Работница сменила фамилию: алгоритм действий

Работница вышла замуж и сменила фамилию. Какие действия работодателя? Что должен сделать кадровик (внести изменения в трудовую книжку, личную карточку) и бухгалтер (показать в отчетности)?

📖 Подробно — в статье Работница сменила фамилию: действия кадровика и бухгалтера

Получение документов от работницы

• Заявление об изменении фамилии.

• Копии документов, подтверждающих смену фамилии (свидетельство о браке, паспорт с новой фамилией, регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика).

Примечание: желательно получить подпись работницы и работника отдела кадров на копиях документов.

Заверение полученных документов

• Сравнить копии документов с оригиналами.
• Поставить отметку «Згідно з оригіналом», указать свою должность, инициалы и фамилию, подпись и дату заверения.
• Зарегистрировать заявление в журнале входящей документации (входящий номер и дата регистрации).

Действия отдела кадров

Трудовой договор:

• Изменения в трудовой договор могут быть внесены отдельным приложением. Законодательство не требует отдельного порядка изменений, однако это можно сделать через приложение.

Трудовая книжка:

• Если трудовая книжка хранится у работодателя, то необходимо:
  • Зачеркнуть старую фамилию и вписать новую на титульном листе и внутренней стороне обложки.
  • Сделать ссылку на свидетельство о браке: номер, дата выдачи и орган, который выдал.
  • Заверить подписью руководителя или специально уполномоченного лица.
• Если трудовая книжка у работницы, работодатель должен внести изменения только по ее запросу.

Личная карточка:

• В п. 1 разд. I зачеркнуть старую фамилию и вписать новую.
• В графе «Дополнительные сведения» указать реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения.

Личное дело:

• Обновить личный листок работницы, титульный лист и внутреннюю опись личного дела.

Другие учетные документы:

• Внести изменения в табель учета рабочего времени, график отпусков и т.д.

Действия по военному учету

Если работница состоит на воинском учете, то следует:

• Уведомить работницу о необходимости получить новый военный билет с новой фамилией.
• Внести изменения в списки персонального воинского учета.
• Уведомить ТЦКСП об изменении фамилии работницы.

Действия бухгалтера

Объединенная отчетность:

• С начала месяца, в котором издан приказ об изменении фамилии, указать новую фамилию в приложении Д1 к Объединенной отчетности.
• Не нужно корректировать приложения Д1 за предыдущие периоды.
• В связи с изменением фамилии запись не вносят в приложение Д5, поскольку такое событие не предусмотрено.
• Внесение изменений в приложение 4ДФ не требуется, поскольку фамилия не является реквизитом.

Зарплата

• Если зарплата выплачивается безналичным путем, нужно обновить банковскую карточку работницы.