Сотрудника мобилизовали во время командировки

Мобилизация во время командировки: действия бухгалтера и кадровика, как оформить и обложить налогами, как подать отчет в 2025 году

Что делать?

Если работник во время служебной поездки получил повестку от ТЦКСП (особенно — боевую повестку), то продолжение командировки становится невозможным. В таком случае работодатель должен отозвать работника из командировки.

Это не отмена поездки, так как работник уже выехал и понес расходы. Речь идет именно об отзыве — то есть досрочном прекращении командировки из-за непредвиденных обстоятельств.

Какие документы нужно оформить?

1. Приказ об отзыве из командировки

Основания:

• докладная записка работника или его руководителя;
• документы о мобилизации (копия военного билета с записью, контракт, выписка из приказа, справка из воинской части).

📑 Отзыв из командировки из-за мобилизации: пример приказа

2. Приказ об освобождении от работы в связи с мобилизацией

После отзыва необходимо издать отдельный приказ об освобождении работника в соответствии с законодательством о военной службе.

📝 Освобождение в связи с мобилизацией: правила + пример приказа

Расходы в командировке: компенсируются ли?

Да, если оформлены приказ о командировке + приказ об отзыве, то:

• суточные и другие расходы (проезд, проживание) возмещаются в обычном порядке;
• оплата труда за дни до дня мобилизации сохраняется.

➡️ Такую позицию подтверждает письмо Минфина от 14.05.2015 № 31-08030-16-10/15972.

Авансовый отчет

Работник обязан подать:

1. Отчет об использовании средств, выданных на командировку (форма Отчет о подотчетных средствах).
2. Оригиналы подтверждающих документов (билеты, счета, чеки и т. д.).
3. Вернуть остаток средств, если не все расходы подтверждены.

📌 Инструкция № 59 не содержит исключений относительно отчетности при мобилизации. Поэтому требования сохраняются.

Если остаток подотчетных средств не возвращен?

В таком случае:

Налоговое последствие	Норма
Включение невозвращенного остатка в общий месячный (годовой) доход	п. 164.1 НКУ
Обложение НДФЛ (18 %) с учетом «натурального» коэффициента	п. 164.5 НКУ (коэффициент 1,219512)
Обложение военным сбором (5 %) без коэффициента	п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ

👉 НДФЛ и ВЗ удерживаются из зарплаты мобилизованного в том же или следующих месяцах до полного погашения.

Выводы

Вопрос	Ответ
Компенсируются ли расходы работника в случае мобилизации?	✅ Да, при условии отзыва из командировки
Нужно ли подавать отчет и возвращать остаток средств?	✅ Да, обязательно
Что будет, если остаток не вернуть?	⚠️ Сумма включается в налогооблагаемый доход
Как облагается невозвращенная сумма?	НДФЛ 18 % (с коэффициентом), ВЗ 5 %
Нужно ли издавать отдельный приказ об освобождении в связи с мобилизацией?	✅ Да, это обязательно