Заявление-расчет и Уведомление о выплате больничных: новые правила от ПФУ в 2025 году
Пенсионный фонд Украины изменил порядок подачи и обработки заявлений-расчетов и уведомлений о выплате страховых средств. Теперь придется учитывать новые статусы, обновленные технические требования к сканам документов и сокращенные сроки обработки.
Ошибка или опоздание могут привести к задержке финансирования больничных и декретных, а в отдельных случаях — даже к внеплановой проверке.
🗂️ Порядок финансирования страхователей от ПФУ: наконец-то дождались
Что меняет постановление ПФУ № 28-1
Документ: постановление ПФУ от 19.08.2025 № 28-1
Вступает в силу: со дня опубликования
Постановление устанавливает обновленные правила финансирования страхователей за счет средств социального страхования — то есть тех, кто получает средства на выплату больничных, декретных, пособия по беременности и родам.
Изменения касаются двух ключевых документов:
| Документ | Суть |
|---|---|
| Заявление-расчет | Основание для финансирования. Теперь имеет два отдельных приложения: 1️⃣ для пособия по временной нетрудоспособности; 2️⃣ для пособия по беременности и родам. |
| Уведомление о выплате страховых средств | Подтверждает выплату работникам. В реквизите 5 теперь нужно указывать РНУКПП (идентификационный код) или серию и номер паспорта. |
Требования к подаче документов и сканкопий
💻 Подать заявление-расчет можно:
- в бумажной форме (с копией на электронном носителе);
- или в электронном виде через портал ПФУ или «Дію».
🟡 Если данные в заявлении не совпадают с государственными реестрами (например, в реестре застрахованных лиц), необходимо добавить сканированные копии документов.
Технические требования к сканам:
| Требование | Пояснение |
|---|---|
| 📸 Формат | jpg или pdf |
| 🖨 Разрешающая способность | не менее 300 dpi |
| 🌈 Цвет | цветные копии обязательно |
| 📄 Полнота | все страницы документа, серия и номер должны быть четко видимы |
| 💾 Размер файла | не более 1 МБ |
Нарушение технических параметров может стать основанием для отказа в принятии заявления.
Четыре статуса заявления-расчета: как их понимать
🟢 Новый порядок вводит четыре статуса, по которым можно отслеживать движение заявления в системе ПФУ.
| Статус | Что означает | Действия бухгалтера |
|---|---|---|
| 1. Оставлено без движения | Выявлены ошибки или недостоверные данные. ПФУ направляет уведомление с указанием недостатков и срока их устранения. | Уточнить, исправить и подать новое заявление-расчет. |
| 2. Принято | Документ проверен, замечаний нет. | Ждать финансирования — оно должно состояться в течение 3 рабочих дней. |
| 3. Отказано | Выявлены грубые нарушения (недостоверные данные, препятствование проверке, нецелевое использование средств). | Можно обжаловать решение в административном или судебном порядке. Возобновление возможно после устранения причин. |
| 4. Оплачено | Средства перечислены на счет страхователя. | В течение 30 календарных дней нужно подать Уведомление о выплате страховых средств. |
⚠️ Если Уведомление не направить в течение 3 месяцев после зачисления средств, ПФУ имеет право провести внеплановую проверку.
📨 Заявление-розачет на больничные: почему статус «Не принято»?
Сроки подачи и финансирования
| Этап | Срок |
|---|---|
| Подача заявления-расчета | не позднее 5 рабочих дней после решения о назначении выплат |
| Финансирование ПФУ | в течение 3 рабочих дней после присвоения статуса «Принято» |
| Принятие решения об отказе | не позднее 3 рабочих дней после выявления нарушения |
| Подача Уведомления о выплате | до 30 календарных дней от даты зачисления средств |
Возврат неиспользованных средств
💰 Если после расчетов остались неиспользованные или избыточно полученные средства, работодатель должен:
- вернуть их на счет ПФУ в течение 3 рабочих дней;
- одновременно подать письменное объяснение с описанием причин и сумм.
Когда новые правила начинают действовать
С момента официального опубликования постановление № 28-1:
- отменяет действие старого постановления ФСС от 19.07.2018 № 12 ( относительно финансирования материального обеспечения);
- отменяет и постановление ПФУ от 21.12.2022 № 28-3 (относительно социальных услуг и страховых выплат).
Итак, отныне действуют единые стандартизированные правила ПФУ по всем видам соцвыплат — больничных, декретных, пособий по несчастным случаям и т.д.
Выводы
✅ формы документов почти не изменились, но порядок их обработки стал более контролируемым и формализованным.
✅ заявление-расчет теперь имеет отдельные приложения для разных видов помощи.
✅ уведомление о выплате подается быстрее, с указанием налогового номера или паспорта работника.
✅ введена система статусов, которая позволяет отслеживать состояние финансирования в реальном времени.
✅ просрочка или ошибка в сканах может привести к задержке средств или внеплановой проверки.