Оплата за проживание в двухместном номере в командировке: возмещение и налоги

Можно ли возместить сотруднику в командировке стоимость проживания в двухместном номере во время командировки и облагается ли это НДФЛ?

Возмещение

Согласно п. 5 разд. II Инструкции № 59 расходы на проживание компенсируются в размере расходов на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мotelе). Однако эта Инструкция обязательна только для бюджетных работодателей. Для хозрасчетных предприятий она не обязательна к выполнению. Таким образом, по решению работодателя сотруднику могут компенсировать расходы на наем не только одноместного, но и двухместного или даже трехместного номера.

Но суть в налоговых рисках.

Налогообложение

Согласно п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 НКУ, в налогооблагаемый доход сотрудника не включаются подтвержденные документами расходы на командировку, в частности расходы на:

• проезд;
• проживание в гостинице;
• питание, если оно включено в счет гостиницы;
• другие документально подтвержденные расходы, связанные с командировкой.

Но есть важное уточнение: возмещаются только фактические расходы сотрудника на проживание одного человека.

Такого мнения придерживаются налоговики в консультации из категории 103.07 ЗІР ГНС.

Они также ссылаются на п. 5 разд. II Инструкции № 59 

👉 Если сотрудник во время командировки остановился в двухместном номере и оплатил его полностью:

• предприятие может отнести к своим расходам только сумму, соответствующую стоимости одного места;
• сумма, соответствующая второму месту, рассматривается как дополнительное благо сотрудника.

Налогообложение дополнительного блага

Согласно п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 НКУ, доход в виде дополнительного блага подлежит налогообложению.

• Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — 18% (п. 167.1 НКУ). При этом учитывается еще натуральный коэффициент.
• Военный сбор — 5%.

Таким образом, если предприятие компенсирует сотруднику полную стоимость двухместного номера, бухгалтер должен:

1. Признать стоимость второго места доходом сотрудника.
2. Начислить и удержать НДФЛ и военный сбор.