Сроки хранения кадровых документов

Рассмотрим основные положения относительно сроков хранения документов, в том числе кадровых. А также принципы их уничтожения.

Сроки хранения документов

Документы делятся на два типа: временного и длительного хранения. Сроки хранения документов (среди них и кадровых) приведены в Перечне № 578/5.

Документы временного хранения (1, 3 или 5 лет):

• 1 год: правила внутреннего трудового распорядка (после замены новыми), графики отпусков и т. п.
• 3 года: графики сменности, учет рабочего времени и т. п.
• 5 лет: приказы о краткосрочных командировках, предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков и т. п.

Документы длительного хранения (свыше 10 лет):

К ним относятся, например, приказы о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков в связи с тяжелыми, вредными условиями труда.

Срок хранения некоторых документов — 75 лет (например, приказы об отпусках по уходу за ребенком).

Важно! Сроки хранения документов на электронных носителях такие же, как и для бумажных документов.

Исчисление сроков хранения

Сроки хранения начинают исчислять с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Например, для документов, завершенных в 2024 году, срок хранения начинается с 1 января 2025 года.

Важность правильного хранения

Приказы о дополнительных отпусках или компенсации за вредные условия труда следует хранить 75 лет. Другие приказы, например, о ежегодных основных отпусках, хранятся 5 лет. Это важно для защиты прав работников и избежания юридических проблем в будущем.

Процедура уничтожения документов

1. Создание экспертной комиссии. Она состоит из специалистов архивного дела, работников службы делопроизводства, руководителей структурных подразделений. Комиссия оценивает ценность документов.

2. Проведение экспертизы ценности документов. Проверяется срок хранения документов. Запрещено отбирать документы для уничтожения только по заголовкам дел.

3. Составление акта изъятия документов. Акт составляется по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5. Его составляют в двух экземплярах и утверждает руководитель предприятия.

4. Согласование акта. Его подают на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива или органа местного самоуправления.

5. Уничтожение документов. Документы сдают в организации по заготовке вторсырья. Информация об уничтожении (дата, вес, номер накладной) указывается в актах.