Вагітна у 2023-му: як ФОП розрахувати декретні та подати заяву-розрахунок до ПФУ?

* Про них ви могли дізнатися зі статті «12 кроків, які відділяють ФОП від декретних у 2023 році» // «Податки & бухоблік», 2023, № 28.

Як розрахувати декретні?

Правила розрахунку декретних не змінилися. Вони доволі прості. Давайте пригадаємо їх разом.

Правило 1: ПФУ оплачує всі дні непрацездатності, зазначені в лікарняному у зв’язку з вагітністю та пологами. Стандартно — 126 днів, у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів — 140 днів, для чорнобильців — 180 днів тощо (п. 10 та 11 розд. ІІІ Порядку № 1066*).

* Порядок формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затверджений наказом МОЗ від 01.06.2021 № 1066.

Правило 2: сума декретних не залежить від страхового стажу ФОП (ч. 1 ст. 19 Закону № 1105*).

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Вона залежить від:

— суми ЄСВ, яку ФОП сплачував «за себе» (чим більше ЄСВ сплатив, тим більше декретних отримає);

— і від кількості днів непрацездатності, зазначених у лікарняному.

Тож і ФОП-новачок, і ФОП із 10-річним стажем рахують декретні однаково.

Правило 3: сума декретних = середньоденний дохід ФОП х кількість днів непрацездатності (вказаних у лікарняному).

Декретні = середньоденний дохід х кількість днів декрету

Як розрахувати середньоденний дохід ФОП

Треба поділити дохід за розрахунковий період на кількість календарних днів у цьому періоді (тобто на кількість днів провадження підприємницької діяльності) (п. 3 Порядку № 1266*). Таким розрахунковим періодом для декретних буде 12 повних календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа), що передує місяцю, в якому відкрито лікарняний лист (п. 25 Порядку № 1266).

* Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Приклад 1. ФОП працює з 2008 року. Лікарняний лист (декретний) відкрито в березні 2023. Тож розрахунковий період у нього: з березня 2022 по лютий 2023.

А отже, середньоденний дохід = дохід, з якого ФОП сплатив ЄСВ «за себе» з березня 2022 по лютий 2023 (включно) : 365 днів.

А що робити, якщо з дати держреєстрації ФОП ще не минуло 12 місяців? Не страшно, в такому випадку до розрахункового періоду потрапляють усі повні календарні місяці перебування у статусі ФОП.

Приклад 2. ФОП зареєструвався 13.12.2022. Лікарняний лист (декретний) відкрито в березні 2023. Тож розрахунковий період: січень — лютий 2023 (включно).

І середньоденний дохід = дохід, з якого ФОП сплатив ЄСВ «за себе» у січні та лютому 2023 : 59 днів.

А якщо ФОП відпрацював менше календарного місяця? Тоді в розрахунковий період включаємо всі фактично відпрацьовані календарні дні.

Приклад 3. ФОП зареєструвався 27.02.2023. Лікарняний лист (декретний) відкрито 20.03.2023. Розрахунковий період у нього: з 27.02.2023 по 19.03.2023.

А середньоденний дохід = дохід, з якого ФОП сплатив ЄСВ «за себе» у лютому та березні 2023 : 21 день.

Цікавий момент. Є деякі дні й місяці, які з розрахункового періоду можна викинути: дні, протягом яких ФОП хворів, що підтверджено листком непрацездатності; дні декрету, підтверджені листком непрацездатності (п. 3 Порядку № 1266)*.

* Інші поважні причини, щоб викинути дні з розрахункового періоду, не стосуються ФОП (стосуються лише найманих працівників).

Втім не зовсім зрозуміло, як це правило застосовувати саме для ФОП. Бо у того ж єдиноподатника відсутність доходу у загальному випадку не впливає на сплату ЄСВ «за себе». Тож, вочевидь, викинути можна ті періоди, де через названі причини було втрачено підприємницький дохід, саме з якого сплачується ЄСВ (може бути актуально для загальносистемників).

