Участие в семинаре: обучение, повышение квалификации или командировка?

Считается ли участие работников в семинаре обучением? Это повышение квалификации или командировка? Удерживают ли НДФЛ, военный сбор, начисляют ли ЕСВ?

Участие работников в семинарах может рассматриваться как обучение или повышение квалификации при определенных условиях. Согласно нормативным актам и разъяснениям Министерства социальной политики, участие в семинаре может быть оформлено как повышение квалификации или командировка.

Об этом вы можете почитать здесь 👉 Отправляем работника на семинар/тренинг

Повышение квалификации

Если после семинара работники получают дополнительные профессиональные знания, навыки и умения, что удостоверяется соответствующими документами. В этом случае работодатель должен оформить приказ о направлении работника на повышение квалификации.

НДФЛ и ВС

Расходы, связанные с повышением квалификации, в частности суточные, расходы на проезд и проживание, не подлежат обложению НДФЛ. Это следует из п.п. 165.1.37 НКУ, согласно которому такие расходы не учитываются как доходы работника, поскольку повышение квалификации для определенных категорий работников (например, учителей) является обязательным по требованию законодательства.

В то же время сумма среднего заработка за время, когда работник находится на курсах повышения квалификации, является объектом обложения НДФЛ. Это отражается в п.п. 164.2.1 НКУ, и такая выплата облагается налогом по ставке 18% как обычная заработная плата, согласно п. 167.1 НКУ.

Аналогичная ситуация с военным сбором. Его удерживают из среднего заработка за время повышения квалификации по ставке 5%.

ЕСВ

С ЕСВ та же самая история.

Расходы на повышение квалификации работников (такие как суточные, проезд, проживание и т. п.) не включаются в базу для начисления ЕСВ. Это объясняется тем, что эти расходы не входят в фонд оплаты труда, в соответствии с п. 3.24 Инструкции № 5 и п. 9 разд. II Перечня № 1170. Таким образом, на эти суммы не начисляется ЕСВ.

А вот сумма среднего заработка за время прохождения курсов повышения квалификации относится к фонду оплаты труда как оплата за неотработанное время. Это отражено в п.п. 2.2.12 Инструкции № 5. Таким образом, средний заработок за время курсов является обычной заработной платой, на которую начисляется ЕСВ на общих основаниях по ставке 22%. Это предусмотрено ст. 7 и ст. 8 Закона о ЕСВ.

📘 Подробнее об этом — в статье Расходы на повышение квалификации: налогообложение и отражение в отчетности

Командировка

Если семинар проводится в другом населенном пункте и оформляется служебная командировка. Это чаще всего используется на практике, когда заключается договор о предоставлении информационно-консультационных услуг, а организаторы семинара предоставляют акт о таких услугах.

Правильное оформление договора и актов

Информационно-консультационные услуги предоставляются на основании заключенного договора между организатором мероприятия и предприятием (ФЛП).

‼️Важливим является то, что договор должен четко указывать, что получателем услуг является предприятие (ФЛП), а работник, который посещает семинар или тренинг, является лишь представителем этого предприятия. Это ключевой момент, ведь в таком случае стоимость участия, которую платит работодатель, не рассматривается как доход работника. В результате ни один налог (НДФЛ, ВС или ЕСВ) на такую выплату не налагается.

Необлагаемость стоимости участия налогом

Если получателем услуг является предприятие или ФЛП, а работник лишь представляет его интересы, то участие в семинаре или тренинге не облагается налогами:

• Нет НДФЛ: Поскольку сумма не является доходом работника, то она не подлежит налогообложению как зарплата.
• Нет военного сбора: Также отсутствие дохода означает, что военный сбор не взимается.
• Нет ЕСВ: Отсутствие дохода также освобождает от начисления ЕСВ.

Налоговые риски в случае неправильно оформленных договоров

Зато, если приглашенной стороной является не предприятие (ФЛП), а физическое лицо, ситуация меняется. В таком случае, налоговики трактуют расходы на участие в семинаре как дополнительное благо для работника. Они определяют сумму, уплаченную работодателем за участие работника в мероприятии, как налогооблагаемый доход.