Налогообложение зарплаты украинцев-нерезидентов

Сотрудник уехал, живет за границей, стал налоговым резидентом другого государства. Но дистанционно работает на украинскую компанию. Что делать работодателю? Как платить налоги и зарплаты?

Сейчас практика такова, что большинство компаний в этом вопросе работает, как и раньше. То есть начисляет и удерживает все, как с обычными сотрудниками, включая удержание НДФЛ. Но некоторые все же задумываются, а как же все должно происходить в новой реальности для сотрудника. Особенно учитывая, что за границей эту зарплату сотрудник должен декларировать и платить с нее налоги по законодательству страны пребывания.

То есть, если делаем все, как и раньше, то на самом деле никаких сложностей не возникает. Конечно, можно продолжать так и делать. Для работодателей никаких налоговых рисков и никаких налоговых нарушений не видим. Но для тех, у кого такой вопрос возникает, все же далее несколько слов о том, как оно должно быть.

Резидентство

Начинаем с резидентства. Это главный вопрос, от которого зависит все остальное. Не буду утомлять очередным пересказом всех деталей определения резидентства.

Это точно не тема сегодняшнего доклада. И вы, наверное, уже много слышали на эту тему. Обозначу лишь общую логику.

Наш ориентир – многоступенчатый тест из Налогового кодекса. Сначала определяем место проживания, далее постоянное место проживания, потом центр жизненных интересов. Если и это не сработало, считаем 183 дня в Украине за календарный год. Есть, отдельно, признак резидентства, статус ФЛП в Украине.

Звучит на бумаге более-менее просто, но на практике каждый случай имеет свои особенности. И главная проблема в том, что не существует официальной справки, в которой было бы написано «Предъявитель этого документа – не резидент Украины».

Можно ли получить индивидуальную налоговую консультацию, где напишут, что конкретное лицо – не резидент? Практически нет. Максимум получаете общие критерии, переписанные из НКУ и вывод, что если лицо не соответствует этим критериям, то не может считаться резидентом Украины.

Конечно, если полученная ИНК нам не понравилась, то можно пойти путем ее судебного обжалования. Но остается вопрос – даже при наличии решения суда, которое нас полностью устраивает, предоставит ли налоговая нужную консультацию как документ, который фиксировал бы нерезидентский статус соответствующего лица? Скорее всего — нет. Что же реально может сработать? Достаточно ли справки о резидентстве, которую сотрудник предоставит из страны проживания?

Конечно, это абсолютно необходимый документ для использования конвенции об избежании двойного налогообложения. Она подтверждает, что человек – резидент другой страны. Но фишка в том, что она не доказывает, что человек автоматически перестал быть резидентом Украины. Налоговики не спорят с тем, что сотрудник является резидентом, например, Польши.

Для них важно еще другое. А не является ли этот человек еще и резидентом Украины? Ведь одно другому не мешает. Теоретически у человека может быть коллекция справок о налоговом резидентстве из разных стран. Поэтому решение, считать ли сотрудника нерезидентом для целей украинского учета – это ответственность компании.

Да, бухгалтерия и менеджмент принимают это решение на собственный риск. Чтобы этот риск был разумным, собирайте доказательную базу. Пусть сотрудник предоставит копию договора аренды жилья за границей, подтверждение проживания вместе с семьей, конечно, справку о резидентстве, проверяет отсутствие зарегистрированного в Украине ФЛП.

На случай споров сотрудник может заказать справку о пересечении государственной границы и предоставить работодателю. Так можно будет увидеть, что на самом деле сотрудник уже давно не проживает на территории Украины.

Далее исходим из того, что речь идет о сотруднике, который уже долгое время находится за границей. Там имеет арендованное жилье, не зарегистрирован как ФЛП в Украине, проживает за границей вместе с детьми и предоставил справку из страны пребывания. На основании этих данных работодатель принял решение. «Хорошо, будем считать тебя нерезидентом.» Что дальше?

НДФЛ

По умолчанию украинские доходы нерезидентов, а в этом случае заработная плата подпадает под определение облагаемого в Украине. Но мы имеем право обратиться к соответствующим конвенциям об избежании двойного налогообложения.

Базовая логика большинства конвенций такова – облагать зарплату там, где человек физически работает. Не там, где расположена компания, а там, где стоит ноутбук сотрудника или его диван. Например, если сотрудник-резидент Польши работает из Польши, по конвенции НДФЛ должен уплачиваться именно в Польше. Соответственно, в Украине мы имеем право применять освобождение по конвенции.

Но освобождение не включается силой мысли. Нужен документ о резидентстве другого государства, поданный налоговому агенту до выплаты дохода. Плюс формальности – перевод, апостиль, если нужно. Формальности здесь очень важны. Есть межгосударственные договоры, например, о правовой помощи, которые упрощают заверение и даже освобождают не только от консульской легализации справки, но и от апостилирования.

Но, учитывая практику, даже в таких случаях, в частности, если говорить о Польше, мы рекомендуем получать все же апостилированную справку с нотариальным переводом. Получать до применения освобождения. То есть справка должна быть до выплаты зарплаты без НДФЛ.

И помним о 4ДФ. Освобождение от НДФЛ по конвенции не освобождает нас от раскрытия зарплаты в 4ДФ. Другое дело, что графы с НДФЛ остаются пустыми.

Формально это нормально, но нужно быть готовыми к тому, что налоговики поинтересуются – а почему у вас зарплаты нет НДФЛ?

Военный сбор

Налоговики обычно говорят, конвенции об избежании двойного налогообложения касаются только НДФЛ с физических лиц. Следовательно, не освобождают от военного сбора. Поэтому даже если нет НДФЛ, нужно уплачивать военный сбор.

Логика бизнеса может быть другой. Конвенции распространяются не только на налог с доходов, но и на аналогичные по содержанию налоги. В частности на налоги на заработную плату.

Если посмотреть на военный сбор, то он по сути близнец НДФЛ. Плательщик тот же, база такая же, процедура уплаты тоже аналогична.

То есть военный сбор должен покрываться конвенциями. Поэтому на бумаге есть аргументы за освобождение от военного сбора. На практике стабильная позиция ГНС против освобождения означает высокий риск доначисления. По крайней мере, пока налоговая не изменит свою позицию по этому поводу.

Поэтому каждая компания выбирает собственную стратегию. Консервативно уплачивать военный сбор, спать спокойно. Агрессивнее – не уплачивать и быть готовыми спорить.

ЕСВ

Здесь резидентство роли, к сожалению, не играет, и налоговые конвенции не помогут.

Поскольку ЕСВ даже не часть налоговой системы. Как это ни странно?

Логика налогов проста. Есть гражданин Украины, лицо застрахованное в системе страхования. Есть украинский работодатель, имеются трудовые отношения с украинским работодателем, есть базовое налогообложение, та же зарплата. Поэтому на зарплату начисляем ЕСВ на общих основаниях. ЕСВ с точки зрения налогов не мигрирует за сотрудником в страну проживания.

Хорошая новость здесь разве что с точки зрения взаимодействия с банком. Когда ЕСВ уплачено, вопросов у банка относительно полноты перечисления ЕСВ точно не возникнет.

Что имеем в остатке? Вопрос резидентства – основной. Если компания готова признать сотрудника нерезидентом, то НДФЛ не удерживается. Конечно, при наличии заверенной и переведенной справки. Налог уплачивается сотрудником там, где человек физически работает. Военный сбор – предмет выбора стратегии. В базовом сценарии, по имеющимся разъяснениям, военный сбор нужно уплачивать. ЕСВ также уплачиваем.