Работница сменила фамилию: как отразить в отчете по ЕСВ и 4ДФ

Нужно ли в приложениях Д1, Д5, 4ДФ показывать изменение фамилии сотрудницы, которая вышла замуж?

📖 Работница сменила фамилию: действия кадровика и бухгалтера

Если сотрудница изменила фамилию, это повлияет на заполнение объединенной отчетности по НДФЛ, ВС и ЕСВ, которую подает работодатель.

Однако изменения коснутся только определенных приложений, и только начиная с месяца, когда оформлен соответствующий приказ о изменении учетных и бухгалтерских данных сотрудницы.

Приложение Д1

В графе 11 приложения Д1, начиная с месяца издания приказа о внесении изменений в личное дело сотрудницы, нужно указывать уже новую фамилию.

Никаких уточнений или исправлений в предыдущих отчетных периодах (до момента изменения) вносить не нужно.

То есть, если приказ издан в октябре, то уже в объединенной отчетности за октябрь в графе 11 будет новая фамилия сотрудницы.

Приложение Д5

Д5 подают только при наличии событий в отчетном месяце: заключение или расторжение трудового договора, перевод, перемещение сотрудника и т.д.

Изменение фамилии не входит в перечень таких событий, поэтому она не отображается в Д5.

Подавать Д5 исключительно из-за изменения фамилии — не нужно.

Приложение 4ДФ

Приложение 4ДФ не содержит реквизита «Прізвище, ім’я, по батькові» сотрудника.

Идентификация физических лиц осуществляется исключительно по РНОКПП (регистрационному номеру учетной карточки налогоплательщика).

Соответственно, изменение фамилии не влияет на содержание приложения 4ДФ, и никаких изменений или корректировок здесь не требуется.

Выводы для бухгалтера

Приложение	Нужное действие при изменении фамилии?	Комментарий
Д1	✅ Да	С нового отчетного месяца указываем новую фамилию в гр. 11
Д5	❌ Нет	Не подается, если нет других кадровых изменений
4ДФ	❌ Нет	Фамилия не указывается — менять ничего не нужно