Табель учета рабочего времени: важное в 2025 году
Табель учета использования рабочего времени. Кому нужен? Как заполнить? Условные обозначения. Штраф за неведения. Обо всем этом — в статье.
Цель ведения табеля учета рабочего времени
Согласно ч. 2 ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда», работодатель обязан вести достоверный учет выполненной работником работы и учет расходов на оплату труда.
📢 Основной инструмент для этого — табель учета рабочего времени. Это документ, в котором поименно указываются все работники предприятия (отдельно по отделам или в целом по предприятию), а также фиксируется все отработанное время и отклонения — больничные, отпуска, командировки и т.д.
Для чего нужен табель для работы
| Цель использования | Объяснение |
|---|---|
| 💼 Расчет заработной платы | Для всех категорий работников, особенно тех, чья зарплата зависит от количества часов |
| ⏱ Контроль рабочего времени | Помогает проверить соблюдение графика и режима |
| 🧾 Начисление выплат | Данные для начисления отпускных, больничных, декретных, оплаты за командировки |
| 📈 Статистическая отчетность | Основной источник информации для отчетов по труду |
Это не просто формальный документ — табель является базой для всех расчётов с работниками. Он влияет на правильность начисления зарплаты, учёта времени работы, соблюдения трудового законодательства и, конечно же, является предметом проверки со стороны Гоструда.
Кто обязан вести табель учета рабочего времени
‼️Згідно с разъяснением Минтруда(письмо от 13.05.2010 № 140/13/116-10), учет рабочего времени обязаны вести все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и количества работников. Это касается как юридических лиц, так и физических лиц-предпринимателей (ФЛП), использующих наемный труд.
Есть работник — должен быть табель! Даже если в штате только один человек, работодатель обязан оформлять табель учета рабочего времени.
📌 Такой подход позволяет:
- обеспечить прозрачный учет отработанного времени;
- избежать штрафов во время проверок Гоструда;
- правильно начислять зарплату и другие выплаты.
Кого вносят в табель
табелируют:
| Категория работников | Особенности учета |
|---|---|
| Постоянные штатные работники | Все без исключения |
| Работники по срочным трудовым договорам | Вносятся так же, как и штатные |
| Внутренние совместители | Вносятся дважды — отдельно по основному месту и совместительству |
| Внешние совместители | Получают отдельный табельный номер |
не табелируют ❌ Не табелируют:
| Категория | Причина |
|---|---|
| Лица по ГПД (гражданско-правовым договорам) | Это не наемные работники — табелирование не предусмотрено |
🆔 Табельный номер:
- Присваивается каждому работнику.
- Не рекомендуется повторно использовать табельный номер работника, который уволился или переведен, в течение трех лет — во избежание путаницы.
📍 В случае совмещения должностей в пределах одного работодателя — отдельный табельный номер не предоставляется.
Форма табеля учета рабочего времени
Основной документ:
Табель типовой формы № П-5 — утвержден приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489.
⚠️ Обратите внимание!
Этот приказ не зарегистрирован в Минюсте, поэтому форма П-5 носит рекомендательный характер.
Что важно знать:
| Вопросы | Пояснение |
|---|---|
| 📉 Что содержит форма П-5 | Только минимальные показатели, необходимые для статистических отчетов |
| 🛠 Можно ли менять форму? | Да, можно дополнять собственными реквизитами для удобства учета |
| 📝 Можно разработать собственную форму? | Да, главное — учет явок и неявок в соответствии со статистическими формами отчетности |
| 🔍 Источники | Примечание 2 к форме № П-5; письма Госкомстата от 19.03.2010 № 17/1-25/ж61/10/59 и Госстата от 12.01.2012 № 9/4-10/9 |
🧩 Собственная форма — это не нарушение, а гибкий инструмент для адаптации под нужды предприятия. Главное — чтобы она содержала все необходимые данные для начисления зарплаты и отчетности.
Скачать табель учета рабочего времени бланк в ворд и эксель👉
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
1️⃣ Ежемесячное открытие табеля. Табель открывают с 1-го числа каждого месяца и закрывают последним днем этого же месяца. Для каждого месяца оформляется отдельный табель.
2️⃣ Дата заполнения табеля. Нет утвержденных норм, когда именно надо закрывать табель. Это определяется локальными документами предприятия. Можно закрывать табель в последний рабочий день месяца или в первый рабочий день следующего месяца.
3️⃣ Подготовка нового табеля. Табель следующего месяца готовят за 2 — 3 дня до начала на основе предыдущего, учитывая принятых/уволенных работников.
4️⃣ Ведение табеля. В течение месяца в табеле фиксируют все события, а в конце — подводят итоги по часам каждого работника.
5️⃣ Кто заполняет табель. Уполномоченный работник ведёт табель, который подписывает также руководитель подразделения. Далее документ проверяет кадровик и передаёт в бухгалтерию.
