Увольнение в отпуске до 3 лет: как показать в Отчете по ЕСВ

Работница увольняется, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет. Как это отразить в приложениях Д1, Д5 и 4ДФ к Объединенному отчету?

📝 Пример. Василькевич Людмила Олеговна (налоговый номер — 3278787878, основное место работы, полная занятость, ЕСВ — 22 %), сомелье (код КП 5123), уволилась по собственному желанию в последний день отпуска по уходу за ребенком до 3 лет (20.02.2025). Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком от 14.01.2023 № 5/ос. Приказ об увольнении от 20.02.2025 № 10/ос.

При проведении окончательного расчета работнице начислена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 8970 грн.

Приложение Д5

На работницу, которая увольняется в отпуске для ухода за ребенком, в приложении Д5 за февраль 2025 года формируем две строки:

1️⃣ с датой окончания отпуска по уходу;

2️⃣ с датой прекращения трудовых отношений и основанием увольнения.

Причем если работница увольняется:

• последним днем отпуска для ухода за ребенком (как в нашем примере), то по строке с датой окончания отпуска в графе 16 указывают реквизиты последнего приказа (распоряжения) о предоставлении (продлении) такого отпуска, а по строке с датой увольнения — реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении;
• во время отпуска по уходу за ребенком, то в графе 16 по двум строкам документом-основанием будет приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

Приложение Д1

В приложении Д1 за февраль 2025 года отражают сумму компенсации за неиспользованный отпуск — как зарплату текущего месяца (февраля 2025 года). При этом КТН «10», как для отпускных, не нужно.

Приложение 4ДФ

В приложении 4ДФ за февраль 2025 года тоже формируют строку с суммой компенсации, которая начислена/выплачена работнице. И в ней обязательно проставляют в графе 8 дату увольнения.