Починаючи з 10 червня 2021 року, діє нова редакція статті 47 КЗпП, яка зобов’язує роботодавців видавати працівникам копію наказу про звільнення у день їх звільнення. Це призводить до виникнення ряду запитань.
У чому відрізняється витяг з наказу про звільнення від копії наказу?
Щоб розібратися у цій різниці, давайте розглянемо Правила діловодства організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мінюсту від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Копія документа — це точне знакове відтворення змісту іншого документа та в деяких випадках — деяких його зовнішніх ознак. Копія повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію та всі зовнішні ознаки або їх частину (пункт 6 глави 10 розділу II цих Правил).
Витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа. Службовий документ — це офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити. Накази з кадрових питань входять до складу розпорядчої документації.
Витяг оформлюється на бланку підприємства з дотриманням таких вимог:
- назва виду документа: «витяг з наказу»;
- повне відтворення вступної частини (якщо вона є) службового документа;
- виписка з основної частини тексту документа необхідної інформації;
- відтворення реквізиту “Підпис” (без особистого підпису);
- позначка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства. Витяги з наказів засвідчує керівник служби діловодства (кадрової служби) або відповідна особа, відповідальна за зберігання (пункт 12 глави 10 розділу II Правил № 1000/5).
Отже, витяг містить лише частину тексту оригіналу, на відміну від копії наказу, яка повинна відтворювати всю інформацію з оригіналу. Стаття 47 КЗпП зобов’язує роботодавців надавати працівникам саме копію наказу про звільнення. Тому витяг не може замінити копію наказу.
Як засвідчується копія наказу про звільнення працівника?
Копію виготовляють з оригіналу наказу, оформленого належним чином, з підписом керівника. Копія набуває юридичної сили лише після її засвідчення в установленому порядку.
Напис про засвідчення копії складається з:
- слів «Згідно з оригіналом»;
- назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;
- дати засвідчення копії.
Напис про засвідчення копії засвідчується відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки “Для копій”. Копії документів можуть засвідчуватися відбитком печатки підприємства. Те, якою печаткою засвідчувати копії наказів, варто визначити в Інструкції з діловодства. У верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія” (пункт 8 глави 10 розділу II Правил № 1000/5).
Скільки копій наказу про звільнення потрібно роботодавцю?
Спочатку варто переглянути Номенклатуру справ підприємства та визначити місце зберігання оригіналу наказу про звільнення працівника та кількість копій, які необхідно надати. Зазвичай оригінал наказу про звільнення зберігається в кадровій службі, але часто одна копія передається до бухгалтерії, друга видається працівникові, що звільняється, а третя прикладається до особової справи працівника.
Отже, мінімальна кількість копій наказів про звільнення становить три.
Як виготовити факсимільну копію наказу про звільнення? Чи потрібно її засвідчувати, враховуючи, що там є підпис керівника та печатка?
Залежно від методу виготовлення копії її можна розділити на факсимільні та вільні. Вільні копії виготовляють шляхом копіювання, а факсимільні – за допомогою спеціальних засобів копіювально-розмножувальної техніки, які точно відтворюють усі зовнішні ознаки, включаючи підпис та печатку. Такі копії повністю відтворюють інформацію з оригіналу.
Якщо факсимільна копія документу видається іншим підприємствам або громадянам, вона повинна бути засвідчена в установленому порядку.
Відсутність на копії напису “Згідно з оригіналом” або іншого виразу може свідчити про те, що вона не підтверджена в установленому порядку. Ця позиція викладена в постанові ВСУ від 08.05.2019 року у справі № 160/7887/18.
Отже, факсимільну копію наказу про звільнення (скан, ксерокс), видану працівнику у день звільнення, потрібно засвідчити так: напис “Згідно з оригіналом”, назва посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, ініціали та прізвище; у верхньому правому куті – відмітка “Копія”.
Підприємство оформлює групові накази на прийняття, переведення та звільнення працівників. Чи можна працівнику, що звільняється, видати витяг з наказу про звільнення замість копії?
Як вже зазначалося, витяг містить лише частину тексту та не містить особистого підпису керівника. Згідно з вимогами ст. 47 КЗпП у день звільнення працівнику надається саме копія наказу про звільнення, а не витяг.
Тому звільнення працівників краще оформлювати окремими наказами та видавати працівникові у день звільнення саме копію наказу про звільнення.
Чи потрібно нумерувати й реєструвати копії наказів про звільнення працівників?
Реєстрації підлягають накази з кадрових питань, у тому числі накази на звільнення працівника. Останні належать до розпорядчих документів з кадрових питань тривалого зберігання (75 років).
Отже, реєстраційний номер присвоюється під час реєстрації наказу про звільнення. Копія ж наказу не підлягає реєстрації, вона лише відтворює реєстраційний номер та дату оригіналу.
Чи обов’язково проставляти штамп «Копія» у правому верхньому куті копії наказу про звільнення? Чи має юридичну силу цей реквізит?
Якщо у правому верхньому кутку не проставити штамп (чи позначку словами) «Копія», то такої копії наказу просто не буде. Цей реквізит вказує, що з оригіналу виготовлена копія документу (наказу про звільнення).
Відсутність на копії напису про її засвідчення напису «Згідно з оригіналом» та відмітки «Копія» дає підстави вважати її такою, що не посвідчена в установленому порядку. Ця позиція викладена в постанові Вищого Суду України від 08.05.2019 року у справі № 160/7887/18.
Отже, штамп чи відмітка «Копія» обов’язкові на виготовленій копії, адже саме вони ідентифікують, що це копія наказу.
Директор не завжди може підписати наказ про звільнення працівника через роз’їзний характер роботи. Чи може бути копія наказу без підпису директора?
Якщо директор не підписав наказ про звільнення, то з юридичної точки зору такого наказу не існує.
Розпорядчий документ (наказ, розпорядження) набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки (п. 10 гл. 9 розділу ІІ Правил № 1000/5). Отже, якщо документ не підписаний керівником, то він не набрав чинності і не може бути підставою для звільнення працівника. Якщо ж немає належним чином оформленого оригіналу наказу, з нього неможливо виготовити й копію.
Це питання вирішується досить просто: керівник на період своєї відсутності (чи на постійній основі) надає повноваження щодо підписання кадрових документів заступнику керівника чи іншій особі. Для цього можна видати окремий наказ про наділення повноваженнями чи передбачити у посадовій інструкції іншого працівника такі повноваження. Досить часто такі питання регламентуються в Інструкції з діловодства.
