Штатное расписание: утверждаем ежегодно?
Многие работодатели ежегодно утверждают новое штатное расписание. Поэтому подготовить его нужно уже сейчас. Наши советы на эту тему вам точно помогут.
Действующее законодательство Украины не дает четкого определения понятия штатного расписания (иногда будем назвать его ШР для сокращения). Но на практике этот документ является внутренним нормативным актом предприятия, который устанавливает структуру, численность работников, должностные оклады и тарифные ставки. Его необходимость обусловлена как трудовым законодательством, так и для защиты интересов работодателя в случае трудовых споров или других ситуаций.
Обязателен или нет?
Согласно ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины, предприятие самостоятельно определяет организационную структуру, численность работников и утверждает штатное расписание.
Также его обязательность подтверждают:
- Письма Минсоцполитики от 27.06.2007 № 162/06/187-07, от 13.09.2019 № 1127/0/204-19) и письмом Минтруда от 17.06.2008 № 165/06/186-08, которые указывают на необходимость ведения этого документа;
- Потребностью в выполнении законодательных требований по оплате труда (минимальные государственные гарантии).
Штатное расписание также необходимо для:
- Защиты интересов работодателя в трудовых спорах.
- Сокращения численности или штата работников.
- Подачи сведений о вакансиях в службу занятости.
Если ШР нет
Отсутствие штатного расписания может быть расценено как нарушение трудового законодательства. А за это грозит:
- Финансовыми санкциями: штраф в размере одной минимальной зарплаты(ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
- Административным штрафом: от 510 до 1 700 грн(ч. 1 ст. 41 КУоАП).
Примечание: штрафы по ст. 265 КЗоТ не применяются во время военного положения, если нарушение будет устранено в сроки, установленные контролирующим органом(Закон № 2136).
Утверждаем ежегодно?
Законодательство Украины не требует обязательно ежегодно утверждать новый ШР. Периодичность его утверждения зависит от внутренних процедур предприятия и установленного порядка документооборота.
Когда нужно ежегодно утверждать штатное расписание?
- Установлено внутренним порядком: если в документах предприятия указано, что штатное расписание утверждается ежегодно, или если в самом штатном расписании указано, что оно действует в течение определенного года, тогда новое штатное расписание нужно утверждать ежегодно.
- Изменения в структуре: если вносятся изменения в организационную структуру, численность работников, оклады и т. п., следует утвердить новое штатное расписание, даже если оно еще формально действует.
Когда утверждение не нужно ежегодно?
- Длительное действие: если в штатном расписании не указан период действия (например, «на 2024 год»), а указана только дата введения в действие, оно может действовать бессрочно, пока не возникнет необходимость его изменить.
- Отсутствие изменений: если в структуре предприятия или фонде оплаты труда ничего не меняется, новое штатное расписание утверждать не обязательно.
Требования к оформлению
- Форма документа:
- Для коммерческих предприятий штатное расписание составляется в произвольной форме.
- Можно использовать форму, утвержденную Минфином для бюджетных организаций(приказ от 28.01.2002 № 57), но это необязательно.
- Соответствие ДСТУ 4163:2020:
- С 01.09.2021 стандарт является обязательным для всех юридических лиц независимо от формы собственности.
- Документ должен содержать реквизиты: название предприятия, код ЕГРПОУ, название документа, дату утверждения, подписи должностных лиц.
- Содержание штатного расписания:
- Наименование структурных подразделений.
- Перечень должностей и профессий.
- Количество штатных единиц.
- Размеры должностных окладов и тарифных ставок.
- Сведения о фонде оплаты труда.
- Размеры доплат и надбавок (при необходимости).
ШР утверждают приказом. Его пример приведен на рис. ниже.
Рис. Приказ об утверждении штатного расписания
Особенности заполнения
Наименование должностей в штатном расписании должны соответствовать Классификатору профессий (ДК 003:2010) и совпадать с записями в кадровых документах (приказах, трудовых книжках).
Применять сдвоенные названия нельзя. Должности типа «бухгалтер-кассир» не допускаются, если они не предусмотрены Классификатором.
Должности совместителей обязательно указываются в штатном расписании. Например, для работника, выполняющего 50% нормы времени, можно указать 0,5 штатной единицы.
Для работников со сдельной оплатой в штатном расписании можно указывать только количество штатных единиц.
ВЫВОДЫ
- Штатное расписание — важный внутренний документ предприятия, необходимый для соблюдения трудового законодательства.
- Его составление в соответствии с ДСТУ 4163:2020 и другими нормативными актами не только обеспечивает выполнение требований закона, но и помогает работодателю избегать недоразумений во время трудовых споров или проверок контролирующими органами.
- За отсутствие штатного расписания грозят штрафы.
- Переутверждать ШР ежегодно не обязательно. Но можно, если это необходимо.