Работник заменяет директора

Когда работник исполняет обязанности директора на период его отсутствия, обычно оформляют временное заместительство.

Условия временного заместительства

Единственным документом, регламентирующим временное заместительство, остается Разъяснение Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 № 30/39. Несмотря на то, что он был принят еще в советское время, его отдельные положения продолжают действовать в пределах действующего законодательства Украины (согласно постановлению ВРУ от 12.09.91 № 1545-ХІІ и разъяснений Минэкономики в письме от 14.08.2020 № 3512-06/50)

Временное заместительство возможно при условии, что:

• Работник исполняет служебные обязанности временно отсутствующего коллеги с освобождением от собственных основных обязанностей (это не перевод, ведь формально он остается на своей должности) (абз. 1 п. 1 Разъяснение № 30/39);
• Исполняемые обязанности входят в более ответственную должность (письмо Минсоцполитики от 21.07.2011 № 590/13/84-11);
• Временное заместительство вызвано производственной необходимостью;
• Работник, исполняющий обязанности временного заместителя, не является штатным заместителем или помощником временно отсутствующего работника (письмо Минсоцполитики от 27.01.2015 № 73/13/84-15).

Работник, назначенный временным заместителем, не объединяет свои обязанности с обязанностями временно отсутствующего коллеги, а выполняет исключительно функции заместительства. В то же время, его основная должность сохраняется.

❗ Не считается временным заместительством ситуация, когда работник исполняет обязанности по вакантной должности. Исключение составляют случаи, когда для официального назначения на должность требуется согласие высшего органа. Однако утверждение в должности в этом случае не может превышать двух месяцев (письмо Минсоцполитики от 19.04.2011 № 126/06/186-11).

Оформление

Назначение работника на временное исполнение обязанностей оформляется приказом (распоряжением) руководителя. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись (абз. 2 п. 1 разъяснения № 30/39).

В приказе обычно отмечают:

• Должность, на которую назначается временный заместитель;
• Срок заместительства (предусмотренная продолжительность исполнения обязанностей);
• Условие освобождения работника от выполнения основных обязанностей на период заместительства;
• Порядок оплаты временного заместительства.

⚠️ Без согласия работника принуждать его исполнять обязанности по другой должности нельзя. Оптимальным решением будет подача заявления о согласии исполнения обязанностей на период заместительства.

Важно: данные о временном заместительстве не вносятся в личную карточку работника и табель учета рабочего времени.

Оплата труда

Работнику, временно исполняющему обязанности по другой должности, выплачивается разница между его должностным окладом и окладом работника, которого он заменяет (абз. 2 п. 1 разъяснения № 30/39).

Относительно доплат и надбавок в документе нет четких указаний, однако поскольку работник остается на своей основной должности, его надбавки и доплаты должны храниться в полном объеме. Это подтверждено и в письме Минсоцполитики от 21.07.2011 №590/13/84-11.

Также работник может получать премии в соответствии с условиями и размерами, предусмотренными для должности временно отсутствующего работника. Премия начисляется на должностной оклад заместителя и разницу в окладах (абз. 3 п.п. «б» п. 1 Разъяснение № 30/39).

Учет рабочего времени

В табеле учета использования рабочего времени фиксируется время работы работника в должности, которую он замещает в соответствии с графиком работы по этой должности.

Данные о заместительстве к личной карточке № П-2 не вносим.

В трудовой книжке ничего не заполняем.