Личная карточка работника П-2: правила 2025

На кого и как заполнять личную карточку в 2025 году? Есть инструкция и образец заполнения. А также можно скачать бланк.

Личная карточка работника является ключевым кадровым документом, который отражает основные сведения о лице, с которым заключен трудовой договор. Ее ведение является обязательным для всех работодателей, независимо от формы собственности или организационно-правового статуса, включая даже физических лиц-предпринимателей, использующих наемный труд. Такая обязанность закреплена, в частности, в Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 28.09.2005 № 286.

Хотя у специалистов Минэкономики считают, что работодатели могут сами определить, нужно ли вести кадровый учет с использованием личной карточки работника по форме № П-2, или нет.

📖 Личная карточка работника не обязательна: мнение Минэкономики

Кто должен заполнять личную карточку

Заполнением личной карточки занимается ответственный работник кадровой службы предприятия — обычно это инспектор по кадрам или другой работник, уполномоченный вести кадровую документацию. В случае, если кадровая служба в организации отсутствует, ведение личных карточек возлагается на должностное лицо, выполняющее административно-управленческие функции, например, директора или бухгалтера.

Если же речь идет о физическом лице-предпринимателе, то личную карточку может заполнять либо сам предприниматель, либо уполномоченное им лицо.

На кого оформляется личная карточка

Личная карточка оформляется на каждого работника, с которым заключен трудовой договор, независимо от:

• формы трудоустройства (основное место работы или совместительство);
• продолжительности трудовых отношений (постоянная, временная, сезонная работа);
• возраста, пола, образования и т.д.

Таким образом, личная карточка должна быть заведена как на основных работников, так и на внутренних и внешних совместителей, а также на тех, кто принят по срочным трудовым договорам, например, для замещения временно отсутствующего работника.

Какую форму личной карточки используют

Традиционно работодатели пользуются формой П-2, утвержденной приказом Госкомстата Украины и Минобороны Украины от 25.12.2009 № 495/656.

📢 Однако, как указано в письме Минэкономики Украины от 25.09.2024 № 4701-05/70518-09, применение именно этой формы не является обязательным. Работодатель может использовать другую форму, если в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные для учета персонала.

Несмотря на это, форма П-2 остается самой распространенной из-за удобства структуры и соответствия типовым требованиям кадрового учета.

Скачать бланк личной карточки П-2 можно здесь 👇

Личная карточкаП-2Загрузить

Особое внимание — трудовая книжка

Заполнение личной карточки также тесно связано с ведением трудовой книжки. В соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58, работник обязан подписью в личной карточке засвидетельствовать ознакомление с каждой записью, которая вносится в его трудовую книжку. Это является одной из главных причин, почему личная карточка считается неотъемлемой частью личного дела работника.

Формы личных карточек в зависимости от статуса работника

Обычные работники (не госслужащие)

Для подавляющего большинства работников, которые не являются государственными служащими или должностными лицами местного самоуправления, используется типовая форма П-2.

📄 Форма П-2 была утверждена совместным приказом Госкомстата Украины и Министерства обороны Украины от 25.12.2009 № 495/656.
Это самая распространенная форма, которая охватывает все необходимые разделы для сбора данных о работнике: паспортные данные, образование, опыт работы, квалификация, воинский учет и т.д.

Государственные служащие

Для лиц, занимающих должности государственной службы, предусмотрена другая форма — Личная карточка государственного служащего.

📄 Эта форма утверждена приказом Национального агентства по вопросам государственной службы (НАГС) от 19.05.2020 № 77-20.
Она учитывает специфику работы госслужащих и требования к кадровому учету, в частности структурирована в соответствии с классификацией должностей, ранга, условий прохождения государственной службы.

Должностные лица органов местного самоуправления (ОМС)

Для должностных лиц, работающих в органах местного самоуправления, используется личная карточка по форме П-2ДС.

📝 Эта форма не была отменена, хотя приказ Министерства статистики Украины от 26.12.1995 № 343, которым она была утверждена, утратил силу.
Однако новая форма личной карточки для госслужащих, утвержденная НАГС, не распространяется на должностных лиц ОМС. В связи с этим НАГС в письме от 09.06.2017 № 5263/13-17 рекомендовало и в дальнейшем использовать форму П-2ДС, как действующую и актуальную для учета таких работников.

Когда НЕ нужно оформлять личную карточку П-2

🔹 Во время прохождения производственной или учебной практики

Если на предприятии или в учреждении временно находятся учащиеся профессионально-технических заведений или студенты высших учебных заведений, которые проходят практику, личная карточка П-2 не ведется. Практиканты не являются работниками, а потому не заключают трудовой договор, что и исключает необходимость оформления карточки.