6️⃣ Частота подачи в бухгалтерию. По нормам КЗоТ зарплата выплачивается дважды в месяц. Поэтому табель или сводные данные об отработанном времени следует передавать в бухгалтерию дважды.
7️⃣ Документальное подтверждение. Данные табеля базируются на документах: приказы, больничные, справки и пр. При отсутствии подтверждений — ставим код НЗ (невыясненная причина).
8️⃣ Метод ведения табеля
- Сплошная регистрация — отметки о явке всех работников
- Регистрация отклонений — фиксируются только отклонения (прогулы, отпуска и т.д.)
9️⃣ Строки в табеле
- Верхняя строка: часы
- Нижняя строка: условные обозначения (отпуска, больничные, ночные и т.д.)
🔟 Коды в табеле. Форма № П-5 имеет условные обозначения, которые можно дополнить собственными. Например:
- отпуск при рождении ребенка
- отпуск участникам боевых действий
- отпуск без сохранения зарплаты из-за военного положения
| Условные обозначения | Код буквенный | Код цифровой |
| Часы работы, предусмотренные колдоговором | Р | 1 |
| Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству | РС | 2 |
| Вечерние часы работы | ВЧ | 3 |
| Ночные часы работы | РН | 4 |
| Сверхурочные часы работы | НУ | 5 |
| Часы работы в выходные и праздничные дни | РВ | 6 |
| Командировки | ВД | 7 |
| Основной ежегодный отпуск (ст.6 Закона Украины «Об отпусках») | В | 8 |
| Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона Украины «Об отпусках») | Д | 9 |
| Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» | Ч | 10 |
| Творческий отпуск (ст.16 Закона Украины «Об отпусках») | ТВ | 11 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст.13, 14, 15,151 Закона Украины «Об отпусках») | Н | 12 |
| Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.12, 13, 17 ст. 25 Закона Украины «Об отпусках») | НБ | 13 |
| Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п. 3, 12, 13, 17 Закона Украины «Об отпусках») | ДБ | 14 |
| Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона Украины «Об отпусках») | ДО | 15 |
| Отпуск в связи с беременностью и родами (статья 17 Закона Украины «Об отпусках») и отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона Украины «Об отпусках») | ОП | 16 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-ти летнего возраста (ст. 25 п.3 Закона Украины «Об отпусках») | ДД | 17 |
| Отпуск без сохранения заработной платы по согласию сторон (статья 26 Закона Украины «Об отпусках») | НА | 18 |
| Прочие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ) | БЗ | 19 |
| Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю) | НД | 20 |
| Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования | НП | 21 |
| Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т.д.) | ИН | 22 |
| Простои | П | 23 |
| Прогулы | ПР | 24 |
| Массовые невыходы на работу (забастовки) | С | 25 |
| Оплачиваемая временная нетрудоспособность | ТН | 26 |
| Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др. подтвержденная справками лечебных учреждений) | НН | 27 |
| Неявки по невыясненным причинам | НЗ | 28 |
| Другие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями | ИВ | 29 |
| Другие причины неявок | І | 30 |
📌 Совет: Все дополнительные коды и методы заполнения стоит закрепить во внутренних положениях предприятия.
Исправления в табеле
Важно знать:
Подчистка или самовольное исправление данных в табеле не допускается. Если табель уже передан в бухгалтерию и на его основании начислена зарплата — изменения следует оформлять через корректирующий табель.
📑 Что стоит предусмотреть внутренними документами:
- В Положении о табельном учете нужно прописать, как именно вносить исправления.
- Уточните, кто ответственный за подготовку корректирующего табеля.
На что опираемся при внесении изменений:
- Исправления допускаются только при наличии подтверждающих документов: приказов, больничных, справок и т. п.
Пример ситуации: Если работнику неправильно отметили выходной день как рабочий — это исправляется не исправлением старого табеля, а созданием нового — корректирующего.
Ответственность за отсутствие табеля
🔍 Что говорит законодательство?
Согласно ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда», каждый работодатель обязан вести достоверный учет рабочего времени работников и учет расходов на оплату труда. Это — зона внимания во время проверок Гоструда.
⛔ ВАЖНО:
Табель учета (форма № П-5) — лишь один из способов фиксации рабочего времени. Если предприятие ведет другой достоверный учет, штраф за отсутствие именно табеля не применяется.
Санкции за отсутствие учета рабочего времени
| Вид ответственности | Сумма штрафа |
|---|---|
| 💰 Финансовая (по ст. 265 КЗоТ) | 1 минимальная зарплата (в 2025 = 8000 грн) |
| 👤 Административная (на должностных лиц, ч. 1 ст. 41 КУоАП) | от 510 до 1 700 грн |
Совет: даже если предприятие выбирает другой способ учета, это должно быть зафиксировано в локальном нормативном акте (например, в Положении об учете рабочего времени)