Спецодежда работникам: как учесть и обложить налогами

Часто под спецодеждой могут понимать специальную, форменную или фирменную одежду для работников. Разберем различия между ними. А также правила бухгалтерского и налогового учета.

Специальная одежда (спецодежда)

Назначение и обязанность выдачи

Спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты (СИЗ), которые работодатель обязан предоставлять работникам на работах с вредными и опасными условиями труда (ст. 163 КЗоТ).

Обязанность выдачи определяется также ст. 8 Закона Украины «Об охране труда». Работодатель может дополнительно, сверх установленных норм, предоставлять СИЗ, если фактические условия труда этого требуют.

Нормы выдачи

Нормы бесплатной выдачи СИЗ для общих профессий в разных отраслях промышленности утверждены приказом № 62 от 16.04.2009 (да, он утратил силу, но потом это отменили).

Дополнительные требования содержат Минимальные требования № 1804 и другие отраслевые нормативные документы.

Цель использования

Спецодежда обеспечивает защиту работников от физических, химических, биологических или метеорологических рисков, возникающих в процессе работы.

Она является обязательным элементом охраны труда на предприятии.

Особенности отраслевых нормативов:

Перечень вредных условий и необходимых СИЗ различается в зависимости от отрасли. Например:

• Для предприятий авиационной отрасли — Перечень № 307.
• Для строительной отрасли — Перечень № 576.

Форменная одежда

Назначение

Форменная одежда используется для выделения работников определенной отрасли или организации (например, Нацполиция, ВСУ, таможенная служба).

Она должна символизировать принадлежность к организации и выполняемым функциям.

Нормативное регулирование

Условия выдачи форменной одежды регулируются отраслевыми актами или трудовыми/коллективными договорами.

Например:

• Для работников таможенной службы — ст. 552 Таможенного кодекса Украины.
• Для должностных лиц Укртрансбезопасности — приказ № 256 от 26.07.2017 (ему на замену придет приказ от 16.07.2024 № 642).

Обеспечение

Работодатель обязан обеспечивать работников форменной одеждой бесплатно, если это предусмотрено нормативно-правовыми актами или договором.

Фирменная одежда

Назначение

Основная цель фирменной одежды — рекламирование бренда, создание узнаваемости компании и формирование ее положительного имиджа.

Особенности

Выдача фирменной одежды не является обязательной и осуществляется по решению работодателя.

Одежда может предоставляться бесплатно или за плату.

Регулирование

Выдача фирменной одежды не регулируется законодательно, поэтому предприятие самостоятельно устанавливает порядок обеспечения работников.

Бухгалтерский учет

Оприходование

Спецодежда (СИЗ), а также форменная и фирменная одежда сроком полезного использования до 1 года учитывается на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» (МБП). То есть проводка Дт 22 Кт 631.

Если срок полезного использования свыше 1 года:

• При стоимости до 20 000 грн — субсчет 112 «Малоценные необоротные материальные активы» (МНМА): Дт 153 Кт 631 и Дт 112 Кт 153.
• При стоимости свыше 20 000 грн — субсчет 109 «Прочие основные средства»: Дт 152 Кт 631 и Дт 109 Кт 152. Учтите, стоимостный предел предприятие устанавливает самостоятельно. Обычно ориентируются на нормы НКУ.

В соответствии с п.п. 14.1.138 НКУ основное средство (ОС) — это материальные активы, в том числе запасы полезных ископаемых, которые имеют стоимость свыше 20 000 грн и постепенно уменьшаются из-за физического или морального износа, предназначенные для использования в хозяйственной деятельности плательщика налога. И опять же здесь речь идет о том, что ОС признаются таковыми, если у них ожидаемый срок полезного использования более одного года.

Передача в использование

МБП списываются сразу на расходы по счетам Дт 23, 91, 92, 93 в зависимости от назначения одежды — Кт 22.

МНМА амортизируются одним из методов: 50 % в месяце ввода, 50 % — в месяце списания или 100 % в месяце ввода. Это отражают проводками Дт 23, 91, 92, 93 Кт 131, 132.

Списание

МБП списываются по аналитике без бухгалтерской записи. Ведь он уже списан при передаче в использование.

МНМА списываются с остаточной стоимостью через счет 976:

• Дт 976 Кт 109 (списана остаточная стоимость спецодежды, если она есть),
• Дт 131 Кт 109 или Дт 132 Кт 112 (списан износ, начисленный по спецодежде).

Документальное оформление

• Для СИЗ (спецодежды) ведется личная карточка учета.
• Форменная одежда документируется по отраслевым нормативам.
• Фирменная одежда — по самостоятельно разработанным формам.

Также вам будут полезны статьи Как отличить офисные МБП и МНМА
и МНМА и МБП: бухгалтерский и налоговый учет.

Налоговый учет

В дальнейшем назовем все три вида одежды — спецодеждой.

Налог на прибыль

Расходы на приобретение и амортизацию спецодежды отражаются по правилам бухучета. Налоговые разницы возникают только для необоротных активов, стоимость которых превышает 20 000 грн.

НДС

Налоговый кредит по приобретению спецодежды возможен при условии наличия зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной.

В случае использования в необлагаемой деятельности нужно начислить компенсирующие налоговые обязательства.

НДФЛ и ВС

Выдача спецодежды во временное пользование не является объектом налогообложения (пп. 165.1.9 НКУ). Следовательно, ни НДФЛ, ни ВС удерживать не нужно. Но в приложении 4ДФ к Объединенному зарплатному отчету ее стоимость все равно отразить нужно — с признаком дохода «136».

А вот если работник не вернет спецодежду после увольнения, это считается его доходом с соответствующим налогообложением. В то же время если бывший работник компенсирует работодателю остаточную стоимость такой спецодежды, то налогообложение не грозит (см. консультацию из категории 103.04 ЗІР ГНС).

ЕСВ

ЕСВ на стоимость выданной спецодежды не начисляют. Это прямо предусмотрено п. 5 р. II Перечня № 1170.

Единый налог. Операции по приобретению и выдаче спецодежды не влияют на объект обложения единым налогом. Доход, являющийся объектом налогообложения, не возникает (ст. 292 НКУ).

ВЫВОДЫ

1. Обеспечение работников спецодеждой (СИЗ) и форменной одеждой является обязанностью работодателя, а фирменная одежда предоставляется исключительно по его решению.
2. В бухучете учет всей одежды для работников зависит от назначения, срока полезного использования и ее стоимости.
3. На единый налог закупка и выдача одежды не влияет.
4. Налоговые разницы по налогу на прибыль отсутствуют.
5. НК по НДС отражают при наличии зарегистрированной НН. А при использовании одежды в необлагаемых операциях следует начислить «компенсирующие» НО по НДС.
6. Выдача одежды во временное пользование не является налогооблагаемым доходом работника. Поэтому НДФЛ и ВС не удерживают. А налогообложения при «присвоении» одежды работником можно избежать, если компенсировать остаточную стоимость.
7. ЕСВ на стоимость одежды, выданной работникам, не начисляют.