Приказы по кадровым вопросам: топ 8 ошибок, которых стоит избегать

Действительно ли важно правильно заполнять приказы по кадровым вопросам? Часто звучит вопрос, как воспринимаются ошибки в номерах, сроках хранения или нечетко прописанном содержании. Но на самом деле это может иметь серьезные последствия.

Приказы – это основа для приема на работу работников, их увольнения, установления доплат и надбавок, начисления отпускных, компенсаций и зарплаты за дни командировки. Они являются первичными документами для многих хозяйственных операций.

Не забывайте, что проверки Госслужбы труда не имеют срока давности. Это означает, что все допущенные ошибки или отсутствие информации в приказах могут быть учтены инспектором труда при выявлении нарушений, что может привести к финансовым штрафам. Ошибки в приказах не подлежат исправлению «задним числом».

Чтобы избежать типичных ошибок при составлении приказов, важно ознакомиться с такими нормативными актами:

• Перечень типовых документов (приказ Минюста от 12.04.2012 № 578/5), который регулирует сроки хранения документов.
• Правила организации делопроизводства (приказ Минюста от 18.06.2016 № 1000/5), которые содержат основы делопроизводства в государственных органах и учреждениях.

Оба документа содержат много нюансов, поэтому очень важно их внимательно изучить, чтобы избежать ошибок.

Ошибка 1: Неправильная нумерация и регистрация
Многие предприятия нумеруют все приказы по кадровым вопросам последовательно, используя один индекс. Это приводит к трем ошибкам: одинаковый индекс для всех приказов, отсутствие разной нумерации для временных и постоянных приказов, а также регистрация в одном журнале.

Важно различать приказы в зависимости от их срока хранения: например, приказы о взыскании или отпуске хранятся 5 лет, в то время как приказы о предоставлении дополнительных отпусков хранятся 75 лет.

Ошибка 2: Сочетание различных видов отпусков в одном приказе
Выдача одного приказа, который содержит информацию о ежегодном основном и дополнительном отпуске, является неправильной. Это связано с тем, что сроки хранения для этих приказов отличаются (5 и 75 лет соответственно), поэтому они должны быть оформлены отдельно.

Ошибка 3: Неправильная формулировка материальной помощи
В приказе о предоставлении отпуска может быть указано, что работнику предоставляется материальная помощь на оздоровление. Однако такой приказ хранится 5 лет, а приказы о материальной помощи – 75 лет. Это также свидетельствует о необходимости оформления отдельных документов.

Ошибка 4: Несколько оригиналов приказа
На предприятиях часто выдают несколько экземпляров одного приказа, однако оригинал документа должен быть только один. Он прилагается к соответствующему делу, а копии создаются по необходимости для внутреннего использования.

Ошибка 5: Отсутствие глагола в приказе
В распорядительных документах важно начинать с глагола, который определяет суть действия, например: «ПРИНИМАТЬ», «УВОЛИТЬ» и т.д. Отсутствие четкой формулировки может привести к неясности в распорядительной части документа.

Ошибка 6: Неправильная формулировка условий труда
В приказе о приеме работника должны быть четко указаны условия оплаты труда, такие как должностной оклад и надбавки. Невказание этой информации может привести к нарушениям трудового законодательства.

Ошибка 7: Использование произвольных форм приказов
Использование форм, не утвержденных на предприятии, может привести к штрафам. Рекомендуется использовать типовые формы, утвержденные соответствующими приказами, чтобы избежать проблем во время проверок.

Ошибка 8: Неправильное хранение документов
Документы, которые являются основанием для издания приказов, должны храниться отдельно от самих приказов. Все заявления и договоры должны быть организованы в соответствующих личных делах работников.