Які документи необхідні під час прийняття на роботу

Автор | 02.04.2024

Процес набору на роботу починається зі заповнення заяви працівником про намір прийняття на роботу. Окрім заяви, роботодавець може вимагати такі документи для оформлення трудових відносин (відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю).

  1. Паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Цифровий паспорт, або електронний паспорт, є повним юридичним аналогом паперового документа.

Громадяни України можуть безкоштовно сформувати електронний паспорт за допомогою мобільного застосунку «Дія», встановленого на будь-якому електронному пристрої, підключеному до Інтернету (наприклад, смартфоні). Однак це можуть зробити лише ті особи, які мають паспорт у вигляді ID-картки або біометричний закордонний паспорт.

Електронний паспорт може пред’являтися замість паперового паспорта громадянина України, інші документи не потрібні для цього.

Маючи на увазі, що юридичні та фізичні особи повинні перевіряти електронні паспорти, процедуру такої перевірки і механізм формування електронних копій паспорта визначає Порядок № 911.

Інше

Електронний паспорт вважається дійсним лише за наявності унікального електронного ідентифікатора — QR-коду (штрихкоду) і не може використовуватися без нього.

  1. Документ про присвоєння працівнику реєстраційного номера облікової картки платника податків. Це може бути довідка про присвоєння реєстраційного номера (ідентифікаційного номера). Інформація про цей номер також міститься у електронному паспорті.

Обов’язок перевіряти паспорти громадян України з QR-кодом покладений на юридичних та фізичних осіб.

Важливо: Не отримують реєстраційний номер особи, які з релігійних міркувань відмовилися від його отримання і мають відповідне позначення в паспорті.

  1. Трудову книжку (якщо вона є) або дані про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Якщо працівник надав трудову книжку, перевірте її дані, внесіть відомості про прийняття на роботу (за бажанням працівника), і поверніть її.

Від 10 червня 2021 року ведеться електронний облік трудової діяльності, тому паперові трудові книжки не є обов’язковими. Записи про прийняття на роботу до паперової трудової книжки роботодавець робить лише за вимогою працівника. Але після внесення відповідних записів трудову книжку треба повернути працівнику.

Згідно з частиною 2 статті 24 КЗпП, замість паперової трудової книжки можуть бути представлені дані про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Однак наразі ця норма на практиці не завжди дотримується.

  1. Документ про освіту, спеціальність або кваліфікацію, якщо він необхідний відповідно до законодавства для здійснення певної роботи.
  2. Документ про стан здоров’я (висновок попереднього медичного огляду). Його надають лише у випадках, передбачених законодавством.
  3. Військово-обліковий документ, що містить (згідно з пунктом 16 Порядку № 921):
  • для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;
  • для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного.

Крім того, згідно з пунктом 37 Порядку № 921 прийняття на роботу здійснюється лише у разі наявності у військово-обліковому документі працівника відмітки про взяття його на військовий облік.


Додаткова інформація

Зверніть увагу: за порушення у сфері військового обліку посадовим особам роботодавців передбачена адміністративна відповідальність згідно зі статтею 2101 КУпАП. Так, за будь-яке перше порушення передбачається штраф у розмірі від 3400 до 5100 гривень. Проте за вчинення правопорушення в особливий період, що триває зараз, або за повторне порушення протягом року, штраф становить від 5100 до 8500 гривень.

  1. Інші документи, вимагати які не забороняє трудове законодавство, наприклад, автобіографія, документи, що підтверджують отримання спеціальних знань і т. д.

Запам’ятайте: заборонено вимагати від осіб, які працевлаштовуються, інформацію про їхню політичну та національну приналежність, походження, а також про реєстрацію місця проживання чи перебування (згідно зі статтею 25 КЗпП).

Водночас роботодавцю важливо знати місце проживання (перебування) військовозобов’язаних і призовників для ведення первинного військового обліку (див. пункт 37 Порядку № 921).

Розглянемо детальніше заяву про прийняття на роботу. Її оформлюють у будь-якій формі, оскільки нормативними актами вона не затверджена.

Якщо до заяви додаються які-небудь документи (копії документів про освіту, автобіографія і т. д.), нижче тексту заяви роблять відповідну позначку.

У заяві про прийняття на роботу працівник обов’язково повинен зазначити своє місце роботи як основне або за сумісництвом.

Це важливо також тому, що у зв’язку з веденням обліку трудової діяльності в електронному вигляді відсутня прив’язка основного місця роботи до зберігання трудової книжки на підприємстві.

Зупинимось ще на одному документі — автобіографії. Автобіографія входить до складу особової справи. У ній працівник представляє опис основних фактів свого життя і діяльності в хронологічній послідовності.

Основні вимоги, що пред’являються до цього документа, — точність і об’єктивність відомостей, лаконічність викладення. Автобіографію слід складати без помилок і виправлень.

У автобіографії зазначають:

— назву виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ);

— прізвище, ім’я та по батькові автора (заміжні жінки зазначають прізвище після шлюбу та дівоче прізвище);

— дату народження;

— місце народження;

— громадянство;

— відомості про освіту;

— відомості про військову службу;

— відомості про роботу;

— відомості про нагородження і заохочення;

— відомості про батьків;

— відомості про сімейний стан і склад сім’ї;

— відомості про перебування під слідством або судимості;

— дату складання документа;

— особистий підпис особи.

Офіційні назви навчальних закладів, військових частин, підприємств, установ, організацій та їх структурних підрозділів наводять у формі, яка діяла в період навчання (служби, роботи). Якщо відбулися зміни, після колишньої назви наводять нинішню у дужках. Скорочені найменування підприємств і навчальних закладів після першої згадки обов’язково розшифровуються і далі наводяться скорочено.

Інше