А що з можливістю не сплачувати ЄСВ «за себе» під час воєнного стану? На жаль,

немає підстав виключати місяці, за які ФОП сам вирішив не сплачувати ЄСВ «за себе», з розрахункового періоду. Але для декретниць це не має суттєвого значення

Бо, знову ж таки, згідно зі ст. 19 Закону № 1105 якщо середньоденний дохід < мінзарплати місяця, в якому відкрито лікарняний, поділеної на «30,44», то для розрахунку декретних беремо мінзарплату : 30,44!

Приклад 4. ФОП — єдиноподатник групи 2 йде в декрет у квітні 2023. Розрахунковий період: квітень 2022 — березень 2023 року.

Незважаючи на можливість не сплачувати ЄСВ, ФОП сплатив ЄСВ «за себе» за всі місяці розрахункового періоду у розмірі 22 % від мінзарплати. Отже:

— його середньоденний дохід:

(6 х 6500 + 6 х 6700) : 365 = 216,99 грн/день;

— мінімальний середньоденний дохід у квітні 2023:

6700 : 30,44 = 220,11 грн/день;

— його й використовуємо для розрахунку декретних, бо фактичний середньоденний дохід виявився меншим. Отже, декретні:

220,11 грн/день х 126 днів декрету = 27733, 86 грн.

Приклад 5. Той самий ФОП сплатив ЄСВ «за себе» за всі місяці розрахункового періоду, але у подвійному розмірі (22 % від подвійної мінзарплати). Тоді:

— його середньоденний дохід:

(6 х 13000 + 6 х 13400) : 365 = 433,97 грн/день;

— а це більше, ніж 220,11 грн/день (6700 : 30,44 — мінімальний середньоденний дохід у квітні 2023);

— тому для розрахунку декретних використовуємо 433,97 грн/день. Декретні:

433,97 х 126 = 54680,22 грн.

Втім, сплачуючи підвищений ЄСВ, не захоплюйтесь через міру. Враховуйте:

Обмеження 1: максимальний середньоденний дохід = 3301,58 грн/день (15 мінзарплат останнього місяця розрахункового періоду, поділених на 30,44). Пам’ятаємо, що з суми, більшої ніж 15 мінзарплат, ЄСВ просто не сплачується;

Обмеження 2: якщо за останні 12 місяців до декрету страховий стаж ФОП становить менше 6 місяців, то середньоденний дохід не може перевищувати 440,21 грн/день (дві мінзарплати місяця виходу в декрет, поділені на 30,44), незалежного від того, яку суму ЄСВ сплачено (п. 29 постанови № 1266).

Це обмеження актуальне для ФОП, які нещодавно зареєструвалися (і ще не встигли відпрацювати 6 місяців), або для тих, хто хоч і працює більше року, але через воєнне ЄСВ-звільнення не сплачував ЄСВ «за себе» за 7 місяців чи більше (звичайно, якщо ПФУ дозволить такому ФОП подати заявку на декретні).

Ось ми й розібралися, як розрахувати декретні.

Рекомендуємо цей розрахунок оформити документально, наприклад, довідкою

Вона може бути довільної форми (як у приладах 4 та 5) і може знадобитися у разі перевірки. Також її можна додати до заяви-розрахунку, який треба надіслати до ПФУ.

Як подати заяву-розрахунок до ПФУ

Подати цю заяву можна відразу після отримання лікарняного, а можна й пізніше. Але пам’ятайте: звертатися за декретними дозволено лише протягом 6 місяців після закінчення декрету (п. 5 ст. 24 Закону № 1105). Тож не варто затягувати.

З 01.01.2023 подаємо заявку-розрахунок про отримання декретних вже до ПФУ, а не до соцстраху, як раніше. Подаємо її на порталі ПФУ.

Алгоритм дій такий:

1) авторизуємося в особистому кабінеті за допомогою електронного підпису.

При цьому не потрібно укладати окремий договір на прийняття електронних документів з ПФУ;

2) заходимо у розділ «Заяви-розрахунки» і натискаємо кнопку «Створити нову». Заповнюємо всі обов’язкові поля.

При заповненні не використовуйте лапки!

Якщо ви введете некоректні знаки, побачите надпис «Поле містить заборонені символи» і рядок стане червоним — тож виправте його.

Якщо не заповните якесь обов’язкове поле, рядок теж буде червоним.

