Потеря первичных документов из-за боевых действий

Какие действия налогоплательщика в 2025 году при уничтожении документов войной. Проводится ли инвентаризация после боевых действий? Продают ли уведомления об утрате документов?

В результате боевых действий или оккупации плательщик потерял доступ к офису и не имеет возможности восстановить первичные документы в течение нескольких месяцев. Возникает вопрос: как действовать, чтобы избежать штрафов и пройти проверку ГНС?

Если документы уничтожены — действия в соответствии с п. 44.5 НКУ

ГНС отмечает: согласно абзацу первому п. 44.5 НКУ, в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов, налогоплательщик обязан:

• Уведомить контролирующий орган в течение 5 рабочих дней с момента события;
• Указать причины, обстоятельства и перечень утраченных документов;
• Документально подтвердить факт уничтожения (по возможности — акты МЧС, справки военной администрации и т.д.).

🔥 В таком случае:

• Проведение налоговой проверки откладывается до момента восстановления документов;
• Но не более чем на 120 календарных дней.

❗️Якщо документы не восстановлены в течение этого срока, считается, что документы отсутствовали на момент отчетности, а следовательно, могут быть признаны нарушением.

Специальные нормы для предприятий с боевых или оккупированных территорий

Для таких предприятий действует льготный порядок в соответствии с п.п. 69.28 п. 69 подразд. 10 разд.

📩 Плательщик подает уведомление в произвольной форме о:

• утрате документов;
• или невозможности их вывоза с оккупированной/опасной территории.

✅ Если ГНС принимает это уведомление, то такие плательщики не подлежат проверке относительно налоговых периодов, по которым утрачены документы.

Инвентаризация после восстановления доступа

Согласно НКУ и НП(С)БУ после восстановления доступа к активам или документам, юридическое лицо должно:

• Провести инвентаризацию по состоянию на 1 число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия.
• Результаты инвентаризации отразить в бухгалтерском учете текущего отчетного периода.

Куда подавать уведомление?

• В территориальное подразделение ГНС по основному месту учета.
• В произвольной форме, но с максимальным объемом пояснений и копиями любых подтверждающих документов.
• Отправлять заказным письмом с описью вложения или через электронный кабинет плательщика.

Вывод

1. Если первичные документы уничтожены из-за войны — закон позволяет перенести проверку или избежать её вообще (при условии, что предприятие находится в зоне боевых действий или оккупации).
2. В любом случае нужно уведомить ГНС об утрате документов — это критически важно для подтверждения своей добросовестности.
3. После возвращения в офис — проведите инвентаризацию и отразите её результаты в бухучёте.