Отпуск и исполнение обязанностей: два разных приказа

Можно ли объединить приказ о предоставлении отпуска работнику и приказ о возложении его обязанностей на другого работника?

Ответ

Не стоит так поступать. Лучше оформить двумя разными приказами.

Ситуация ясна. Работник Иваненко уходит в ежегодный основной отпуск. Но в это время его работу должен кто-то выполнять. Поэтому следует возложить исполнение его обязанностей на работника Петренко. Можно ли сэкономить время и бумагу и оформить все это одним приказом?

Не стоит! А все потому, что эти документы у них разные сроки хранения согласно Переліку № 578/5.

Здесь пригодится статья Сроки хранения кадровых документов.

Приказ об отпуске

• Относится к документам временного хранения (срок хранения – 5 лет).
• Регламентируется нормами, связанными с учетом рабочего времени и отпусков.

Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника:

• Относится к документам длительного хранения (срок хранения – 75 лет).
• Касается трудовых отношений, которые могут быть важны для подтверждения стажа или прав работника в будущем.

Почему важно разделять эти приказы?

Во-первых, разный срок хранения:
Объединение этих двух разных приказов может усложнить архивное хранение, поскольку документы с разными сроками хранения требуют разного подхода к учету и утилизации.

Юридическая корректность:
В случаях рассмотрения трудовых споров или проверок могут возникнуть трудности в поиске соответствующего документа, если он был объединен.

Примеры приказов приведены ниже.

Пример приказа о предоставлении ежегодного отпуска

Скачать Приказ о предоставлении ежегодного основного отпуска можно здесь

Пример приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего работника