Первичный документ без печати: можно ли так?

Поставщик предоставил нам документы на товар. Но есть только его подпись. Без печати. Правомерно ли это? Как тогда убедиться в подлинности подписи на документах?

Ответ

Да, оформление первичных документов без печати является правомерным. Законодательство Украины не требует обязательного проставления печати на первичных документах. И надел приведу пояснения.

Необязательная печать

Перечень обязательных реквизитов первичных документов определен в:

— ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» № 996-XIV;

— п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88.

В этих нормативно-правовых актах печать не указана как обязательный реквизит.

Она может быть как дополнительный реквизит, который можно включить в документы в зависимости от характера операции или технологии обработки данных, но это является правом, а не обязанностью.

Более того, уже достаточно давно Закон от 15.04.2014 № 1206-VII отменил обязательность использования печати.

А Закон от 23.03.2017 № 1982-VIII внес уточнения в ст. 581^{Хозяйственного} кодекса Украины. Таким образом, субъект хозяйствования имеет право (а не обязанность!) использовать печать. И оттиск печати не может быть обязательным реквизитом ни одного документа.

Не будет проблем и с налоговой точки хора. Вот взять хотя бы индивидуальные налоговые консультации (в частности, ИНК от 11.06.2019 г. № 2658/6/99-99-15-02-02-15/ІПК) и другие разъяснения (например, на сайте ГНС в Тернопольской области). Здесь подтверждено, что наличие или отсутствие печати на документе не влияет на его юридическую силу.

Действительность подписи

Другое дело, как проверить действительность подписи на документах? Чтобы убедиться, что подпись на документе принадлежит представителю контрагента, можно предпринять следующие меры:

1. Приложение к договору. Предусмотрите в договоре список лиц, уполномоченных подписывать документы (с образцами их подписей).
2. Доверенность. Требуйте от представителя покупателя доверенность на получение товаров (ТМЦ).
3. Проверка документов. Проверяйте документы, удостоверяющие личность представителя покупателя, и документы, подтверждающие его полномочия.

ВЫВОДЫ

1. Первичные документы без печати являются вполне законными, если они содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.
2. Проставление печати — это лишь право, а не обязанность субъекта хозяйствования.
3. Во избежание возможных спорных ситуаций целесообразно заранее урегулировать порядок подписания документов в договоре с контрагентом.