Работник заменил паспорт-книжечку на ID-карту

Работник заменяет паспорт-книжечку на ID-карту. Какие действия работодателя? Он должен своевременно отреагировать и внести изменения в кадровую документацию.

Такое изменение является юридически значимым, ведь паспортные данные используются во многих документах, связанных с оформлением трудовых отношений. Чтобы избежать ошибок и обеспечить корректное ведение учетных документов, следует придерживаться четкого алгоритма.

Действия работника

Законодательством не установлен срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя о смене паспорта.

Однако статья 29 КЗоТ возлагает на работника обязанность предоставлять достоверную информацию о себе. Поэтому после получения ID-карты он должен как можно быстрее письменно проинформировать работодателя, приложив к заявлению копию нового документа, удостоверяющего личность.

Действия работодателя — пошагово

1️⃣ Примите заявление от работника
Заявление должно быть коротким, например: «Прошу внести изменения в мои персональные данные в связи с заменой паспорта на ID-карту». К нему прилагается копия ID-карты (с обеих сторон), а также выписка из реестра, если это нужно для идентификации места регистрации.

Образцы заполнения и бланки документов есть в статье 👉 Работник сменил паспорт-книжечку на ID-карту: заявление и приказ

2️⃣ Издайте приказ
На основании заявления и копий документов оформляется приказ о внесении изменений в учетные документы работника. Важно:

• приказ оформляется датой подачи заявления, даже если паспорт заменен ранее;
• в тексте приказа следует указать причину изменения, старые и новые данные.

3️⃣ Внесите изменения в кадровые документы
После издания приказа ответственное лицо должно обновить:

• личную карточку (форма П-2);
• табели, реестры, внутренние учетные базы;
• другие документы, где использовались паспортные данные работника (например, личные дела или реестры инструктажей).

На что еще обратить внимание?

• Место регистрации в ID-карте не указывается. Если эта информация нужна, работник должен предоставить отдельно выписку из реестра территориальной общины.
• Изменение паспорта не влияет на трудовой договор, поэтому заключать новый не нужно.
• Не забывайте хранить копии новых документов в надлежащем порядке в соответствии с Перечнем типовых документов (Приказ Минюста № 578/5).