Основные правила регистрации документов
Служебный документ, полученный или созданный предприятием (включая документы для внутреннего использования), считается зарегистрированным с момента его внесения в документационный фонд.
Регистрация документа — это фиксация факта создания, отправления или получения документа, осуществляемая путем проставления регистрационного индекса и внесения в учетные формы кратких сведений о документе.
Процесс регистрации документов направлен на обеспечение их учета, контроля исполнения и оперативного использования информации, содержащейся в документах.
При регистрации документов в учреждении необходимо соблюдать следующие требования:
- Регистрация документов осуществляется независимо от способа их доставки, передачи или создания.
- Документы регистрируются по категориям: входящие, исходящие, внутренние.
- Каждый документ регистрируется только один раз (входящие — в день поступления или не позднее следующего рабочего дня; создаваемые — в день подписания или утверждения).
- При передаче зарегистрированного документа между структурными подразделениями новый регистрационный индекс не проставляется.
- Документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания.
- Отдельно регистрируются:
- Акты органов государственной власти и поручения высших должностных лиц.
- Распорядительные документы по основным вопросам деятельности.
- Распорядительные документы по административно-хозяйственным вопросам.
- Распорядительные документы по кадровым вопросам.
- Решения коллегиальных органов.
- Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности.
- Бухгалтерские документы.
- Заявки на материально-техническое снабжение.
- Служебные письма.
- Обращения граждан.
- Запросы на информацию.
- Факсограммы и документы, переданные по электронной почте в сканированном виде.
Регистрацию документов проводит централизованно служба делопроизводства, в то время как структурные подразделения могут регистрировать созданные ими доклады и служебные записки.
Документы, не подлежащие регистрации службой делопроизводства:
- Графики, наряды, заявки, распределения.
- Сводки и информация, отправленные для сведения.
- Учебные планы, программы (копии).
- Рекламные сообщения, плакаты, программы собраний и конференций.
- Прайс-листы (копии).
- Нормы расхода материалов.
- Письма с поздравлениями и приглашениями.
- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
- Научные отчеты.
- Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
- Формы статистической отчетности.
- Договоры.
Внутренние распорядительные документы регистрируются в соответствии с их видами и сроками хранения.
Дополнительная информация
Сроки хранения приказов по кадровым вопросам (личного состава).
При регистрации документа присваивается условное цифровое (литерно-цифровое) обозначение — регистрационный индекс. Этот индекс состоит из порядкового номера документа в пределах группы, дополненного индексами, применяемыми в учреждении, такими как индексы по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, исполнителей и т. д.
Для входящих документов регистрационный индекс формируется из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел, например: 123/01-12 (где 123 — порядковый номер, 01-12 — индекс дела).
В исходящих документах регистрационный индекс может быть в обратном порядке, например: 02-10/457 (где 02-10 — индекс дела, 457 — порядковый номер).
Для различения групп документов в регистрационный индекс добавляется соответствующая отметка.
Если документ подготовлен несколькими учреждениями, регистрационный индекс включает индексы каждого из них, расположенные через правую наклонную черту в порядке подписания документа его авторами, например: 51/82 для совместных документов.
Регистрационный индекс для распорядительных документов состоит из порядкового номера в пределах года. Для различения групп приказов по кадровым вопросам к порядковому номеру может добавляться литерный индекс, который разрабатывается учреждением.
Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка и типа документа.