Расходный кассовый ордер: правила заполнения + пример (инкассация)

Расходный кассовый ордер (РКО) является первичным документом, который используется для оформления операций с выдачи наличных из кассы. Например, при сдаче наличных в банк или выдаче средств в подотчет. Как правильно оформить РКО — рассмотрим подробно.

Типова форма РКО

Форма № КО-2 расходного кассового ордера утверждена Положеннием о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (Постановление НБУ от 29.12.2017 № 148, далее — Положение № 148). Заполняют его следующим образом:

Основні реквізити

1. Наименование предприятия: полное название предприятия, которое выдает наличные средства.
2. Идентификационный код: код ЄДРПОУ предприятия.
3. Дата оформления: указывается дата составления ордера.

Таблиця расходного кассового ордера

Графа 1 (№ з/п): всегда указывается цифра «1».
Графы 2, 3 (номер и дата ордера): должны соответствовать данным «Журналу реєстрації прибуткових і расходных кассовых документів» (типовая форма № КО-3 или № КО-3а).
Графа 4 (номер счета): указывается субсчет, который корреспондирует с кредитом субсчета 301 «Готівка в національній валюті» (например, субсчет 372 «Розрахунки з підзвітними особами»).
Графы 5–7: при необходимости указывают код аналитического счета, сумму, код целевого назначения.

Другие реквизиты

1. «Видати»: указывается ФИО лица, которое получает средства. Если средства выдаются по доверенности, приводятся данные доверенного лица.
2. «Підстава»: указывается причина выдачи средств (например, на командировку, хозяйственные нужды, выплата заработной платы).
3. «Сума»: указывается сумма наличных (гривны прописью, копейки — цифрами).
4. «Додаток»: указываются документы, которые прилагаются к ордеру.
5. Подпись получателя: лицо, которое получает средства, должно поставить свою подпись.

Особливості заповнення

Сумма полученных средств: получатель вписывает гривны прописью, копейки — цифрами.
Дата получения наличных: получатель также указывает дату получения.
Обязательная подпись получателя: РКО без подписи не является действительным для учета остатка наличных в кассе.

Обратите внимание

РКО без подписи получателя добавляется к остатку наличных в кассе на день оформления ордера и проверяется на превышение лимита кассы.
Штраф за превышение лимита кассы в настоящее время не применяется.

Пример. Сдаем наличку в банк

В графе 4 таблицы расходного кассового ордера (РКО) указывают соответствующий субсчет:
333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» – когда сдаем выручку в кассу банка лично или через инкассаторов;
311 «Поточні рахунки в національній валюті» – если используем платежный терминал для инкассации в реальном времени.

В случаях, когда РКО оформляется на общую сумму кассовых операций, в частности при сдаче наличных в банк, реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», а также данные о документе, удостоверяющем личность получателя, не заполняются (пункт 32 Положения № 148).

В реквизите «Видати» указывают полное имя кассира или другого работника, ответственного за сдачу наличных средств в банк (письмо НБУ от 12.06.2018 № 50-0007/32326). В поле «Додаток» указывают основание для оформления РКО, например, договор на инкассацию или документ, подтверждающий сдачу наличной выручки.

Пример заполнения РКО в таком случае приведен на рис. ниже.

Рис. Пример заполнения расходного кассового ордера (инкассация наличных в банк)

В нашей статье «Как правильно заполнить РКО, видавая наличку подотчет?» вы также найдете полезную информацию и пример заполнения расходного кассового ордера.