Заявления и кадровые приказы нельзя хранить вместе!

Можно ли хранить вместе (в одной папке) приказы об отпусках и другие кадровые дела и заявления, на основе которых такие приказы созданы?

Ответ:

❌ Нет, нельзя. У них разный срок хранения

Хранить копии заявлений или других документов-оснований вместе с приказами в одной папке — неправильная практика, даже если она является распространенной из-за удобства в повседневной работе. Согласно требованиям архивного и делопроизводственного законодательства, приказы и документы, которые служат основанием для их создания, должны храниться отдельно.

Это регулируется статьей 491 Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций независимо от формы собственности, утвержденного приказом Минюста № 578/5 от 12.04.2012. В данном Перечне четко указано, что документы-основания к приказам по кадровым вопросам (личному составу), которые не включены в личные дела, должны храниться в отдельном деле и хранятся не менее 3 лет.

Итак:

🔹 Приказы (о приеме, переводе, увольнении, отпусках и т.д.) формируются в отдельное дело, в соответствии с номенклатурой дел учреждения.

🔹 Документы-основания (например, заявления, представления, объяснительные записки, листки учета кадров, справки и т. п.), которые не вошли в состав личного дела, формируются в другое дело — часто оно называется:
«Документы к приказам по кадровым вопросам (личному составу), не вошедшие в состав личных дел».

🔹 В обоих случаях обязательно соблюдаются установленные сроки хранения:
— Приказы по личному составу — обычно хранятся 75 лет;
— Документы-основания (копии заявлений и т. п.) — 3 года, если не входят в состав личного дела.

✍️ Сроки хранения кадровых документов

Заключение

Хоть хранение заявлений вместе с приказами может казаться логичным или удобным для ежедневной работы, в архивном смысле это нарушение правил ведения кадровой документации. Рекомендуется разделить документы в соответствии с требованиями делопроизводства, чтобы избежать претензий при проверках или архивной экспертизе.