Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности: что нужно при приеме на работу
С 2021 года при трудоустройстве кандидаты могут подавать не только бумажную трудовую книжку, но и Сведения о трудовой деятельности из реестра Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
Что требует закон при трудоустройстве
В соответствии с ч. 2 ст. 24 КЗпП, при заключении трудового договора гражданин обязан подать:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (при наличии) или Сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц;
- документы об образовании, воинском учете, медицинские справки (при необходимости).
👉 То есть работник сам выбирает, какой документ предоставить – трудовую книжку или Сведения о трудовой деятельности.
Если кандидат подает трудовую книжку
Необходимо подать оригинал трудовой книжки.
Если страницы закончились — оформляется вкладыш (но он действителен только вместе с книжкой).
Если книжка утеряна или испорчена — предоставляется дубликат.
❌ Не принимаются: копии, сканы или вкладыши без самой книжки.
🔎 Важные нюансы:
- Если в книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы (например, работодатель остался на оккупированной территории) — это не препятствует новому трудоустройству. Работодатель не имеет права требовать копию приказа об увольнении или другие подтверждающие документы.
- После 10.06.2021 года работники сами решают, продолжать ли вести бумажную трудовую книжку. Поэтому записи могут отсутствовать даже у тех, кто работал после этой даты.
- С 10.06.2021 работодатель больше не принимает бумажную трудовую книжку на хранение. Он только вносит записи в нее и возвращает работнику.
Если кандидат подает Сведения о трудовой деятельности
- Документ можно сформировать на портале ПФУ («Витяг з ЕТК»).
- Может подаваться как в распечатанном виде, так и в формате pdf.
- В выписке отображаются все места работы, даты приема и увольнения, реквизиты документов.
⚠️ Но есть нюанс: данные об увольнении появятся в Реестре только после того, как предыдущий работодатель подаст соответствующий Налоговый расчет (приложение Д5). Поэтому возможны ситуации, когда человек уже уволился, но в Сведениях этой записи еще нет. Это также не является препятствием для приема на работу.
❌ Важно: выписка из Реестра застрахованных лиц, справки ОК-5 или ОК-7 не приравниваются к Сведениям о трудовой деятельности.
🗂️ Документ нового работника: ОК-5, ОК-7, Выписка из ЕТК или Выписка из РЗО?
🗂️ Как получить выписку из электронной трудовой книжки: инструкция 2025
Трудовая книжка или Сведения: что в приоритете
Законодательство не определяет приоритет.
Работник может предоставить любой из двух документов.
Возможна ситуация, когда у работника есть и трудовая книжка, и Сведения о трудовой деятельности. В таком случае можно работать с обоими документами, например:
- работодатель делает запись в книжке;
- параллельно хранит копию Сведений в кадровом деле.
Что подают совместители
👥 Для совместителей также действует требование ч. 2 ст. 24 КЗпП. Но следует учитывать:
- Трудовая книжка ведется только по основному месту работы (п. 1.1 Инструкции № 58).
- Если книжка хранится у работодателя по основному месту, для работы по совместительству работник обычно подает Сведения о трудовой деятельности.
- Если работник после 10.06.2021 хранит книжку у себя, он может предоставить ее для ознакомления, но вносить запись о работе по совместительству в книжку нельзя (это делается только по желанию работника и отдельным порядком).
Выводы
- При трудоустройстве работник должен подать или трудовую книжку, или Сведения о трудовой деятельности.
- Приоритета между этими документами нет — выбор делает работник.
- Нельзя требовать вместо них справки ОК-5, ОК-7 или другие справки из ПФУ.
- В случае работы по совместительству обычно подаются Сведения, а не книжка.
- Работодатель работает с тем документом, который предоставляет кандидат, и не обязан проверять или подтверждать факт увольнения с предыдущего места работы.
