Оплачиваемые отпуска в Объединенном отчете

Отображение оплачиваемых отпусков в приложениях Налогового расчета. Поговорим об отпусках ежегодных, на детей, учебных: как их показать в приложениях Д1, Д5 и 4ДФ?

Варианты начисления отпускных

На практике обычные предприятия применяют два варианта начисления отпускных. 

Отпускные начисляют:

вариант 1 — в том месяце, в котором их выплачивают;

вариант 2 — в том месяце, на который приходятся календарные дни отпуска.

Выбранный работодателем вариант начисления отпускных будет влиять на порядок их отображения в Д1 и 4ДФ Налогового расчета.

Что касается трудового приложения Д5, то начало и окончание оплачиваемых отпусков, которые мы рассматриваем, в нем не отображаются.

Рассмотрим, как отпускные, начисленные по каждому из вариантов, отобразить в Д1 и 4ДФ Налогового расчета.

Д1 к Налоговому расчету

В Д1 не отображается количество дней отпуска или его период, однако указывается сумма оплаты за период отпуска. Отпускные вносим в приложение, сформированное за тот месяц, в котором они были фактически начислены в бухучете. 

Начнем с первого варианта начисления отпускных.

Вариант 1️⃣ — отпускные начисляют в месяце выплаты.

Если отпускные следующего месяца (например, марта) выплачивают и начисляют в текущем месяце (феврале), то их отображаем в Д1 за месяц начисления (февраль). Но при этом в графе 10 указываем месяц, за который они начислены (март).

Переходим ко второму варианту. 

Вариант 2️⃣ — отпускные начислены месяц в месяц.

Если отпускные следующего месяца (например, марта) выплачивают авансом в текущем месяце (феврале), а начисляют в следующем месяце (марте), то в Д1 за февраль их суммы попадать не должны. Такие отпускные следует отобразить в Д1 за март.

При этом независимо от выбранного предприятием варианта начисления в Д1 суммы отпускных указываем в отдельных строках, проставляя в графе 09 код типа начислений «10».

Отметим, что с кодом типа начислений «10» в графе 09 отображаем любые отпускные, начисленные работнику. То есть не только оплату за период ежегодного отпуска, но и отпускные, начисленные за период других оплачиваемых отпусков, таких как отпуска на детей, боевые отпуска, учебные отпуска и т.д.

В графе:

• 08 проставляем тот же код категории застрахованного лица, с которым отображаем зарплату, начисленную такому лицу (в общем случае за обычными работниками — «1», за лицами с инвалидностью, которые работают у обычных юрлиц и ФЛП, — «2»);
• 10 — месяц и год, за которые начислены отпускные.

Переходим к 4ДФ. 

4ДФ к Налоговому расчету

В 4ДФ отпускные отображаем в составе зарплаты с признаком дохода «101». Отдельно их выделять не нужно. 

Вариант 1️⃣ — отпускные начисляют в месяце выплаты.

Если отпускные начисляем в том месяце, в котором их выплачиваем, то всю сумму начисленных и выплаченных отпускных и удержанные/перечисленные НДФЛ и ВС отображаем в 4ДФ за такой месяц, даже если отпускные начислены за дни следующего месяца.

Вариант 2️⃣ — отпускные начислены месяц в месяц.

В случае применения этого варианта, на наш взгляд, более безопасным является подход, когда выплаченные в текущем месяце, но еще не начисленные отпускные отображают в графе 3 раздела I 4ДФ за тот месяц, в котором такая выплата фактически осуществлена. В свою очередь, в графе 3а отпускные показывают в периодах их начисления в бухучете. То есть показатели граф 3а и 3 (4а и 4, 5а и 5) раздела I 4ДФ будут отличаться.

✍️ А теперь рассмотрим все на примере.

Пример 1. Остапенко Игорю Петровичу (основное место работы, полная занятость, без инвалидности) в феврале 2025 года предоставлен ежегодный отпуск с 05.02.2025 по 28.02.2025 и социальный дополнительный отпуск как отцу двух детей в возрасте до 15 лет с 01.03.2025 по 10.03.2025. 

Сумма зарплаты за фактически отработанные дни февраля — 3000 грн. 

Общая сумма отпускных — 24219,22 грн, в том числе:

• за 24 календарных дня ежегодного отпуска, которые пришлись на февраль 2025 года, — 17095,92 грн;
• за 10 календарных дней отпуска на детей, которые пришлись на март, — 7103,30 грн.

Сумма зарплаты за фактически отработанные дни марта — 16000 грн.

Рассмотрим, как будут заполнены Д1 и 4ДФ за февраль и март 2025 года в зависимости от выбранного варианта начисления отпускных.

Вариант 1️⃣. Всю сумму отпускных за февраль и март предприятие начисляет в феврале.

Сумма отпускных, начисленная в феврале за дни:

• февраля — 17095,92 грн;
• марта — 7103,30  грн.

