Сколько хранить первичные документы: 3, 5 или 7 лет?

Требования относительно сроков хранения первичных документов распространяются на всех субъектов хозяйствования — в частности, на ФЛП: 1095, 1825, 2555 дней?

Согласно п. 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

В течение какого срока плательщик должен хранить первичку?

Минимальные сроки хранения первичных документов, установленные НКУ.

Согласно п. 44.3 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее:

• 2555 дней — для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля, в частности, относительно трансфертного ценообразования, контролируемыми иностранными компаниями и нерезидентами (пп. 44.3.1 НКУ);
• 1825 дней — для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, в частности, плательщиками налога на прибыль (резидентами и нерезидентами), неприбыльными организациями и юрлицами на ЕН (групп3 и 4), за исключением документов, к которым срок хранения установлен 2555 дней (пп. 44.3.2 НКУ);
• 1095 дней — для других документов, на которые не распространяются требования п.п. 44.3.1, 44.3.2 НКУ (п.п. 44.3.3 НКУ). В частности, это минимальный срок хранения первичных документов ФЛП;
• 1095 дней — для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы (абзац первый пп. 44.3.4 НКУ). В частности, это РРО-первичка.

От какой даты отсчитывать сроки хранения документов

Сроки хранения документов рассчитывайте со дня подачи налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НКУ, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности. Для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, — со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов — со дня завершения срока их действия) (абзац второй пп. 44.3.4 НКУ).

Требования законодательства относительно сроков хранения типовых документов

Минимальные сроки хранения типовых документов определены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (с последующими изменениями).

В частности, в отношении документов по кадровым вопросам, например, по оплате труда и копий военно-учетных документов в личном деле работника — минимальный срок хранения 75 лет.

Выводы

1. Требования относительно минимальных сроков хранения первички распространяются на всех субъектов хозяйствования, в частности — на ФЛП.
2. Срок хранения по общему правилу отсчитывайте от даты представления отчетности, которую формировали на основании такой первички.
3. Общий срок хранения типовой первички для юрлиц — в частности, на ЕН — 1825 дней (т. е. 5 лет), для ФЛП — 1095 дней (т. е. 3 года).