфина от 24.03.2023 № 41010-06-5/7983, детали в «Оплаченный счет-фактура (инвойс) может заменить акт приемки-передачи» // «Налоги & бухучет», 2023, № 32). Вовсе не лишним будет и наличие договора. И не забывайте: первичные документы должны быть оформлены должным образом (обязательные реквизиты и правила оформления ищите в «Правила оформления первичных документов» // «Налоги & бухучет», 2023, № 55).

Выводы

• НКУ позволяет ФЛП на ЕН, в том числе и плательщикам спецЕН, не подтверждать данные учета первичкой. Налоговики считают иначе.
• Если вы предоставляете услуги и оплату получаете по безналу, то безопаснее иметь хотя бы банковскую выписку, и не лишним будет оплаченный счет-фактура (инвойс).
• Но если вы хотите иметь железобетонные доказательства своих сделок, то желательно иметь договор, акт предоставленных услуг и банковскую выписку.