Фрагмент Д1 за февраль и март 2025 года. Отпускные начислены в месяце выплаты

В Д1 за февраль отпускные будут отображены в отдельных строках в привязке к месяцу, за дни которого они начислены. В графе 09 по строкам с отпускными указываем код типа начислений «10». Сумма отпускных, начисленных за дни февраля, — 17095,92 грн, за дни марта — 7103,30 грн. В графе 10 указываем соответственно месяц и год, за дни отпуска которых начислены отпускные.

В Д1 за март указываем только зарплату за фактически отработанные дни марта.

Начислено и выплачено в феврале 27199,22 грн (3000 грн зарплата + 24199,22 грн отпускные). 

Начислено и выплачено в марте 16000 грн.

Фрагмент 4ДФ за февраль и март 2025 года. Отпускные начислены в месяце выплаты

В 4ДФ за февраль отпускные будут отображены в общей сумме зарплаты (в графах 3а и 3 общая сумма дохода за февраль с признаком «101» — 27199,22 грн. (зарплата за февраль (3000 грн) + общая сумма отпускных (24199,22 грн)).

В 4ДФ за март только зарплата за март.

Вариант 2️⃣ Предприятие начисляет отпускные в том месяце, на который приходятся календарные дни отпуска, то есть месяц в месяц.

Сумма отпускных начислена месяц в месяц:

• в феврале за дни отпуска февраля — 17095,92 грн;
• в марте за дни отпуска марта — 7103,30 грн

Фрагмент Д1 за февраль и март 2025 года. Отпускные начислены месяц в месяц

В Д1 за февраль попадут отпускные за дни ежегодного отпуска в феврале — 17095,92 грн.

А вот отпускные за март (7103,30 грн) будут начислены в марте и отображены в Д1 за март 2025 года.

В феврале начислено 20095,92 грн (3000 грн зарплата + 17095,92 грн отпускные).

За февраль  выплачено 27199,22 грн (3000 грн зарплата + 17095,92 грн отпускные за февраль + 7103,30 грн отпускные за март)

В марте начислено 23103,30 грн (16000,00 грн зарплата + 7103,30 грн отпускные за март).

За март выплачено 16000 грн зарплаты.

Фрагмент 4ДФ за февраль и март 2025 года. Отпускные начислены месяц в месяц

Графы 4ДФ за февраль и март заполнены по факту начисления и выплаты. В 4ДФ за февраль в графе 3а указана общей суммой начисленная в этом месяце зарплата  и отпускные за февраль. В 4ДФ за март в графе 3а — общая сумма зарплаты за март и отпускных марта. В графах 3 указываем фактически выплаченные суммы в соответствующем месяце.

С отображением отпускных разобрались. Предлагаем вам рассмотреть еще одну очень интересную ситуацию: работник «перегулял» отпуск и увольняется.

Вычет отпускных при увольнении

Работник увольняется. При проведении окончательного расчета выявлено, что работник «перегулял» отпуск. 

Рассмотрим, как отобразить в Д1 сумму вычетов при увольнении работника за дни отпуска, которые были предоставлены в счет неотработанной им части рабочего года. 

Д1 к Налоговому расчету

Формируем отдельную строку для сторнирования отпускных. В ней проставляем:

• в графе 09 — код типа начислений «10»;
• в графе 10 — месяц и год, за которые ранее были начислены «перегулянные» отпускные;
• в графах 16 и 17 — сумму сторнированных отпускных со знаком «минус»;
• в графе 20 — также со знаком «минус» сумму ЕСВ, который был начислен на сумму сторнированных отпускных.
• Графы 21 — 24 заполняем в общем порядке.

Приложение 4ДФ

Что касается 4ДФ, то сторнированная сумма отпускных уменьшит сумму заработной платы текущего месяца, в котором такое сторнирование проведено.

✍️ Приведем пример.

Пример 2. Котенко Игоря Ивановича (основное место работы, полная занятость, без инвалидности) уволен 26.03.2025. Зарплата за фактически отработанное время до увольнения — 15300 грн. 

При проведении окончательного расчета было выявлено, что работник сверх меры использовал 2 календарных дня ежегодного основного отпуска. В этом отпуске он находился с 1 по 24 ноября 2024 года. Сумма сверх меры начисленных отпускных составляет 1006,02 грн. 

Фрагмент Д1 за март 2025 года. Перегулянные отпускные 

Сторнированные отпускные указаны в отдельной от зарплаты за март строке. В графе 09 которой указан код «10». В графе 10 – месяц за который такие отпускные сторнированы. В приведенном случае это ноябрь 2024 года.

‼️ Внимание! Поскольку «перегулянные» отпускные привязаны к месяцу, за который они были начислены, то их сумма уменьшит базу начисления ЕСВ такого месяца. Если после этого сумма дохода окажется меньше минимальной заработной платы, может возникнуть необходимость доплатить ЕСВ до минимального страхового взноса. 

Теперь 4ДФ.

Зарплата за март составляет 14293,98 грн (15300 грн зарплата – 1006,02 сверх меры сумма отпускных) 

Фрагмент 4ДФ за март 2025 года. Перегулянные отпускные

В 4ДФ отображаем сумму зарплаты за март с учетом сторнированных отпускных.