Забыли о доплате за работу в ночное время: исправляем ошибку

Исправляем ошибку в бухучете

Порядок оплаты работы в ночное время регламентирует ст. 108 КЗоТ. В соответствии с этой нормой работа в ночное время оплачивается не ниже 20 % тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в ночное время.

Хотя такая доплата может иметь и больший размер (подробности — в статье «Работа в ночное время: правила оплаты» этого номера).

Доплата за работу в ночное время имеет свои особенности. Она:

— рассчитывается в конце каждого месяца (без привязки к учетному периоду);

— относится к фонду дополнительной зарплаты (п.п. 2.2.1 Инструкции № 5*). Поэтому порядок ее налогообложения такой же, как и для зарплаты;

— отражается в Объединенной отчетности в составе зарплаты (отдельно не выделяется).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5.

Обратите внимание, что нормы оплаты труды, установленные ст. 108 КЗоТ, являются минимальными государственными гарантиями. За их несоблюдение работодателю угрожает ответственность в размере 2 МЗП за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (в 2023 году — 13400 грн). Поэтому забывать о ней нельзя.

Если же так случилось, что доплату за работу в ночное время не начислили, такую ошибку следует немедленно исправить. Для этого нужно:

— рассчитать сумму доплаты за работу в ночное время;

— составить бухсправку, в которой указать сумму доплаты, подлежащей доначислению;

— доначислить доплату за работу в ночное время в бухучете в месяце выявления ошибки.

Показываем в отчетности

В соответствии с п.п. 1.6.2 Инструкции № 5, в случае доначисления зарплаты такая сумма относится в фонд оплаты труда того месяца, в котором проведено ее начисление.

То есть доплата за работу в ночное время не затронет прошлые периоды. Она увеличит зарплату работника того месяца, в котором проведено доначисление.

Соответственно доначисленная сумма доплаты войдет:

— в общий месячный доход того месяца, в котором проведено такое доначисление. Соответственно с нее будут удержаны НДФЛ и ВС;

— в базу начисления ЕСВ того месяца, в котором было осуществлено начисление (п.п. 2 п. 2 разд. IV Инструкции № 449*).

* Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом МФУ от 20.04.2015 № 449.

Что касается отчетности, то доначисленные суммы доплаты за работу в ночные часы попадут в приложения Д1 и 4ДФ Объединенной отчетности за тот месяц, в котором фактически было проведено доначисление в бухучете.

Как это работает, покажем на примере.

В марте 2023 года сторож отработал 184 часа (из них — 62 часа в ночное время). В коллективном договоре установлена доплата за работу в ночное время в размере 35 % должностного оклада. Оклад работника — 8000 грн.

Однако за март 2023 года доплату за работу в ночное время работнику не начислили. Ошибка выявлена в мае 2023 года. Как ее исправить и отразить в Объединенной отчетности?

Сначала рассчитаем доплату за работу в ночное время за март 2023 года. Поскольку сторожу установлен оклад, прежде всего определим часовую тарифную ставку работника в марте 2023 года. Она составляет:

8000 : 184 = 43,48 грн,

где 184 — количество часов работы в соответствии с графиком, утвержденным для марта 2023 года.

Доплата за работу в ночное время в марте 2023 года равна:

43,48 х 62 х 35 % = 943,52 грн,

где 62 — количество фактически отработанных сторожем часов работы в ночное время в марте 2023 года.

Поскольку доплата за работу в ночное время доначислена в мае 2023 года (из-за выявленной ошибки), то ее сумма увеличит зарплату работника именно за этот месяц (май 2023 года).

Допустим, что работник отработает все дни по графику работы в мае 2023 года (184 часа, в том числе 64 часа в ночное время).

Доплата за работу в ночное время в мае 2023 года равна:

43,48 х 64 х 35 % = 973,95 грн,

где 64 — количество фактически отработанных сторожем часов работы в ночное время в мае 2023 года.

Общая сумма зарплаты работника за май 2023 года будет составлять:

8000 + 943,52_март + 973,95_май = 9917,47 грн.

В приложениях Д1 и 4ДФ Объединенной отчетности покажем эту сумму одной строкой.

Выводы

• Доначисленная сумма доплаты за работу в ночные часы отражается в бухучете в месяце, в котором выявлена ошибка.
• Она попадет в приложения Д1 и 4ДФ Объединенной отчетности за тот месяц, в котором фактически было проведено доначисление в бухучете.
• Отражаем ее вместе с зарплатой (в одной строке).