Какие заявления работника нужно хранить в личном деле?
Личное дело сотрудника: какие заявления нужно хранить в нем, а какие не нужно. В частности, о приеме, об увольнении, об отпуске и т. д.
Что входит в личное дело сотрудника
Ведение личных дел регламентирует Приказ Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 №1 000/5 «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов»
Согласно п. 12 главы 2 раздела IV Правил № 1000/5, в личных делах группируются документы, отражающие трудовые отношения сотрудника в хронологическом порядке.
В личное дело включают
- 🟢 заявление о приеме на работу;
- 🟢 заявление о переводе на другую должность или работу;
- 🟢 заявление об увольнении с работы.
Также могут храниться: копии приказов по личному составу, копии паспортов, трудовых книжек, справки, характеристики, автобиографии и т. д. — в зависимости от внутреннего положения предприятия.
Какие заявления не относятся к личному делу
🚫 Заявления о:
- отпуске,
- командировке,
- социальных отпусках,
- отпусках без сохранения зарплаты
и т. д. не включаются в личное дело, так как они относятся к документации по учету использования рабочего времени.
Такие документы хранятся отдельно в соответствии с Перечнем типовых документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (статья 515).
📚 Срок хранения заявлений об отпусках:
1 год — после окончания календарного года, за который они составлены, после чего документы могут быть уничтожены в установленном порядке.
Как организовать хранение правильно
| Вид заявления | Где хранить | Срок хранения |
|---|---|---|
| 🟢 Заявление о приеме на работу | Личное дело сотрудника | 75 лет (вместе с делом) |
| 🟢 Заявление о переводе | Личное дело | 75 лет |
| 🟢 Заявление об увольнении | Личное дело | 75 лет |
| ⚪ Заявление об отпуске | Отдельное дело «Заявления о предоставлении отпусков» | 1 год |
| ⚪ Заявление о командировке | Дело «Командировки сотрудников» | 1 год |
| ⚪ Заявление об отпуске без сохранения зарплаты | Дело «Социальные отпуска» | 1 год |
Дополнительно: как группировать документы в личном деле
Личное дело формируется с момента приема сотрудника и ведется до дня его увольнения.
Документы в нем группируются в хронологическом порядке.
После увольнения сотрудника дело подлежит архивному хранению 75 лет.
🗂️ Личная карточка сотрудника П-2: правила 2025
🗂️ Личная карточка сотрудника не обязательна: мнение Минэкономики
Вывод
- ✅ В личное дело включаются заявления о приеме, переводе, увольнении.
- 🚫 В личное дело не включаются заявления об отпусках, командировках, социальных отпусках — они хранятся отдельно 1 год.
- 📎 Все документы должны быть систематизированы и подшиты в порядке поступления.
