Годовой перерасчет НДФЛ — 2025: подробная инструкция примеры
🧮 Годовой перерасчет НДФЛ — это один из обязательных пунктов предпраздничного плана бухгалтера. Как его провести быстро и правильно, что учесть и как отразить результат в отчетности. Читайте в нашей статье.
Основные положения
- Перерасчет — это обязанность работодателя(п.п. «а» п.п. 169.4.2 НКУ). Его следует провести перерасчет при начислении зарплаты за декабрь. Перерасчет также делают в случае окончательного расчета с работником при увольнении.
- Цель перерасчета: исправление возможных ошибок в начислении НДФЛ за отчетный период и определение правильности применения налоговой социальной льготы (НСЛ).
- Перерасчет проводят по всем работникам (по каждому отдельно), состоящим в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря отчетного года.
- Перерасчет проводят все работодатели: и юридические лица, и ФЛП, и самозанятые лица.
- Штрафы за недостоверное декларирование налогового обязательства по НДФЛ не применяют, если их самостоятельно выявить и исправить при проведении перерасчета НДФЛ в соответствии с нормами НКУ.
Пошаговый алгоритм
Далее приведен пошаговый алгоритм проведения годового перерасчета.
1️⃣ Уточнить суммы доходов за каждый месяц с учетом сумм, которые были начислены непосредственно за отчетные месяцы. Проверить правильность классификации доходов. Здесь важно понимать, что:
Отпускные и больничные: суммы относим к месяцам, за которые они начислены.
Прочие выплаты(премии, доплаты, надбавки, индексацию), относим к месяцу, в котором они были фактически начислены (сторнированы).
2️⃣ Рассчитанную помесячную сумму дохода сравнить с предельным НСЛ-доходом (если применяют НСЛ).
В 2025 году — 4240 грн. Если есть право на повышенную НСЛ на детей, предельный размер дохода следует умножить на количество детей.
3️⃣ Проверить, правильно ли определены суммы дохода и суммы НСЛ при применении льготы.
4️⃣ Взять уточненные данные и определить сумму НДФЛ, подлежащую уплате в бюджет, отдельно за каждый месяц 2025 года.
5️⃣Визначити общую сумму НДФЛ за 2025 год (суммировать месячные суммы).
6️⃣ Сравнить определенную по перерасчету сумму НФДО с фактической.
7️⃣ Отразить результат перерасчета (если он есть) в приложении 4ДФ за декабрь 2025 года.
Недоплата удерживается из следующих доходов работника.
Переплата уменьшает налоговые обязательства работника.
Примеры
Пример № 1 (переплата: удержали НДФЛ больше, чем нужно было)
| Месяц | Зарплата, грн | Примененная НСЛ, грн | Удержанный НДФЛ, грн | Уточненный доход | Правильная НСЛ | Правильный НДФЛ, грн |
| Январь | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 |
| Февраль | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 |
| Март | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 |
| Апрель | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Май | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Июнь | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Июль | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Август | 9300,00 | 6813,00 | 447,66 | 11200,00** | 6813,00 | 789,66 |
| Сентябрь | 13150,00* | 0,00 | 2367,00 | 11250,00*** | 6813,00 | 798,66 |
| Октябрь | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 |
| Листопад | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 |
| Декабрь | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 |
| Всего | 94450,00 | 47691,00 | 8416,62 | 94450,00 | 54504,00 | 7190,28 |
| * Зарплата с учетом всей суммы больничных, начисленных в сентябре 2025 г. (9150,00 грн зарплата 4000,00 грн больничные за август — сентябрь. НСЛ не применяли. | ||||||
| ** Зарплата (9300,00 грн) и больничные (1900,00 грн) за август 2025 г., после распределения. | ||||||
| *** Зарплата (9150,00 грн) и больничные (21000,00 грн) за сентябрь 2025 г., после распределения. | ||||||
Работница — одинокая мать троих детей в возрасте до 18 лет. Оклад — 20000 грн. Имеет право на НСЛ в сумме 6813,00 грн (2271,00 грн х 3 детей) при условии непревышения дохода размера 12720,00 грн (4240,00 грн х 3 детей).
В апреле — июле 2025 года работница была в неоплачиваемом отпуске.