🔹 При выполнении работ по гражданско-правовым договорам

В случае, когда физическое лицо выполняет работы или предоставляет услуги на основании гражданско-правового договора (ГПД) (например, договора подряда), личную карточку также не заводят.

⚠️ Внимание! Если на такого исполнителя вы заведете П-2, это может восприниматься как подмена трудовых отношений гражданско-правовыми, а значит — потенциальное нарушение трудового законодательства. Такие ситуации могут стать основанием для штрафа по ст. 265 КЗоТ, который налагается за использование труда без надлежащего оформления трудовых отношений.

Где взять бланк личной карточки П-2?

Хотя типовая форма карточки утверждена, готовый бланк можно найти не только в формате Word или Excel, но и в виде напечатанной формы:

• 📌 В магазинах канцтоваров или через интернет;
• 🖨 В типографиях и полиграфических компаниях, которые предоставляют услуги печати официальных форм.

Можно ли распечатать личную карточку самостоятельно?

Да, можно, но стоит придерживаться определенных условий:

• Принтер должен поддерживать печать на плотной бумаге.
• Рекомендуемая плотность бумаги — от 160 до 225 г/м².
• ❌ Стандартная офисная бумага на 80 г/м² (так называемая «восьмидесятка») не подходит, поскольку карточка должна быть износостойкой, ведь хранится в личном деле в течение многих лет.

Документы, на основании которых заполняется карточка

• паспорт гражданина Украины;
• идентификационный номер (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика);
• военно-учетный документ (военный билет или приписное удостоверение);
• диплом или другой документ об образовании;
• трудовая книжка (если ведется в бумажной форме);
• документы о повышении квалификации (при наличии).

Структура личной карточки П-2

Личная карточка состоит из пяти основных разделов, которые должны быть заполнены по мере возникновения соответствующей информации:

1. Общие сведения
   Здесь указывают личные данные работника — фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения, гражданство, паспортные и контактные данные, сведения о семейном положении, наличии детей и т. п. Также в этом разделе фиксируется налоговый номер, пол, образование, специальность, год окончания учебного заведения.
2. Сведения о воинском учете
   Содержит информацию об отношении работника к военной службе — статус (призывник, военнообязанный, резервист), название военкомата, группа учета, состав, категория учета, военная специальность, дата постановки на учет и т.д.
3. Профессиональное образование на производстве
   Заполняется в случае, если работник проходил обучение, переподготовку или повышение квалификации за счет работодателя.
4. Назначение и перевод
   Фиксируются все кадровые изменения в течение пребывания работника на предприятии: назначение, перевод, смена должности или структурного подразделения.
5. Отпуска
   Отражаются ежегодные, дополнительные, социальные, учебные, без сохранения заработной платы и другие отпуска, предоставленные работнику с соответствующими реквизитами: основание, номер и дата приказа, период отпуска.

Порядок заполнения при приеме на работу

Пример заполнения личной карточки П-2 можно найти здесь 👇

Личная карточка П-2 примерзаполненияЗагрузить

При первичном оформлении личной карточки:

• указывается название учреждения или предприятия, код ЕГРПОУ;
• дата заполнения — день приема на работу;
• присваивается табельный номер работника;
• указывается вид работы (основная или по совместительству);
• заполняются разделы 1 и 4, а также справочные сведения, если такая информация уже имеется.

📎 Если в течение трудовой деятельности меняются анкетные данные работника, например — фамилия или паспортные данные, — в личной карточке вносятся соответствующие изменения, с указанием даты и основания (приказ, копия документа).

Размещение фотографии

В верхней части личной карточки предусмотрено специальное место для размещения фотографии работника. Обычно это цветное фото стандартного размера — 3 × 4 см, которое вклеивается после приема работника на работу. Фотокарточка не является обязательным требованием, однако ее наличие способствует точной идентификации лица в кадровой документации.

Раздел I «Общие сведения»

Этот раздел содержит всю базовую информацию о работнике, которая вносится на основании оригиналов документов, предоставленных при приеме на работу. В частности, это паспорт, идентификационный номер, диплом, трудовая книжка, военный билет и т. п.