У полях «Дата початку періоду, за який включати ЛН (З)» і «Дата закінчення періоду, за який включати ЛН (ПО)» зазначаємо дату початку і закінчення декрету (з лікарняного). Тоді е-лікарняний підтягнеться автоматично;

Якщо у вас паперовий лікарняний (під час війни це допускається), вкажіть у заяві-розрахунку тип листка непрацездатності «паперовий» і введіть його серію та номер

3) натискаємо «Продовжити» — повинно з’явитися два додаткових поля: «Додаток про тимчасову непрацездатність» та «Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання». Ваш лікарняний повинен знаходитися у першому додатку;

4) щоб додати необхідну інформацію (наприклад, суму лікарняних) або відкоригувати автоматичні дані, натискаємо на піктограму «олівець» поряд з прізвищем ФОП. У додатковому вікні, яке відкриється, деякі рядки будуть заповнені автоматично, а деякі потрібно заповнити вручну.

Необхідно заповнити усі поля, позначені зірочкою. Коли всі поля заповнені, натискаємо кнопку «Зберегти». На цьому етапі ще можна редагувати заяву-розрахунок (це ще чернетка);

5) прикріпіть до заяви всі необхідні додатки. ПФУ рекомендує додавати:

— «довідкові» декларації з ЄСВ-додатками (заповнені з 1 січня по місяць виходу в декрет включно);

— довідку від податківців про сплату ЄСВ і про відсутність ЄСВ-заборгованості за розрахунковий період (плюс місяць виходу в декрет), також можна прикріпити копії платіжок про сплату ЄСВ;

— якщо у вас паперовий лікарняний — його кольоровий скан;

— також можна додати розрахунок суми декретних та інші документи, які ви вважаєте за потрібне;

6) перевірте заяву-розрахунок і оберіть опцію «Сформувати заяву-розрахунок». Документ відкриється у новому вікні. Його можна завантажити та роздрукувати або підписати та відправити до ПФУ.

Якщо документ успішно відправлено, з’явиться напис «Заява розрахунок. Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ». Для коректного завершення роботи із заявою-розрахунком натисніть натисніть «Ок».

Після того, як заява-розрахунок відправлена до ПФУ, її вже неможливо відредагувати!

А що робити, якщо ФОП не може подати заяву-розрахунок онлайн на Порталі ПФУ? Судячи з постанови № 28-3*:

* Постанова Правління ПФУ «Деякі питання фінансування для здійснення виплат та надання соціальних послуг, визначених Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 21.12.2022 № 28-3.

— можна подати паперову заяву-розрахунок, але до неї треба додати електронну копію на електронному носії інформації (причому незрозуміло, якого формату повинна бути ця електронна копія);

— подавати паперові заяви-розрахунки треба до головних управлінь ПФУ в областях та м. Києві за основним місцем обліку ФОП.

От і все. Зазвичай ПФУ досить швидко фінансує декретні.

Гроші повинні надійти протягом 3 робочих днів після подання заяви-розрахунку

Не забудьте про них відзвітувати. А як це зробити і як оподатковувати отримані декретні, ми розказували у статті «12 кроків, які відділяють ФОП від декретних у 2023 році» // «Податки & бухоблік», 2023, № 28.

Висновки

• ПФУ оплачує всі дні декретного.
• ФОП розраховує декретні самостійно.
• Декретні = середньоденний дохід х кількість днів декрету (у загальному випадку — 126).
• Середньоденний дохід = дохід за 12 календарних місяців до місяця виходу в декрет, з якого ФОП сплатив ЄСВ «за себе» : 365 днів. Але не менше 220,11 грн (у 2023 році).
• Мінімальна сума декретних за 126 днів у 2023 році = 27733,86 грн.
• Заяву-розрахунок на отримання декретних можна подавати до ПФУ відразу після отримання лікарняного або пізніше — протягом 6 місяців після закінчення декрету.
• Подати заяву-розрахунок можна онлайн на порталі ПФУ, для цього знадобиться лише електронний підпис.
• Якщо не можете подати заяву онлайн, роздрукуйте її, збережіть електронну копію на флешку і подайте до головного управління ПФУ в області за вашим місцем обліку.