Приходный кассовый ордер: заполняем правильно на примере

Приходный кассовый ордер, он же ПКО – это важный первичный документ. Им оформляют принятие наличных в кассу. Какие особенности нужно учитывать при заполнении, расскажем и покажем.

Типовая форма ПКО

Типовую форму ПКО № КО-1 регламентирует приложение 2 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте, утвержденному постановлением НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее – Положение № 148). ПКО является первичным документом, используемым для фиксации поступления наличных в кассу.

Основные реквизиты

В строке «Найменування підприємства/установи/організації» указывается название предприятия, которое получает деньги, с обязательным указанием кода в ЕГРПОУ.

В строке «Прибутковий касовий ордер № ___» вписывается номер документа, а в следующей строке – дата его составления.

Эти реквизиты должны совпадать с данными Журнала регистрации кассовых документов (форма № КО-3). Нумерация ПКО может быть сквозной или начинаться с «1» каждый месяц (письмо НБУ № 50-0007/32822 от 14.06.2018).

Таблица ПКО

Табличную часть заполняем следующим образом:

• Графа 1 («№ з/п»): указываем номер записи (например, «1»).
• Графа 2: указывается номер счета, который корреспондирует с дебетом субсчета 301 «Наличные в национальной валюте» (например, 311, 308 или 361).
• Графа 3: вносится код аналитического счета, если предприятие ведет аналитический учет.
• Графа 4: фиксируется сумма наличных цифрами.
• Графа 5: указывается код целевого назначения (при наличии).
• Графа 6: заполняется примечаниями (по необходимости).

Другие реквизиты

В строке «Прийнято від» указываем информацию о лице или организации, от которого поступили деньги.

В строке «Підстава» указывается причина внесения денег, например, «возврат подотчетных средств».

В строке «Сума» прописью записывается полученная сумма.

В строке «Додатки» перечисляются документы, которые добавляются к ПКО (например, накладные или счета).

В квитанции к ПКО дублируются соответствующие реквизиты.

Подписание документа

ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром.

Печать на ПКО

Обязательна ли печать на приходном кассовом ордере? Нет! Наличие печати не является обязательным согласно ст. 58¹ Хозяйственного кодекса Украины. Если печать используется, она ставится на корешке ПКО.

Ответственность за ошибки в ПКО

Согласно консультации з категории 109.19 ЗІР ДПС і Положению № 148, ответственность за ошибки в кассовых ордерах действующим законодательством не предусмотрена.

Хотя ст. 163¹⁵ КУпАП устанавливает ответственность за нарушения правил наличных расчетов, включая превышение предельных сумм. Поскольку кассовые ордера не подпадают под эту норму, административная ответственность за их ошибки не применяется.

Пример. Получаем наличные из банка по чеку

При заполнении приходного кассового ордера (ПКО) для получения наличных из банка по чеку в графе 2 таблицы указывается корреспондирующий субсчет 311. Реквизит «Прийнято від» в этом случае не заполняется в соответствии с п. 32 Положения № 148.

В реквизите «Підстава» указывается, например: «Отримано з УКБ «Ультрабанк» за чеком № 78 на виплату заробітної плати».

Реквизит «Додаток» также не заполняется, поскольку дополнительных документов в этом случае нет: чек подается в банк, а его корешок остается в чековой книжке.

Если деньги получаются с помощью карты «Ключ до рахунку», то ПКО заполняем аналогично. В реквизите «Додаток» в этом случае указываются данные квитанции или чека банкомата.

Пример заполнения ПКО в случае получения наличных по чеку для выплаты зарплаты приведен на рис. ниже.

Рис. Пример заполнения приходного кассового ордера в случае получения налички по чеку для выплаты зарплаты