Сотрудник купил ТМЦ за собственные деньги: есть ли НДФЛ и военный сбор?
Облагается ли компенсация сотруднику, если он купил товары, работы, услуги за собственные средства для предприятия?
📌 Суть вопроса
Возникает ли объект налогообложения НДФЛ и военным сбором, если сотрудник предприятия приобрел товары (работы, услуги) за собственные средства, а затем получил компенсацию от работодателя?
Это актуальный вопрос для бухгалтеров, поскольку речь идет о признании расходов, налоговых рисках и оформлении подотчетных операций без аванса.
Как трактует ситуацию налоговое и трудовое законодательство
🔹 Если расходы связаны с выполнением трудовых обязанностей
По мнению ГНС, если сотрудник осуществляет приобретение ТМЦ, работ или услуг в рамках своих трудовых функций, то:
- независимо от того, были ли ему выданы средства под отчет или он потратил собственные средства,
- сумма, которую работодатель компенсирует сотруднику, не считается доходом для целей налогообложения.
🔍 Налоговый результат:
Такие суммы не подлежат налогообложению НДФЛ и военным сбором,
✅ при условии наличия документов, подтверждающих целесообразность и обоснованность расходов.
📌 Важно: эта позиция основывается на том, что сотрудник действует в интересах работодателя при выполнении своих должностных обязанностей.
🔸 Если расходы не связаны с трудовыми функциями
Если приобретение сотрудником товаров, работ или услуг не является частью его трудовых обязанностей, то есть:
- он не имел официального задания или согласования;
- эта деятельность не предусмотрена должностной инструкцией или трудовым договором,
то компенсация, полученная им от предприятия, считается доходом.
🔍 Налоговый результат:
- такая сумма включается в облагаемый доход сотрудника;
- облагается как «другой доход» по ставкам:
- 18 % НДФЛ;
- 5 % военного сбора.
Как избежать налогообложения
✅ Внесите соответствующую обязанность в должностную инструкцию
Чтобы расходы сотрудника, осуществленные за собственные средства, не облагались НДФЛ и ВЗ, в должностной инструкции или трудовом договоре сотрудника стоит прямо указать:
Обязанность сотрудника осуществлять приобретение необходимых товаров, работ или услуг по поручению работодателя (в т.ч. за собственные средства с последующей компенсацией).
Это поможет:
- четко доказать связь расходов с выполнением трудовой функции;
- избежать спорных ситуаций при проверках;
- сохранить необлагаемый характер компенсации.
‼️ Также необходимо наличие подтверждающих документов на приобретенные товары, работы, услуги.
Выводы
- Если сотрудник действует в рамках трудовых обязанностей, компенсация за расходы не облагается налогами.
- Если расходы осуществлены вне рамок трудовых функций, компенсация считается другим доходом с налогообложением НДФЛ и ВЗ.
- Лучший способ обезопасить компенсации — включить соответствующий пункт в должностную инструкцию или выдать письменное поручение.
