Отпуск и исполнение обязанностей: два разных приказа

Можно ли объединить приказ о предоставлении отпуска работнику и приказ о возложении его обязанностей на другого работника?

Ответ

❌Не стоит так делать. Лучше оформить двумя разными приказами.

Ситуация понятна. Работник Иваненко идет в ежегодный основной отпуск. Но в это время его работу должен кто-то выполнять. Поэтому следует возложить исполнение его обязанностей на работника Петренко. Можно ли сэкономить время и бумагу и оформить все это одним приказом?

А все потому, что эти документы имеют разные сроки хранения согласно Перечню № 578/5.

Здесь пригодится статья Сроки хранения кадровых документов.

Приказ об отпуске

• Относится к документам временного хранения (срок хранения — 5 лет).
• Регламентируется нормами, связанными с учетом рабочего времени и отпусков.

Приказ о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника:

• Относится к документам длительного хранения (срок хранения — 75 лет).
• Касается трудовых отношений, которые могут быть важными для подтверждения стажа или прав работника в будущем.

Почему важно разделять эти приказы?

Во-первых, разный срок хранения:
Объединение этих двух разных приказов может усложнить архивное хранение, поскольку документы с разными сроками хранения требуют разного подхода к учету и утилизации.

Юридическая корректность:
В случаях рассмотрения трудовых споров или проверок могут возникнуть трудности с поиском соответствующего документа, если он был объединен.

Примеры приказов приведены ниже.

Пример приказа о предоставлении ежегодного основного отпуска

Скачать Приказ о предоставлении ежегодного основного отпуска можно здесь.

Пример приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего работника