Приходный кассовый ордер: заполняем правильно на примере

Приходный кассовый ордер, он же ПКО — это важный первичный документ. Им оформляют прием наличности в кассу. Какие особенности следует учесть при заполнении. Расскажем и покажем.

Типовая форма ПКО

Типовая форма ПКО № КО-1 регламентирована приложением 2 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте, утвержденному постановлением НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148). ПКО является первичным документом, используемым для фиксации поступления наличности в кассу.

Основополагающие реквизиты

В строке «Найменування підприємства/установи/організації» указывают название предприятия, которое получает средства, с обязательным указанием кода в ЕГРПОУ.

В строке «Прибутковий касовий ордер № ___» вписывается номер документа, а в следующей строке — дата его составления.

Эти реквизиты должны совпадать с данными Журнала регистрации кассовых документов (форма № КО-3). Нумерация ПКО может быть сквозной или начинаться с «1» ежемесячно(письмо НБУ № 50-0007/32822 от 14.06.2018).

Таблица ПКО

Табличную часть заполняем следующим образом:

• Графа 1 («№ з/п»): указываем номер записи (например, «1»).
• Графа 2: указываем номер счета, корреспондирующего с дебетом субсчета 301 «Наличность в национальной валюте» (например, 311, 308 или 361).
• Графа 3: вносим код аналитического счета, если предприятие ведет аналитический учет.
• Графа 4: фиксируем сумму наличности цифрами.
• Графа 5: указываем код целевого назначения (при наличии).
• Графа 6: заполняем примечаниями (при необходимости).

Прочие реквизиты

В строке «Прийнято від» указываем информацию о лице или организации, от которой поступили средства.

В строке «Підстава» указываем причину внесения средств, например, «возврат подотчетных средств».

В строке «Сума» прописью записываем полученную сумму.

В строке «Додатки» перечисляем документы, прилагаемые к ПКО (например, накладные или счета).

В квитанции к ПКО дублируются соответствующие реквизиты.

Подписание документа

ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром.

Печать на ПКО

Обязательна ли печать на приходном кассовом ордере? Нет! Наличие печати не является обязательным согласно ст. ⁵⁸¹ Хозяйственного кодекса Украины. Если печать используется, ее ставят на корешке ПКО.

Ответственность за ошибки в ПКО

Согласно консультации из категории 109.19 ЗІР ГНС и Положения № 148, ответственность за ошибки в кассовых ордерах действующим законодательством не предусмотрена.

Хотя ст. 163¹⁵ КУоАП устанавливает ответственность за нарушение правил наличных расчетов, включая превышение предельных сумм. Поскольку кассовые ордера не подпадают под эту норму, административная ответственность за их ошибки не применяется.

Пример. Получаем наличность из банка по чеку

При заполнении приходного кассового ордера (ПКО) для получения наличности из банка по чеку в графе 2 таблицы указывают корреспондирующий субсчет 311. Реквизит «Прийнято від» в этом случае не заполняется в соответствии с п. 32 Положения № 148.

В реквизите «Підстава» указывают, например: «Получено из УКБ «Ультрабанк» по чеку № 78 на выплату заработной платы».

Реквизит «Додаток» также не заполняется, поскольку дополнительных документов в этом случае нет: чек подается в банк, а его корешок остается в чековой книжке.

Если средства получаются с помощью карточки «Ключ к счету», то ПКО заполняем аналогично. В реквизите «Додаток» в этом случае указывают данные квитанции или чека банкомата.

Пример заполнения ПКО в случае получения наличных по чеку для выплаты зарплаты приведен на рис. ниже.

Рис. Пример заполнения приходного кассового ордера в случае получения наличных по чеку для выплаты зарплаты