Перерасходованные отпускные при увольнении: удержание и расчет

Работник увольняется и при этом отгулял отпуска больше, чем заработал. То есть есть есть излишне использованные отпускные. Как посчитать количество дней и отпускные? Как удержать?

Ситуации, когда работник увольняется после того, как уже воспользовался большим количеством дней ежегодного отпуска, чем «заработано» на момент увольнения, встречаются довольно часто. В таком случае у работодателя возникает необходимость удержать из зарплаты работника «излишне» выплаченные отпускные. Как это сделать законно, как правильно посчитать сумму и что обязательно отразить в налоговой отчетности — разбираемся пошагово.

Можно ли удерживать излишне выплаченные отпускные?

Да, можно. И это прямо предусмотрено законодательством. В соответствии со ст. 127 КЗоТ работодатель имеет право удержать с работника сумму, выплаченную за дни отпуска, которые не были им «заработаны» по состоянию на день увольнения.

Однако удержание возможно лишь в пределах, предусмотренных законом. Его размер не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику к выплате (если не было судебного решения об ином). Исключения — когда удержание осуществляется одновременно с последней выплатой, например, при окончательном расчете в день увольнения.

Когда удержание не производится

Есть исключительные случаи, когда удержание излишне использованных отпускных при увольнении не проводят. Они перечислены в статье 22 Закона об отпусках.

Например, в случае увольнения из-за изменений в организации производства и труда, в том числе ликвидация, реорганизация или перепрофилирование предприятия, сокращение численности или штата работников.

📖 Подробнее — в статье 10 случаев, когда не надо возвращать лишние отпускные при увольнении

Существует перечень оснований для увольнения, при которых отчисление не допускается, даже если работник воспользовался отпуском авансом:

• Призыв или поступление на военную службу;
• Переход на выборную должность или перевод на другое предприятие;
• Отказ от переезда с предприятием в другую местность;
• Ликвидация или реорганизация предприятия, сокращение штата;
• Выявление несоответствия занимаемой должности;
• Отсутствие более четырех месяцев из-за болезни;
• Восстановление на работе другого работника;
• Направление на обучение;
• Выход на пенсию;
• Смерть работника.

🔔 В этих случаях, даже если работник использовал больше дней отпуска, чем «заработал», никаких удержаний работодатель не проводит.

📘 Пример из практики

Работник: был принят на работу 1 ноября 2024 года.

Предоставляется отпуск: 24 календарных дня в марте 2025 года — это полная продолжительность.

Увольнение: 1 мая 2025 года — в связи с сокращением штата (ч. 1 ст. 40 КЗоТ).

Вывод: несмотря на то, что работник не отработал полный рабочий год и часть отпуска была предоставлена «авансом», в этом случае — из-за увольнения по уважительной причине — отчисление не проводится.

Отчисления касаются только ежегодных основных и дополнительных отпусков. Нельзя удерживать средства за:

⛔ учебные,
⛔ творческие,
чернобыльские,
отпуска для УБД,
отпуска на детей и т. п.

Как рассчитать дни отпуска, на которые имеет право работник?

шаг 1. Определяем норму отпуска на 1 календарный день

Для этого делим количество дней ежегодного отпуска на количество календарных дней рабочего года, исключая праздничные дни (они не учитываются в исчислении, так как не входят в продолжительность ежегодного отпуска согласно КЗоТ).

Формула: Норма отпуска на 1 календарный день = Количество дней отпуска / (365 — праздничные дни)

шаг 2. Определяем количество календарных дней стажа до дня увольнения

Это — полные календарные дни, за которые сохраняется право на ежегодный отпуск. Учитываются только те дни, которые входят в отпускной стаж в соответствии с Законом «Об отпусках».

шаг 3. Вычисляем положенное количество дней отпуска

Формула: Надлежащее количество дней = Норма отпуска × Количество календарных дней в отпускном стаже

🧮 Пример расчета

Ситуация: Работник принят на работу 01.11.2024. Ему предоставлялся ежегодный основной отпуск на 24 дня. Увольняется по собственному желанию 25.04.2025. Фактически уже использовал все 24 дня.

➤ Шаг 1

Праздничные дни в рабочем году (01.11.2024 — 31.10.2025):

• 24 августа (День Независимости)
• 1 октября (День защитников и защитниц Украины)

🚨 На сегодня военное положение продлено до 7 августа 2025 года 👉 Военное положение в Украине — 2025: продлено до 7 августа 2025. Поэтому праздничные / нерабочие дни из ст. 73 КЗоТ, которые еще не покрыты военным положением, исключаются. Хотя в целом во время военного положения такие дни являются обычными календарными и из расчета не исключаются.

Норма: 24 : (365 — 2) = 24 : 363 = 0,0661

шаг 2

Календарные дни с 01.11.2024 до 30.04.2025 включительно: Ноябрь — 30, Декабрь — 31, Январь — 31, Февраль — 28, Март — 31, Апрель — 25. Итого: 176 день

шаг 3

176 х 0,0661 = 11,6336 = 12 к. дней.

Работник заработал 12 дней, но использовал 24 дня, то есть переиспользовал 12 дней.

🔻 Результат: работодатель должен отчислить из окончательного расчета стоимость 12 дней отпуска.

Основные правила исчисления суммы для удержания

1. Новая средняя зарплата не исчисляется — для расчета применяется именно та средняя заработная плата, которая была определена на момент предоставления отпуска.
2. Удержанию подлежит только часть, которая была выплачена за неотработанную часть рабочего года.
3. Удержание производится только при увольнении работника.

📖 Переиспользованные дни ежегодного отпуска: можно ли удержать без увольнения?

📌 Алгоритм определения суммы отчисления

1. Определяем среднюю заработную плату, которая была применена при начислении отпускных (расчет согласно Порядку № 100).
2. Умножаем ее на количество переиспользованных дней отпуска.
3. Результат отражаем в учете со знаком минус (сторно).

🧮 Пример. В марте 2025 года работнику предоставлен ежегодный отпуск — 24 календарных дня. Работник увольняется 25.04.2025. При окончательном расчете установлено, что 12 дней этого отпуска предоставлено в счет неотработанной части. Зарплата за расчетный период (безень 2024 — февраль 2025): 175 500 грн. Количество дней в периоде: 365 (учитываем високосный год).

➤ Вычисляем среднюю зарплату: 175500 : 365 = 480,82 грн.

➤ Сумма отпускных за неотработанные дни: 480,82 грн х 12 к. дн. = 5769,84 грн.