Согласие работников на обработку персональных данных: когда необходимо?
Когда нужно подписывать согласие на обработку персональных данных? Как осуществляется защита и неразглашение персональных данных без письменного согласия?
Защита персональных данных в трудовых отношениях — это вопрос, который непосредственно касается каждого работодателя. Бухгалтеры, кадровики, юристы и IT-специалисты ежедневно работают с персональной информацией сотрудников, и поэтому важно четко понимать: когда необходимо согласие на обработку данных, а когда достаточно законодательных оснований для их использования.
Какие документы предоставляет сотрудник при приеме на работу
Согласно ст. 24 Кодексу законів про працю України, кандидат на работу обязан предоставить:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (если она ведется) или сведения из реестра застрахованных лиц;
- документы об образовании;
- военно-учетные документы и другие справки при необходимости.
Работодатель, получая эти документы, обрабатывает персональные данные, содержащиеся в них.
Нужно ли согласие сотрудника на обработку его персональных данных
Закон Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 № 2297-VI в ст. 11 предусматривает 6 оснований для обработки данных. Среди них:
1) согласие субъекта персональных данных на обработку его ПД;
2) разрешение на обработку персональных данных, предоставленное владельцу ПД в соответствии с законом исключительно для осуществления его полномочий;
3) заключение и выполнение сделки, стороной которой является субъект ПД или которая заключена в пользу субъекта ПД либо для осуществления мероприятий, предшествующих заключению сделки по требованию субъекта ПД;
4) защита жизненно важных интересов субъекта ПД;
5) необходимость выполнения обязанности владельца ПД, предусмотренной законом;
6) необходимость защиты законных интересов владельца ПД или третьего лица, которому передаются ПД, кроме случаев, когда потребности защиты основных прав и свобод субъекта ПД в связи с обработкой его данных преобладают над такими интересами.
👉 В случае с трудовыми отношениями работодатель не обязан требовать отдельного согласия сотрудника, так как он действует в рамках законодательной обязанности.
‼️Однако если данные планируется передавать третьим лицам, и это прямо не определено законом (например, коммерческие партнеры, страховые компании), целесообразно получить письменное согласие сотрудника.
Защита и неразглашение персональных данных
Работодатель должен обеспечить надежную защиту данных от:
- незаконного доступа,
- случайной утраты или уничтожения,
- несанкционированной обработки.
Сотрудники, которые имеют доступ к ПД (кадровики, бухгалтеры, юристы, IT-отдел), обязаны подписать письменное обязательство о неразглашении. Это правило действует даже после прекращения трудовых отношений.
Выводы для кадровиков и бухгалтеров
- При выполнении служебных обязанностей согласие сотрудника на обработку данных не требуется.
- Если планируется передача информации третьим лицам без законного основания — следует получить письменное согласие.
- Все сотрудники, которые имеют доступ к персональным данным коллег, должны подписать обязательство о неразглашении.
- Работодатель несет ответственность за организацию защиты данных и соблюдение правил их хранения.