В период с 26.08.2025 по 06.09.2025 находилась на больничном. Общая сумма больничных, начисленная в сентябре 2025 г., (условно) составляет 4000,00 грн, из них на август 2025 г. приходится 1900,00 грн, на сентябрь 2025 г. — 2100,00 грн.
Общий доход за август 2025 года составляет 11200,00 грн (9300,00 зарплата условно) 1900,00 больничные), а за сентябрь 2025 года — 11250,00 грн (9150,00 зарплата условно 2100,00 больничные).
Результат перерасчета — из дохода работницы излишне удержан ПФД в сумме 1226,34 грн. (8416,62 — 7190,28).
Если выявлено излишнее удержание НДФЛ, действуем так.
Основное правило: Сумма переплаты уменьшает налоговое обязательство за декабрь 2025 года.
Если переплата больше налогового обязательства за декабрь: уменьшаем НДФЛ в следующих месяцах (январь, февраль 2026 года) до полного возврата.
Бухгалтерский учет переплаты: Проводка: Дт 661 — Кт 641/НДФЛ (методом «красное сторно»).
В приложении 4ДФ за декабрь отражаем так, как показано на рисунке ниже 👇
Фрагмент приложения 4ДФ за декабрь 2025 года (переплата по НДФЛ)
Пример № 2 (недоплата: удержали меньше, чем надо было)
| Месяц | Зарплата, грн | Примененная НСЛ, грн | Удержанный НДФЛ, грн | Уточненный доход | Правильная НСЛ | Правильный НДФЛ, грн |
| Январь | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 |
| Февраль | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 |
| Март | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 | 12000,00 | 6813,00 | 933,66 |
| Апрель | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Май | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Июнь | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Июль | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Август | 9300,00 | 6813,00 | 447,66 | 11200,00** | 6813,00 | 789,66 |
| Сентябрь | 13150,00* | 0,00 | 2367,00 | 11250,00*** | 6813,00 | 798,66 |
| Октябрь | 13000,00 | 6813,00 | 1113,66 | 13000,00 | 0,00 | 2340,00 |
| Листопад | 13000,00 | 6813,00 | 1113,66 | 13000,00 | 0,00 | 2340,00 |
| Декабрь | 13000,00 | 6813,00 | 1113,66 | 13000,00 | 0,00 | 2340,00 |
| Всего | 97450,00 | 47691,00 | 8956,62 | 97450,00 | 34065,00 | 11409,30 |
| * Зарплата с учетом всей суммы больничных, начисленных в сентябре 2025 г. (9150,00 грн зарплата 4000,00 грн больничные за август — сентябрь. НСЛ не применяли. | ||||||
| ** Зарплата (9300,00 грн) и больничные (1900,00 грн) за август 2025 г., после распределения. | ||||||
| *** Зарплата (9150,00 грн) и больничные (21000,00 грн) за сентябрь 2025 г., после распределения. | ||||||
Возьмем за основу условия примера № 1. Только смоем то, что с октября 2025 года работнице подняли оклад на 1000 грн. И он составлял 13000,00 грн. То есть это больше предельного дохода для применения НСЛ (12720,00 грн). Но бухгалтер по ошибке продолжила удерживать НСЛ.
В результате перерасчета НДФЛ имеем недоплату по налогу в сумме 2452,68 грн (11409,30 — 8956,62).
Если выявлено занижение обязательства по НДФЛ, действуем так.
Основное правило: Недоплату удерживаем с любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения), начиная с декабря 2025 года.
Если суммы дохода недостаточно: Переносим остаток недоплаты на следующие месяцы (январь, февраль 2026 года и т. д.) до полного погашения.
Ограничения по ст. 128 КЗоТ: Размер удержаний из зарплаты не может превышать 20% суммы, подлежащей выплате работнику на руки. Если работник подаст заявление на удержание всей суммы недоплаты единовременно, ограничение в 20% не применяется.
Бухгалтерский учет недоплаты: Проводка Дт 661 — Кт 641/НДФЛ.
Отражение в приложении 4ДФ. В разд. I 4ДФ за декабрь 2025 года:
- В графах 4а и 4 указываем сумму НДФЛ с учётом недоплаты.
- Если недоплата превышает 20% или налогооблагаемый доход, остаток показываем в 4ДФ за следующие отчётные периоды.
