Командировка без штампов в заграничном паспорте: как подтвердить?

С 12.10.2025 пересечение границы с Польшей будет без штампов в заграничных паспортах, а с использованием считывания лица. Как действовать в целях командировки?

📌 С 12 октября 2025 года пограничники Польши и Украины переходят на новую биометрическую систему контроля, которая предусматривает считывание лица и отпечатков пальцев при въезде и выезде. В заграничных паспортах больше не будет привычных штампов о пересечении границы. Для бухгалтеров это означает новый подход к подтверждению права сотрудника на необлагаемые суточные в командировке.

🧳 Новые правила пересечения границ ЕС для украинцев с 12 октября 2025 года

Нормативная база

Выплата и налогообложение суточных регулируется:

• пп. 170.9.1 Налогового кодекса Украины (НКУ) – определяет условия для необлагаемых суточных;
• приказом работодателя о командировке – обязательный документ;
• документальными доказательствами пребывания в командировке – ранее это были пограничные штампы, теперь — альтернативные документы.

Как определяется продолжительность командировки

Количество дней в командировке бухгалтер фиксирует в соответствии с приказом о командировке. Для подтверждения этих дней должны быть предоставлены один или несколько документальных доказательств.

К таким доказательствам относятся:

• посадочные талоны и электронные билеты на самолет, поезд, автобус;
• счета за проживание в гостинице или хостеле;
• приглашение от принимающей стороны;
• договоры или контракты, подтверждающие деловую цель поездки;
• документы об участии в конференциях, семинарах, переговорах;
• чеки за расходы во время командировки (заправка, платные дороги, парковка и т.д.).

Суточные без налогообложения: что нужно иметь

Чтобы суточные не включались в облагаемый доход сотрудника, бухгалтер должен иметь:

1. Приказ о командировке (обязательный документ).
2. Документы, подтверждающие цель командировки, в частности:
   • приглашение или письмо принимающей стороны;
   • договор/контракт с контрагентом;
   • программа мероприятия (конференции, переговоров и т.д.).
3. Документы, подтверждающие пребывание за границей в конкретные дни: билеты, чеки, счета.

❗ Важно: любые документы должны иметь деловой характер и быть связаны с хозяйственной деятельностью предприятия.

Пример подтверждения без штампов

Сотрудник направлен в командировку в Польшу с 5 по 10 октября 2025 года.

У бухгалтера на руках:

• приказ о командировке;
• электронные билеты Киев–Варшава–Киев;
• счет за проживание в гостинице с 6 по 9 октября;
• договор с польским контрагентом.

👉 Такой пакет документов является достаточным для подтверждения пребывания в командировке и выплаты суточных без налогообложения НДФЛ и ВС.

Выводы

1. С октября 2025 года штампы в заграничных паспортах исчезают из-за внедрения биометрической системы контроля.
2. Для бухгалтеров подтверждение командировок теперь основывается на приказе и альтернативных документах (билеты, чеки, счета, договоры).
3. Суточные остаются необлагаемыми, если собран полный пакет подтверждений, доказывающий деловую цель поездки.
4. Без надлежащих документов расходы на командировку могут быть признаны дополнительным благом и обложены НДФЛ и военным сбором.