Односторонняя подпись первичных документов: что изменится?
Кабмин предлагает разрешить одностороннюю подпись первичных документов. Акт выполненных работ без подписи заказчика станет упрощением для бизнеса.
Бухгалтеры часто сталкиваются с проблемой подписания актов предоставленных услуг, особенно при дистанционной работе с клиентами. Когда заказчик затягивает с подписью или вообще не подписывает документ, у поставщика возникают риски — акт не признается первичным документом, а значит, расходы и налоговый кредит оказываются под угрозой. Кабмин предлагает изменить подход и разрешить одностороннюю подпись первичных документов. Рассмотрим, что именно предусматривает законопроект, какие есть исключения и как к этому подготовиться бухгалтерам.
Что изменяется в подписании первичных документов
Законопроект вносит две ключевые новации:
- Четкое определение термина «поставка услуг»
- В законодательство добавляется ссылка на Налоговый кодекс (пп. 14.1.185 НКУ).
- Это исключает разночтения в бухгалтерском и налоговом учете.
- К «поставке услуг» относятся инжиниринг, техническое проектирование, консультации, авторский надзор и другие работы, связанные со строительством или внедрением технологий.
- Односторонняя подпись актов и первичных документов
- Документ будет действительным при наличии подписи только поставщика услуг.
- В документе обязательно указывается должность и фамилия ответственного лица поставщика.
- Исключения, где сохраняется двусторонняя подпись:
- договоры строительного подряда;
- договоры на проектные и поисковые работы;
- подряды, финансируемые за счет публичных средств;
- договоры аренды государственного и коммунального имущества (если иное не определено в договоре);
- если иное указано в самом договоре.
Закон вступит в силу на следующий день после официального опубликования. В течение трех месяцев министерства должны обновить свои подзаконные акты.
Почему возникла необходимость в изменениях
Сегодня абзац шестой ч. 2 ст. 9 Закона № 996-XIV требует подписей обеих сторон. Это приводит к проблемам:
- в дистанционных моделях бизнеса (онлайн-образование, e-commerce, логистика);
- при массовых услугах без физического контакта с клиентом;
- в случае использования электронных сервисов.
Фактически, акт без подписи заказчика не признается действительным для бухгалтерии и налоговой, что создает риски проверок и судебных споров.
📌 В международной практике (ЕС, США, Канада) достаточным доказательством является лог-запись в системе, подтверждение в кабинете клиента или трек-номер доставки.
Сравнение «Было» и «Будет»
| Критерий | Было (действующая норма) | Будет после изменений |
|---|---|---|
| Количество подписей | Обязательно 2 (поставщик и заказчик) | Достаточно 1 (поставщик) |
| Ответственное лицо | Обе стороны, не всегда четко | Должность и фамилия ответственного лица поставщика |
| Сфера применения | Все хозоперации | Только услуги (кроме исключений) |
| Признание документа | Без подписи заказчика – недействителен | Действителен сразу после подписи поставщика |
| Влияние на бизнес | Бюрократия, задержки, риски споров | Более быстрый документооборот, меньше затрат, цифровая адаптация |
Что это означает для бухгалтера
1. Обновление шаблонов документов
В формах актов и счетов нужно оставить только поле для должности и фамилии поставщика, а подпись заказчика — сделать необязательной (кроме исключительных случаев).
2. Проверка договоров с клиентами
Некоторые контракты могут содержать обязательное условие о двусторонней подписи. Такое условие следует либо оставить (если контрагент настаивает), либо изменить через дополнительное соглашение.
3. Учет исключений
В строительстве, проектных работах, публичных закупках и аренде госимущества остаются правила двустороннего подписания.
4. Формирование доказательной базы
Даже при односторонней подписи стоит сохранять:
- электронные письма;
- скриншоты логов в CRM;
- подтверждение доставки или получения;
- фото/видео-доказательства.
Это уменьшит риски в случае спора или проверки ГНС.
Выводы
- В 2025 году первичные документы на поставку услуг могут признаваться действительными по подписи только одной стороны – поставщика.
- Исключения остаются для строительства, проектных и поисковых работ, договоров с публичным финансированием и аренды госимущества.
- Это решение упрощает документооборот, ускоряет расчеты и соответствует международным стандартам.
- Бухгалтерам следует заранее подготовить шаблоны документов, проверить договоры, настроить электронный документооборот и проинструктировать сотрудников.
