ПФУ не принимает сканкопии трудовой книжки: порядок действий
Какие самые распространенные ошибки при сканировании и оцифровке трудовых книжек и передаче в ПФУ? Что делать, если «Запись отменена»? Как исправить ошибку?
С 10 июня 2021 года действует Закон Украины от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме». Этот документ предусматривает переход от бумажных трудовых книжек к электронному учету информации о трудовой деятельности. Как следствие все данные о трудовой деятельности работников должны быть внесены в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
📅 Срок завершения оцифровки трудовых книжек — 10 июня 2026 года.
Как подать трудовую книжку для оцифровки
📥Варианты подачи:
- в виде сканкопии бумажной трудовой книжки через личный кабинет на портале ПФУ.
- в оцифрованном виде (через добавление записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица со сканированными копиями документов).
Кто может подать трудовую книжку для оцифровки
Сведения о трудовой деятельности работника могут подать в ПФУ через Портал электронных услуг (далее — портал ПФУ) может как сам работник, так и работодатель. Они имеют в этом вопросе равные полномочия.
🔔 Заметьте, что работодатель не обязан сканировать бумажные трудовые книжки работников. Но может это сделать.
Почему ПФУ отказывает: распространенные причины статуса «Скасовано виконання»
💡 Отменено исполнение: ошибка при подаче трудовой книжки в ПФУ
После подачи сканкопий работнику или работодателю через портал ПФУ документы проходят проверку.
статус обращения «Выполнено» свидетельствует, что скан-копии обработаны и данные о трудовых отношениях работника актуализированы.
⚠️ Статус «Скасовано виконання» означает, что обращение содержит определенные ошибки, не обработано и требует повторного представления (описание причины отклонения будет указано в реквизите «Повідомлення»).
Основные причины отклонения обращения
| Причина | Что это означает |
| Ошибки во время сканирования | Некачественные или неверно подготовленные сканкопии документов (черно-белый формат, обрезанные реквизиты, сканкопии сделаны с ксерокопий, а не с оригинала и т.д.). |
| Нарушение правил оформления трудовой книжки | Отсутствие подписей, печатей, титульной страницы, записи о смене фамилии, имени, отчества и т.д. |
| Неверные персональные данные | Расхождения между введенными данными и информацией в сканкопии (неправильные ФИО, неверные серия или номер документа, ошибки в датах или других реквизитах и т.д.). |
Как проверить статус обращения по трудовой книжке
Проверить состояние обработки документов о трудовой деятельности можно на портале ПФУ.
👩💻Для для этого работодателям нужно:
- зайти в Кабинет страхователя;
- открыть раздел «Обращения»;
- просмотреть статусы поданных обращений.
🧑💼 Работникам следует:
- авторизоваться в личном кабинете пользователя;
- перейти в раздел «Мои обращения»
Алгоритм проверки электронной трудовой книжки
Если обращение получило статус «Отменено выполнение» работодатель или работник должны сделать следующие шаги:
1. Авторизоваться в кабинете на портале ПФУ.
2. Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Выбрать вкладку «Оцифрованная ЭТК».
4. Сверить записи с собственной трудовой и данными о страховом стаже.
Если обнаружены ошибки: порядок действий
1. Зайдите во вкладку «Сведения о трудовых отношениях работника».
2. Создайте новое обращение.
3. Добавьте к новому обращению страницы с правильными записями.
🔔 Заметьте, исправить уже поданное обращение невозможно.
Выводы:
- 10.06.2026 завершается переход от бумажных трудовых книжек к электронному учету информации о трудовой деятельности.
- Сведения о трудовой деятельности работника могут подать в ПФУ как сам работник, так и работодатель. Для этого формируется соответствующее обращение.
- Если после проверки обращение будет иметь статус «Отменено исполнение», следует выявить где именно была допущена ошибка и подать новое обращение.
- Большинство отказов от ПФУ — из-за некачественных сканов или неправильного оформления документов.