В таблице ниже представлен примерный перечень вносимых данных и соответствующие документы:

Информация	Документ-источник
Фамилия, имя, отчество	Паспорт или ID-карта
Дата и место рождения	Паспорт
Гражданство	Паспорт или ID-карта
ИНН	Карточка налогоплательщика
Образование	Диплом, сертификаты
Семейное положение, дети	Заявление работника, свидетельства
Адрес проживания	Паспорт или документ с адресом
Телефон, электронная почта	Заявление или анкета работника

Важно! Данные должны быть достоверными, исправления не допускаются, все записи осуществляются разборчиво, с учетом требований деловой речи.

Раздел ІІ: Сведения о воинском учете

Этот раздел предназначен для внесения информации, касающейся воинского учета работника. Согласно ранее действовавшим требованиям, именно здесь вносились данные из военного билета или приписного свидетельства.

Однако ситуация изменилась: с 5 января 2023 года действует Порядок № 1487, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487, который не содержит требования ведения воинского учета через личную карточку П-2.

Что это означает на практике?

Заполнение второго раздела не является обязательным. Вместо него на предприятии ведется персональный воинский учет в виде отдельных списков по утвержденной форме (приложение 5 к Порядку № 1487).

🟡 Если все же вносите сведения в этот раздел, помните:
Это носит сугубо информационный характер (например, можно указать категорию учета, воинское звание, состав, годность и т. п.).

Раздел ІІІ: Профессиональное образование на производстве (за счет работодателя)

В этом разделе фиксируется информация о профессиональном обучении работника, которое проводилось за средства работодателя. Речь идет как о внутренних тренингах или инструктажах на предприятии, так и об обучении во внешних организациях (например, в учебных центрах или заведениях профессионального образования).

📄 Какие данные вносятся:

• наименование структурного подразделения (если обучение проводилось в пределах предприятия);
• период обучения (даты начала и завершения);
• вид обучения (напр., инструктаж, повышение квалификации, переобучение);
• форма обучения (дневная, вечерняя, дистанционная и т. п.);
• реквизиты документа, подтверждающего прохождение обучения: название, серия, номер, дата выдачи, кем выдано.

Этот раздел не является обязательным для каждого работника — он заполняется только при наличии соответствующей информации.

Раздел IV: Назначение и перевод

Этот раздел документирует все ключевые кадровые решения, связанные с движением работника в пределах предприятия: от приема на работу до перевода на другие должности или в структурные подразделения.

Первая запись в разделе — это прием на работу.

🖊️Что указывается:

• Дата (прием/перевод);
• Структурное подразделение;
• Название должности и код профессии согласно Классификатору профессий ДК 003:2010;
• Размер должностного оклада (без надбавок);
• Номер и дата приказа, на основании которого работник принят или переведен.

Важно! Работник должен ознакомиться с каждой записью в этом разделе под подпись. Это подтверждение того, что он уведомлен о кадровых решениях, которые его касаются.

Раздел V «Отпуска»

Учет отпусков является обязанностью работодателя в соответствии со статьей 10 Закона Украины «Об отпусках», поэтому в пятом разделе личной карточки фиксируются все виды отпусков, которые были предоставлены работнику в течение всего времени его работы на предприятии. Это не только ежегодные основные, но и дополнительные, социальные, учебные, отпуска без сохранения зарплаты, отпуска по «чернобыльскому» статусу и т.п.

В этом разделе указывают:

• вид отпуска (например, ежегодный основной);
• количество дней предоставленного отпуска;
• период, за который он предоставлен (для ежегодных — это рабочий год от даты приема на работу, для социальных — календарный год);
• даты начала и окончания отпуска;
• реквизиты приказа, на основании которого отпуск был оформлен.

Дополнительные сведения

В этом поле кадровый работник вносит информацию, которая может повлиять на права работника или предусматривает предоставление льгот. Например, если лицо имеет инвалидность, является участником боевых действий, одинокой матерью, чернобыльцем или имеет другие подтвержденные статусы — это обязательно указывается со ссылкой на соответствующий документ.

Данные об увольнении

В нижней части карточки предусмотрено поле, которое заполняется при увольнении работника. В этом разделе указывают:

• дату увольнения;
• причину увольнения (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон» и т. д.);
• обязательно ссылка на соответствующую статью Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ);
• номер и дату соответствующего приказа.

После внесения этой информации работник должен ознакомиться с записью и поставить личную подпись, удостоверяющую его осведомленность о причинах увольнения. Подпись также ставит кадровик или другое уполномоченное лицо.

Это требование прямо предусмотрено пунктом 2.5 Инструкции № 58: все записи, вносимые в трудовую книжку на основании приказа, должны повторяться в личной карточке, и работник обязан ознакомиться с ними под подпись.