Срок хранения электронных отчетов по ЕСВ

🗂️ Сколько лет нужно хранить архив файлов электронных документов — отчетов по ЕСВ?

Ответ Главного управления ГНС в Днепропетровской области — 75 лет.

Общее правило хранения электронных документов

📌 В соответствии с ст. 13 Закона Украины «О электронных документах и электронном документообороте», электронные документы должны храниться не менее срока, установленного для бумажных документов. То есть, если закон требует хранить документ в бумажной форме определенное количество лет, то электронный файл отчетности должен храниться столько же.

Обязанность предприятия по хранению документов

📚 Согласно ст. 8 Закона № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», на руководителя предприятия возлагается ответственность за:

• организацию бухгалтерского учета;
• фиксацию фактов осуществления хозяйственных операций;
• сохранение первичных документов, регистров и отчетности не менее трех лет, если законом не установлен более длительный срок.

Это общая минимальная планка для документов, связанных с финансовой деятельностью.

Перечень № 578/5: специальные сроки для отчетности по ЕСВ

🗂️ Ключевое значение для отчетности по ЕСВ имеет Перечень типовых документов, утвержденный приказом Минюста № 578/5.

В разделе I, глава 7, ст. 678, п. 7.1 Перечня установлено:

Сведения о застрахованном лице, включая персонализированные данные (отчеты по ЕСВ), хранятся 75 лет.

К таким документам относятся:

• Отчет о суммах начисленной заработной платы застрахованных лиц;
• суммы начисленных страховых взносов;
• данные персонализированного учета;
• все формы отчетов по ЕСВ, включая поданные в электронном виде.

Как долго хранить архив электронных файлов ЕСВ?

▶️ Вывод для бухгалтера: электронные файлы отчетов по ЕСВ необходимо хранить 75 лет.

Это касается всех периодов, начиная с 2011 года, когда отчетность по ЕСВ была интегрирована в систему персонализированного учета.