Что нельзя свалить на бухгалтера? Вся правда и подводные камни

Часто руководство говорит: „Ты же бухгалтер, веди и кадры, и военный учет“. И без доплат, и даже без оформления приказа. Так можно ли так делать? Давайте разберемся.

Что говорит закон?

В законодательстве вы не найдете запрета поручить бухгалтеру вести кадры. Ведь предприятие самостоятельно определяет свою структуру и штат.

Что касается военного учета, то здесь есть свои правила согласно Порядку № 1487. Если у вас более 500 работников, военный учет должен вести отдельный сотрудник (например, инспектор по военному учету код КП – 3439). Если меньше — учет можно возложить на того, кто ведет кадры. А в случае отсутствия штатной единицы службы персонала обязанности по ведению военного учета возлагаются на лицо, которое ведет учет работников на предприятии (п. 8 Порядку № 1487).

Таким образом, если на бухгалтера возложены обязанности по ведению кадрового учета, то и ведение военного учета также может быть возложено на него.

✍️ Может ли бухгалтер вести военный учет?

Но имейте в виду: такое лицо должно проходить повышение квалификации каждые 5 лет, и о нем следует сообщить ТЦК в течение 7 дней с момента издания соответствующего приказа (п. 13 Порядку №1487). Сообщение подается по форме, приведенной в приложении 1 к Порядку №1487.

Как все правильно оформить?

Здесь все зависит от того, есть ли в штатном расписании должность кадровика.

1️⃣ Первый вариант — если кадровика нет в штатном расписании, обязанности по ведению кадров можно прописать в должностной инструкции бухгалтера. То есть вы просто расширяете его функционал. Но есть нюанс. Если вы делаете это уже во время работы бухгалтера, то это считается изменением существенных условий труда. Согласно ст. 32 КЗоТ, работника нужно предупредить за 2 месяца. Хотя, в период действия военного положения действуют упрощенные правила: согласно ч. 2 ст. 3 Закона № 2136, достаточно уведомить бухгалтера до момента изменений.

🗂️ Итак, что нужно сделать:

• внести изменения в должностную инструкцию бухгалтера;
• ознакомить бухгалтера с ней под подпись.

В этом случае доплата не предусмотрена, так как обязанности уже включены в должностные. При этом, подписывая документы, бухгалтер остается бухгалтером — именно эту должность и указывает.

Но если бухгалтеру добавляется еще и ведение военного учета, то здесь другая ситуация.

Должна быть доплата до 50 % должностного оклада (п. 10 Порядку № 1487).

Если эти обязанности прописаны в инструкции — считается, что они уже оплачены в рамках оклада. А ТЦК все же настаивают на том, чтобы доплата была. Поэтому лучше выбрать другой вариант оформления.

2️⃣ Второй вариант – если кадровик в штатном расписании есть, тогда выбираем либо совмещение, либо совместительство.

Начнем с Совмещения: его суть в том, что вы договариваетесь с бухгалтером, что он дополнительно выполняет обязанности инспектора по кадрам и/или по военному учету. То есть параллельно со своей основной работой он должен вести и другую работу.

🗂️ Что нужно оформить:

• проверить штатное расписание (чтобы была должность инспектора);
• получить заявление от бухгалтера;
• издать приказ о совмещении с указанием доплаты;
• ознакомить с должностными инструкциями;
• сообщить в ТЦК (приложение 1 к Порядку № 1487).

С этого момента в документах бухгалтер может подписываться как «инспектор по кадрам и инспектор по военному учету».

И последний вариант — Совместительство: речь идет о том, что бухгалтер в основное рабочее время будет выполнять обязанности бухгалтера, а в свободное от этой работы время будет выполнять обязанности по ведению кадрового и военного учета (по совместительству).

В этом случае: • У бухгалтера будет 2 или даже 3 трудовых договора; • В табеле — отдельные строки на каждую должность; • Оплата — отдельно за каждую должность.

🗂️ Что нужно оформить:

• проверить или обновить штатное расписание;
• получить заявления от работника на совместительство;
• издать приказы о приеме на работу по совместительству + сообщить в ГНС;
• ознакомить с должностными инструкциями;
• сообщить в ТЦК (приложение 1 к Порядку № 1487).

Поэтому, друзья, выбирайте тот вариант, который вам подходит больше всего — главное, чтобы все было официально и правильно оформлено.