В командировку на автомобиле

Сотрудники предприятий могут отправиться в служебную командировку на служебном транспортном средстве, которое, в частности, принадлежит предприятию на праве собственности или находится в аренде. Рассмотрим, какие расходы можно учитывать при командировках на автомобиле для целей учета и налогообложения, а также какие из них необходимо должным образом документировать.

Общие правила компенсации расходов сотрудников в связи со служебными командировками, в том числе на проезд, определены ст. 121 КЗоТ Украины. Порядок возмещения расходов на командировки приведен в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). Эта инструкция обязательна только для бюджетных организаций и государственных органов. Другие предприятия могут использовать Инструкцию № 59 по своему усмотрению.

Обратите внимание, что общие правила, действующие на сегодняшний день, не содержат каких-либо ограничений на поездки на служебных автомобилях. Следовательно, сотрудники, кроме расходов на проживание и т.п., гарантированно получают компенсацию сумм, связанных с эксплуатацией автомобиля:

• покупка ГСМ;
• стоимость парковки (автостоянки);
• ремонт автомобиля в командировке и т.п.

Расходы на ГСМ

Например, в п. 12 разд. III Инструкции № 59 указано: «В случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются с учетом установленных норм за 1 километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия.

Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами».

Ранее действовали Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса Украины от 10.02.1998 г. № 43 (далее — Нормы № 43). Хотя они не были обязательными (кроме предприятий, подчиненных Минтрансу), остальные предприятия либо пользовались ими, либо разрабатывали свои собственные нормы.

В настоящее время вместо Норм № 43 на практике предприятия используют Методические рекомендации по нормированию расхода топлива и базовые нормы расходов.

Путевой лист

Для учета списания ГСМ, фактически израсходованных в командировке, предприятиям целесообразно использовать путевые листы. Согласно приказу Госстата от 19.03.2013 г. № 95 типовая форма путевого листа утратила силу с 16.04.2013 г., однако предприятия могут разрабатывать собственную форму путевого листа с учетом обязательных реквизитов первичных документов, определенных Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете.

Налогообложение и учет расходов

• Налог на прибыль: Корректировки финрезультата при превышении норм расхода топлива не предусмотрены (см. письмо ГФС от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15).
• НДС: Для включения в налоговый кредит необходима правильно оформленная налоговая накладная, зарегистрированная в ЕРПН (п. 198.1 НКУ).

Прочие расходы

При заграничных командировках на автомобиле обязательной является «Зеленая карта» — международный страховой сертификат.

Если вам важны актуальные нюансы бухгалтерского учета, присоединяйтесь к каналу Factor.Academy.