Штатное расписание: как правильно составить

Как правильно составить штатное расписание на предприятии в 2025 году и что грозит за его отсутствие?

Штатное расписание является основанием для расчета заработной платы, назначения работников на должности и легализации кадровой структуры предприятия. Ошибки в оформлении могут привести к финансовым санкциям или оспариванию трудовых решений. Поэтому знание основных этапов составления и утверждения штатного расписания — обязательная часть компетенций бухгалтера.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который определяет:

• ✅ Структуру предприятия;
• 👤 Количество штатных единиц (работников);
• 💰 Должностные оклады;
• ➕ Надбавки и доплаты (если они имеют постоянный характер).

Штатное расписание составляется в соответствии с Классификатором профессий ДК 003:2010 и нормами ДСТУ 4163:2020.

Этапы составления и утверждения штатного расписания

1. 📄 Составление проекта штатного расписания

Действие	Объяснение
🔹 Определение структуры	Создайте схему подразделений предприятия
🔹 Перечень должностей	Определите названия профессий в соответствии с Классификатором
🔹 Численность	Установите количество работников по каждой должности
🔹 Оклады и доплаты	Рассчитайте должностные оклады, надбавки, премии, доплаты

📌 Совет: обязательно зафиксируйте все элементы оплаты труда, которые имеют постоянный характер.

2. 🖊 Утверждение штатного расписания

Действие	Объяснение
📝 Приказ или гриф	Штатное расписание может утверждаться через отдельный приказ или гриф утверждения на самом документе
📅 Дата утверждения и введения в действие	Эти даты могут не совпадать — лучше указывать обе

📌 Рекомендация: утверждать штатное расписание до начала нового календарного или финансового года.

3. 🔁 Внесение изменений в штатное расписание

Причины изменений	Варианты оформления
🔸 Изменение структуры	Например, создание или ликвидация отдела
🔸 Сокращение или увеличение штата	Связано с изменением объемов работ
🔸 Изменение окладов или названий должностей	Переаттестация, изменения в классификаторе
📃 Если изменений немного	Издается приказ об изменениях
📃 Если изменений много	Штатное расписание оформляется в новой редакции (с новой датой утверждения)

4. ⚙ Дополнительные требования

Ситуация	Действия
🏛 Предприятие имеет вышестоящую организацию	Необходимо согласование штатного расписания с материнской структурой
🏘 Предприятие подконтрольно местной власти	Осуществляется согласование с органами местного самоуправления, если это предусмотрено уставом или нормативами

Ответственность за отсутствие штатного расписания

Нарушение	Санкция
❌ Отсутствие штатного расписания	Штраф в размере одной МЗП (ч. 2 ст. 265 КЗоТ)
⚠ Административное нарушение	Штраф от 510 до 1700 грн (ст. 41 КУоАП)

📍 Госслужба труда проверяет наличие штатного расписания обязательно, особенно во время инспекций по вопросам труда.

Роль штатного расписания в трудовых отношениях

• Без должности в штатном расписании принять работника невозможно.
• Оклад работника должен соответствовать штатному расписанию.
• Штатное расписание — основание для выплат, надбавок, изменения условий труда.
• При сокращении должности именно штатное расписание является основой для увольнения.

Выводы: как правильно оформить штатное расписание в 2025 году

🔹 Штатное расписание — это обязательный кадровый документ для юридических лиц.
🔹 Оно должно содержать названия должностей, количество штатных единиц, оклады и постоянные доплаты.
🔹 Утверждается до начала года и хранится не менее 3 лет.
🔹 Отсутствие штатного расписания — нарушение трудового законодательства с финансовыми последствиями.
🔹 Бухгалтеру важно следить, чтобы должности, оклады и доплаты в отчетности соответствовали штатному расписанию.

🚀 Полезные материалы
Штатные расписания и тарификации учреждений образования: кто утверждает?
Штатное расписание: как составить и утвердить
Составляем штатное расписание
Повышение окладов: приказ, штатное расписание, уведомление