Подарки детям работников: документальное оформление
Работодатели готовят подарки под елку для детей своих работников. Идею для презентов не подскажу. Зато как это правильно документально оформить — легко, четко и структурировано. Поехали.
Приказ о раздаче подарков
Для организации процесса раздачи подарков руководитель издаёт приказ или распоряжение.
Типовой формы нет, поэтому приказ составляется в произвольной форме с соблюдением общих правил делопроизводства.
Что включить в приказ:
- Поручение кадровому отделу (или другому уполномоченному лицу):
- Составить перечень работников, имеющих детей (на основании копий свидетельств о рождении или других документов, подтверждающих опеку или усыновление).
- Определить конечный срок для предоставления этих документов, если их еще не предоставили.
- Установить критерии:
- Возраст детей (до 18 лет — согласно законодательству).
- Количество подарков.
- Решение относительно подарков:
- Вид подарков (сладости, игрушки, книги и т.д.).
- Ориентировочную стоимость одного подарка.
- Назначить ответственных лиц:
- За закупку или формирование подарков.
- За раздачу подарков работникам.
- Сроки выполнения приказа.
Перечень работников, имеющих детей
Для определения количества подарков составляется перечень работников, имеющих детей.
Информацию собирают на основе предоставленных документов (копии свидетельств и т. п.).
Работников, которые работают дистанционно или находятся за пределами Украины, в список не включают.
Закупка подарков
Закупка подарков оформляется соответствующими первичными документами:
- Безналичный расчет: подтверждается банковской выпиской.
- Наличный расчет: ответственное лицо предоставляет авансовый отчет с приложенными чеками, квитанциями и т.д.
Раздача подарков
После закупки подарки раздают в соответствии с утвержденным перечнем:
Работники подтверждают получение подписями в ведомости.
Если ведомость содержит все обязательные реквизиты, дополнительный акт на списание не нужен.
Раздача подарков оформляется ведомостью, которая является первичным документом. Она имеет следующие обязательные реквизиты:
- Название работодателя.
- Дата составления ведомости и период выдачи подарков.
- ФИО работников и количество подарков.
- Подписи работников о получении подарков.
- ФИО, должности и подписи лиц, составивших ведомость и подтверждающих ее результаты.
Эта ведомость является основанием для списания подарков с баланса предприятия.
Пример такой ведомости приведен на рис. ниже.
ВЫВОДЫ
- Первым документом является приказ о раздаче подарков.
- Нужно составить перечень работников, имеющих детей.
- Закупка подарков оформляется соответствующими первичными документами.
- Раздачу подарков оформляют ведомостью. В ней работники ставят подпись.