Как ФЛП подает сканкопии трудовых книжек работников: пошаговая инструкция 2025
До 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть в электронном виде. Это касается и работников ФЛП. Поэтому у нас есть пошаговый алгоритм действий.
Главное управление Пенсионного фонда Украины в Черновицкой области предоставляет инструкцию по подаче трудовой книжки на оцифровку.
Нормативная база
Процедура определена Законом Украины № 1217-IX от 05.02.2021 года.
Работодатели, в том числе физические лица-предприниматели (ФЛП), обязаны подать в Пенсионный фонд Украины сканированные копии бумажных трудовых книжек своих наемных работников.
‼️Обратим внимание, что обязанность также равнозначна и для самих застрахованных лиц.
То есть, данные должны быть…
⏰ Срок выполнения — 5 лет с даты вступления закона в силу, то есть до 10.06.2026 года.
Алгоритм подачи сканкопий трудовых книжек ФЛП
Шаг 1️⃣. Вход на вебпортал Пенсионного фонда Украины
- Зайдите на официальный сайт: 👉 https://portal.pfu.gov.ua.
- Нажмите кнопку «Вхід».
- Авторизуйтесь через:
- Квалифицированную электронную подпись (КЭП), или
- Дія.Підпис.
- После входа откройте раздел «Кабінет страхувальника» — он доступен только тем ФЛП, которые зарегистрированы в ПФУ как работодатели.
Именно через этот раздел подаются документы по наемным работникам.
Шаг 2️⃣. Переход к подаче сканкопий
- В главном меню выберите последовательно:
Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів. - Откроется электронная форма, где нужно заполнить:
- Фамилию, имя, отчество работника;
- Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (РНОКПП).
Шаг 3️⃣. Загрузка сканированных страниц
📎 К форме добавляются отсканированные страницы трудовой книжки — все, которые содержат записи о трудовой деятельности.
Требования к файлам:
- Формат: PDF или JPG;
- Качество: достаточное для считывания текста и печатей;
- Отображение всех реквизитов (подписи, даты, записи о приеме, переводе, увольнении).
Шаг 4. Подписание и отправка
- После заполнения и проверки данных нажмите «Підписати» — выберите ваш КЭП.
- Нажмите «Надіслати до ПФУ».
- Система сформирует электронный документ и отправит его в Пенсионный фонд.
Шаг 5. Проверка статуса обработки
📊 Во вкладке «Вхідні/Надіслані документи» вы сможете:
- проверить статус обработки поданных файлов;
- получить уведомление об успешном внесении данных в Реестр застрахованных лиц.
После проверки информация автоматически появится в персональном электронном кабинете работника — и будет учтена при расчете пенсионного стажа.
📒 Электронные трудовые книжки: общие вопросы
📒 Электронные трудовые книжки: принимаем работника
Почему важно оцифровать трудовые книжки
- С 10 июня 2026 года основным источником данных о трудовом стаже станет электронный реестр.
- Если бумажная книжка не будет внесена в систему, часть стажа может не быть учтена при расчете пенсии.
- Оцифровка гарантирует полноту информации о трудовой деятельности работников и защищает их пенсионные права.
Советы для ФЛП
✅ Не откладывайте подачу сканкопий до последнего момента — обработка документов в ПФУ занимает определенное время.
✅ Сохраняйте копии всех отправленных файлов и подтверждения подачи.
✅ Проверяйте, чтобы все записи в трудовых книжках были читаемыми, пронумерованными и заверенными подписью и печатью (при наличии).
✅ Если работник уже имеет электронную трудовую книжку — подача сканкопии не требуется.
