Как правильно внести изменения в трудовую книжку при смене фамилии?
Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Как внести изменения в трудовую книжку? Пример, образец записи — специально для вас.
Кто вносит запись о смене Ф. И. О.
Запись о смене фамилии, имени или отчества вносит работодатель по последнему месту основной работы сотрудника. Это предусмотрено п. 2.13 Инструкции № 58.
Две ситуации:
| Где хранится трудовая | Кто инициирует внесение изменений |
|---|---|
| 📄 У сотрудника | По его требованию — устному или письменному (например, через заявление). |
| 🗂️ На предприятии | Это обязанность работодателя, даже если сотрудник не обращался. |
Как вносить изменения в трудовую книжку
- На титульном листе:
- зачеркните старое Ф. И. О. одной линией (без замазывания!);
- впишите новые данные, чтобы предыдущие оставались читаемыми.
- На внутренней стороне обложки:
- сделайте ссылку на документ-основание (паспорт, свидетельство о браке/разводе, смене имени);
- укажите название документа, его номер, дату выдачи и орган, который его выдал;
- заверьте подписью ответственного лица и печатью (при наличии).
- Если есть вкладыш к трудовой — внесите изменения аналогично.
📌 Пример:
«Фамилия Василенко изменена на основании свидетельства о браке серии НОМЕР, выданного Отделом ГРАГС г. Киева 05.10.2025».
Изменения в Книге учета движения трудовых книжек
Если трудовая книжка хранится на предприятии, обновить следует и Книгу учета движения трудовых книжек.
Алгоритм действий:
- Зачеркните старые данные (фамилию, имя, отчество).
- Впишите новые Ф. И. О. сотрудника.
- На полях Книги сделайте краткую запись с указанием документа-основания (как в трудовой книжке).
💡 Такую же позицию высказывало Минсоцполитики в письме от 04.07.2016 № 227/06/186-16.
📒 Сотрудник сменил фамилию, имя или отчество: как действовать кадровику
📒 Сотрудница сменила фамилию: действия кадровика и бухгалтера
Нужно ли повторно подавать сканкопии трудовой в ПФУ
❌ Нет, повторно подавать сканкопии через кабинет страхователя не нужно.
Согласно п. 6 Порядка № 11-1, повторное предоставление сведений осуществляется только в случаях:
- исправления неправильной или неточной записи о периодах работы после 01.07.2000;
- создания ошибочной электронной записи в кабинете страхователя или застрахованного лица.
То есть смена Ф. И. О. не является основанием для повторного предоставления сведений о трудовой деятельности.
Как обновляется информация в ПФУ
Чтобы Пенсионный фонд знал о новых данных сотрудника:
- Сотрудник может самостоятельно подать заявление через личный кабинет на портале ПФУ:
- заполняет анкету для изменения персональных данных в Реестре застрахованных лиц;
- прикрепляет сканкопию паспорта с новыми данными и документ-подтверждение (свидетельство о браке и т. д.).
- Работодатель обновляет информацию в объединенной отчетности (приложение Д1) за тот месяц, когда был издан приказ о смене персональных данных.
📍 Приложение Д5 для этого не подается.
Вывод
Смена Ф. И. О. сотрудника фиксируется только в трудовой книжке и Книге учета движения. Повторно сканировать документы в ПФУ не нужно. Обновление информации о лице происходит через электронный кабинет сотрудника и объединенную отчетность работодателя.
