Как заполнить личную карточку работника?
Типовая форма этого документа № П-2 утверждена приказом № 495. Для госслужащих приказом Нацагентства по вопросам госслужбы от 19.05.2020 № 77-20 утверждена специальная форма личной карточки.
Также читайте статью Личная карточка работника НЕ обязательна
Личная карточка заполняется на каждого работника, с которым заключен трудовой договор, независимо от вида занятости — постоянной, временной, сезонной или по совместительству. Заполнением этой документации, как правило, занимается кадровая служба предприятия.
Заполнение личной карточки
Оформление личной карточки (форма № П-2) осуществляется в одном экземпляре на основе информации, полученной от работника, и соответствующих документов, в частности:
- паспорта;
- регистрационного (идентификационного) номера;
- трудовой книжки или выписки из Реестра застрахованных лиц;
- военно-учетного документа (военного билета, удостоверения о приписке, временного удостоверения военнообязанного);
- документа об образовании;
- других документов, которые разрешено требовать в соответствии с законодательством.
В случае изменения персональных данных работника (например, изменения образования, фамилии, семейного положения и т. п.) соответствующие изменения обязательно вносятся в карточку.
Взаимосвязь личной карточки и трудовой книжки
Согласно п. 2.5 Инструкции № 58, каждая запись в трудовой книжке о приеме на работу, переводе или увольнении должна быть подтверждена подписью работника в личной карточке. Сегодня учет трудовой деятельности ведется в электронном формате, а внесение записей в трудовую книжку осуществляется только по требованию работника или если она хранится на предприятии. Однако, даже в случае отсутствия записи в трудовой книжке, работника следует ознакомлять под подпись с соответствующей информацией в личной карточке.
🚨Важно! Любые изменения в личной карточке без ведома работника запрещены.
Хранение личных карточек
Документы группируются по структурным подразделениям предприятия согласно штатному расписанию, а в пределах подразделения — в алфавитном порядке.
Отдельно ведутся личные карточки военнообязанных работников. В соответствии с ч. 5 ст. 34 Закона № 2232, воинскому учету подлежат:
- призывники;
- военнообязанные;
- резервисты.
Группировка военнообязанных
В соответствии с п. 27 Порядка № 1487 карточки первичного учета хранятся в исполнительных органах сельских, поселковых, городских советов в алфавитном порядке по следующим группам:
1️⃣ карточки первичного учета военнообязанных и резервистов офицерского состава;
2️⃣ карточки первичного учета военнообязанных и резервистов рядового, сержантского и старшинского состава;
3️⃣ карточки первичного учета призывников;
4️⃣ карточки первичного учета военнообязанных и резервистов из числа женщин.
Предприятия-работодатели ведут учет в списках персонального воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов (приложение 5 к Порядку № 1487).