Табель обліку робочого часу: нюанси заповнення

Автор | 01.04.2024

Вас цікавлять нюанси заповнення Табеля обліку робочого часу? Основні правила вже відомі, але іноді виникають питання, як правильно його заповнити.

Перший важливий момент – вихідні та святкові дні. Табель призначений для накопичення інформації про робочий час, тому в полях поряд із вихідними та святковими днями можна залишити прочерк або не заповнювати їх. Крім того, для цих днів немає спеціального кодування.

Якщо працівник працює у вихідний або святковий день, його час роботи вказується кодом “РВ” (або “06”).

Інше

Третій пункт стосується різної тривалості робочого дня. Зазвичай робочий день складає 8 годин на день. Однак, у деяких установах це може відрізнятися. У такому разі в Табелі слід вказати фактично використаний робочий час у годинах.

Щодо відряджень, дні, коли працівник перебуває у відрядженні, рахуються як звичайні робочі дні, а вихідні – як неробочі. В табелі це позначається відповідно.

Якщо працівника відряджають на роботу у вихідний день, це позначається кодом “ВД” (або “07”) і вказується кількість відпрацьованих годин. Якщо він від’їжджає у вихідний день, день від’їзду позначається кодом “ВД”, а потім надається відпустка. Повернення у вихідний день вказується так само.

Якщо працівник працює за сумісництвом та перебуває у відрядженні, відмітка “Інші причини неявок” і довідка з місця роботи є підтвердженням цього.

Робочий день може мати ненормований характер, коли працівник витрачає на роботу більше звичайної кількості годин. У такому випадку, час, проведений працівником понад звичайний робочий день, вважається надурочним. Проте цей час не оплачується як надурочний, а компенсується іншими шляхами, такими як надання додаткової відпустки або доплата, яка передбачена законодавством, наприклад, додаткова оплата за надурочну роботу для водіїв у розмірі 25% від тарифної ставки.

Так як ненормований робочий час не оплачується, його не відображають в Табелі обліку робочого часу. В Табелі вказується лише фактична тривалість робочого дня відповідно до норми для конкретного працівника. Наприклад, якщо водій має стандартний 8-годинний робочий день, то в Табелі буде вказано 8 годин, навіть якщо він працював додатково.

Важливо також зазначити, що роботодавець не має права регулярно залучати працівників до роботи понад встановлену норму робочого часу. Існує спеціальний облік робочого часу для водіїв з ненормованим робочим днем, проте в Табелі буде відображено лише робочий час, відпрацьований працівником у межах його норми, без урахування часу, проведеного у режимі ненормованого робочого дня.

Робочий час може бути організований у формі неповного робочого дня або тижня. Для правильного кодування цієї роботи в Табелі обліку робочого часу використовуються два основні коди:

  1. Код “РС” (код 02) використовується для відображення робочого часу працівників, яким законом встановлено неповний робочий день або тиждень.
  2. Код “НД” (код 20) використовується для відображення неявок у зв’язку з переведенням працівника на неповний робочий день або тиждень за ініціативою роботодавця.

Код “РС” (код 02) використовується для фіксації робочого часу працівників, які добровільно перейшли на неповний робочий день. Цей код також використовується для обліку робочого часу сумісників, оскільки така робота зазвичай виконується за неповним робочим часом.

Код “НД” (код 20) використовується для позначення робочого часу працівників, яким був призначений неповний робочий день або тиждень за рішенням роботодавця.

Якщо працівник має внутрішніх сумісників, в Табелі обліку робочого часу буде два рядки: один для основної роботи, а інший для роботи за сумісництвом. Це дозволяє відображати час, відпрацьований працівником у кожній з цих ролей.

При підсумованому обліку робочого часу враховуються графіки роботи, які визначаються для кожного працівника. Якщо робочий час припадає на ніч, його можна відображати як на один день або розподілити між двома суміжними днями.

У випадку оплачуваної відпустки, в Табелі обліку робочого часу враховуються як робочі, так і вихідні дні, оскільки оплата відпустки здійснюється на основі кількості календарних днів. Святкові дні, що припадають на відпустку, не враховуються у звіті, оскільки вони не оплачуються і вважаються виключеними з тривалості відпустки.

Відпустка до трьох років + робота на умовах неповного часу. Жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трьох років, може працювати на умовах неповного робочого часу (згідно зі ст. 179 КЗпП). Однак кодування видів витрат робочого часу у Табелі не передбачає можливості чітко відобразити таку ситуацію, оскільки жоден з кодів – ні «ВП» («16»), ні «РС» («02») – не відображає цілком її суть. Тому наша пропозиція полягає в наступному: Табель щодо такої працівниці можна заповнити двома способами:

Введенням нового коду видів витрат робочого часу, який не передбачений у Табелі (або відображенням інформації про фактично відпрацьований час цією працівницею за допомогою підкреслення “РС/ВП”); Додаванням додаткових рядків до існуючої форми Табеля. В такому випадку, в рядках, які призначені для відображення інформації про відпрацьований працівницею час, буде зазначена фактична кількість відпрацьованих годин за день і код “РС” («02»). А в рядках, які призначені для відображення кількості днів, протягом яких працівниця перебувала у відпустці по догляду за дитиною до трьох років, буде встановлений код “ВП” («16») за кожен календарний день перебування у відпустці, а дані про кількість годин за ці дні не будуть вказані. Приклад 2. Жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення трирічного віку, працює на умовах неповного робочого часу (по 4 години на день).

Мобілізація. Для відображення періоду мобілізації окремий код у типовій формі Табеля П-5 не передбачений. Однак необхідно відзначити такий період за допомогою відмітки “Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.)”. Буквений код – “ІН”, цифровий – “22” (лист Мінсоцполітики від 05.06.2015 р. № 225/06/186-15).

За допомогою цього коду також можна відображати період військових зборів. Також варто зауважити, що цією відміткою можна позначити час (дні/години), коли працівник направлявся на курси підвищення кваліфікації або короткострокові семінари, включаючи тренінги. Про це свідчить лист Мінпраці від 22.06.2010 р. № 6551/0/14-10/13.

Перенесення робочих днів. Якщо роботодавець вирішив перенести робочі дні, то в Табелі такий день буде відмічено як вихідний, а день, на який було перенесено роботу, – як робочий (вказуються години (дні) роботи). Підставою для цього буде наказ роботодавця про перенесення робочих днів (лист Мінпраці від 07.04.2011 р. № 77/13/133-11).

Також варто зазначити, що тривалість роботи працівників напередодні святкових і неробочих днів скорочується на 1 годину. У Табелі слід вказувати фактичну кількість відпрацьованих годин. Наприклад, якщо робочий день триває 8 годин, такий скорочений день буде вказано у Табелі як 7 годин.

Інше